Weihnachtsmarkt mit Rundfahrten planen: die richtige Reihenfolge

Bei einem Weihnachtsmarkt mit Rundfahrten müssen Landprogramm und Bootsfahrten von Anfang an zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Route, Anleger und Fahrzeiten fest, bevor du Stände oder Einladungen bestätigst. Danach folgen Genehmigungen, Sicherheitsabsprachen, Standplanung und das Anmeldesystem. Plane außerdem feste Zeitfenster für Lieferungen, Aufbau und Einweisung der Bootscrew ein – dort entstehen die meisten Verzögerungen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Routen festlegen
2 Personen
2
Ort und Anlegestelle reservieren
3
Rundfahrtboote reservieren
4
Marktstände und Standbetreiber festlegen
2 Personen
5
Versicherungen und Sicherheitsabsprachen prüfen
2 Personen
6
Lageplan des Geländes erstellen
2 Personen
7
Standbetreiber über die Aufteilung informieren
8
Rundfahrtszeiten und Einstiegsregeln veröffentlichen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Veranstaltung online ankündigen
11
Anmeldungen für Rundfahrten bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Anmeldungen und Warteschlange verwalten
2 Personen
14
Lieferungen mit Standbetreibern abstimmen
15
Cateringmengen berechnen
2 Personen
16
Vorräte und Materialien inventarisieren
2 Personen
17
Ausflugsboot-Crew briefen
3 Personen
18
Sicherheitsanweisungen für das Einsteigen erstellen
2 Personen
19
Tickets und Armbänder vorbereiten
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
22
Frische Produkte prüfen
2 Personen
23
Marktstände ausladen
4 Personen
24
Partyzelte aufbauen
6 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
26
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
27
Stromanschlüsse sicher verbinden
2 Personen
28
Weihnachtsdekoration aufhängen
4 Personen
29
Infostand einrichten
2 Personen
30
Ausflugsboot-Schalter einrichten
2 Personen
31
Einstiegsroute absperren
2 Personen
32
Sicherheitszeichen aufstellen
2 Personen
33
Ausflugsboote prüfen
3 Personen
34
Rettungswesten bereitlegen
2 Personen
35
Snacks vorbereiten
4 Personen
36
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
37
Kühlvorräte bereitstellen
2 Personen
38
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen
39
Aussteller empfangen
3 Personen
40
Letzte Geländekontrolle durchführen
3 Personen

Event

41
Besucher empfangen
4 Personen
42
Tickets und Armbänder kontrollieren
2 Personen
43
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
44
Erste Rundfahrt begleiten
3 Personen
45
Bootstouren begleiten
3 Personen
46
Einstiegsbereich absichern
2 Personen
47
Rundfahrtpassagiere zählen
48
Weihnachtsmusik abspielen
49
Heiße Getränke servieren
3 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Geschirr und Gläser auffüllen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
55
Rutschgefahr an der Einstiegsstelle prüfen
2 Personen
56
Letzte Rundfahrt ankündigen
57
Verkauf und Einlass abschließen
2 Personen
58
Besucher ruhig abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

59
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
60
Ausflugsboote leer und sauber übergeben
3 Personen
61
Dekoration und Beleuchtung entfernen
4 Personen
62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
63
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
64
Gelände reinigen
4 Personen
65
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
66
Bestand zählen und einlagern
2 Personen
67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
68
Kasse und Zahlungsmaterial abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 16
KlappstühleAnz. 80
KassatischAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 12
PartyzeltgewichteAnz. 16

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 200
Wiederverwendbare GläserAnz. 200
TellerAnz. 200
GabelnAnz. 200
MesserAnz. 200
LöffelAnz. 200
ServierlöffelAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
TischläuferAnz. 16
MenükartenAnz. 12
PinnwandAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 20
LED-LaternenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
Akku-LampenAnz. 8
Handschlüssel-SetsAnz. 2
KanisterAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
ThermoskannenAnz. 8
SuppentöpfeAnz. 4
ZangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
KüchenhandschuheAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6
ToilettenpapierhalterAnz. 4

Rundfahrten

Schwimmwesten für ErwachseneAnz. 80
Schwimmwesten für KinderAnz. 20
Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 4
EinstiegsmattenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
Wasserdichte FunkgeräthüllenAnz. 6

Kommunikation

WegweiserAnz. 12
SicherheitsschilderAnz. 8
WegweiserAnz. 10
MenükartenhalterAnz. 16

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Route, Anleger und Fahrplan. Lege die Rundfahrten in festen Zeitfenstern an und veröffentliche eine klare Einstiegszeit, damit sich Warteschlangen nicht mit dem Marktaufbau vermischen.
Reserviere Boote und Anleger erst endgültig, wenn die Route geprüft und der Zugang geklärt ist. Für jede Fahrt sollten Einlass, Wartebereich und Ausstieg eindeutig im Lageplan markiert sein.
Bearbeite Anmeldungen mit einer Warteschlange statt nur mit einer Gästeliste. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und teile den Standbetreibern die erwarteten Mengen danach schriftlich mit.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass der ersten Rundfahrt. Zelte, Gewichte, Marktstände, Tische und Absperrgitter sollten mindestens 2 Stunden vorher stehen; die Bootscrew braucht eine eigene Einweisung.
Prüfe Strom- und Warmhaltepunkte vor dem Einkauf. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter, Kühlboxen, Verlängerungskabel und Kartenterminals müssen den jeweiligen Ständen zugeordnet und vor Öffnung getestet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt mit Rundfahrten planen?: Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Boote, Anleger, Versicherungen, Sicherheitsabsprachen und Standbetreiber brauchen meist länger als Dekoration oder haltbare Vorräte.
Wie viele Rundfahrten sollte man bei einem Weihnachtsmarkt einplanen?: Plane die Fahrten nach der Kapazität der Boote und der erwarteten Nachfrage, nicht nur nach der Veranstaltungsdauer. Lasse zwischen zwei Fahrten mindestens 15 Minuten für Einsteigen, Aussteigen und eine verspätete Gruppe.
Wann müssen sich Gäste für die Rundfahrt anmelden?: Setze eine Anmeldefrist von 7 Tagen vor der Veranstaltung. Danach kannst du Ernährungswünsche, Tickets, Armbänder und die Warteschlange zuverlässig vorbereiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Weihnachtsmarkts mit Rundfahrten?: Rechne für Zelte, Stände, Mobiliar, Absperrungen, Beleuchtung und Technik mit mindestens 2 bis 3 Stunden. Die Sicherheitskontrolle und die Einweisung der Bootscrew sollten zusätzlich vor dem ersten Einlass abgeschlossen sein.

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