Zo organiseer je een kerstfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en het verwachte aantal gasten. Daarna leg je catering, muziek en entertainment vast, terwijl je aanmeldingen, dieetwensen en allergieën verzamelt. Werk vervolgens het programma, de tafelschikking en de menukaart uit. In de laatste week controleer je de boodschappen en materialen, sorteer je cadeaus en print je het draaiboek. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst de ruimte, dan de tafels, catering en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen registreren
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma definitief maken
2 personen
7
Catering reserveren
8
Muziek en entertainment vastleggen
9
Cadeaus voor medewerkers bestellen
10
Tafelschikking maken
11
Menukaart opstellen
12
Allergieën doorgeven
13
Boodschappenlijst controleren
14
Decoratie en materialen inkopen
2 personen
15
Aanmeldingen afsluiten
16
Aantal gasten doorgeven
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Draaiboek printen
19
Cadeaus sorteren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Verse producten ophalen
2 personen
22
Ruimte ventileren
23
Meubilair klaarzetten
4 personen
24
Tafels voorzien van tafellinnen
3 personen
25
Stoelen opstellen
3 personen
26
Kerstboom plaatsen
2 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Lichtdecoratie aansluiten
2 personen
29
Muziekapparatuur opstellen
2 personen
30
Muziek testen
2 personen
31
Buffettafels opbouwen
3 personen
32
Hapjes voorbereiden
4 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Koffiepunt inrichten
2 personen
35
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
36
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
37
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

38
Gasten ontvangen
3 personen
39
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
40
Aanwezigheid afvinken
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Koffie en thee bijvullen
2 personen
44
Welkomstwoord verzorgen
45
Muziek verzorgen
46
Cadeaus uitdelen
2 personen
47
Buffet openen
2 personen
48
Buffet aanvullen
3 personen
49
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
50
Gebruikt servies afruimen
3 personen
51
Dessert serveren
3 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Laatste ronde aankondigen
54
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

55
Overgebleven eten koelen
2 personen
56
Versiering verwijderen
3 personen
57
Meubilair terugplaatsen
4 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Apparatuur opruimen
2 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Ruimte schoonmaken
3 personen
62
Koelkasten leegmaken
2 personen
63
Overgebleven eten verdelen
2 personen
64
Materialen inventariseren
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 50
Kerstslingersaantal 8
Kerstkransenaantal 3
Tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 60
Naamkaartjesaantal 60
Cadeaulabelsaantal 60

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
LED-kaarsenaantal 24

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Maatbekersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Wasmandenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen op een vaste datum af en geef het definitieve aantal gasten daarna door aan de catering. Zo voorkom je te weinig dinerborden, glazen, stoelen of porties.
Vraag dieetwensen en allergieën al bij de uitnodiging uit. Stuur de verzamelde informatie uiterlijk enkele dagen voor het feest door aan de catering en vermeld allergieën ook bij de menukaart.
Maak de tafelschikking pas nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Leg naamkaartjes, naamkaarthouders en tafeldecoraties per tafel klaar, zodat je op locatie niet meer hoeft te zoeken.
Test muziek, microfoon, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten arriveren. Leg kabels langs de rand van de ruimte en houd looppaden vrij.
Plan op de dag zelf eerst het meubilair en de verlichting, daarna tafellinnen, servies en decoratie. Haal verse producten zo laat mogelijk op en laat de ruimte vooraf goed ventileren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstfeest organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie en uitnodigingen. Reserveer catering en entertainment zodra de datum vaststaat; sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor het feest.
Wanneer moet je het aantal gasten doorgeven aan de catering?: Geef het definitieve aantal gasten direct na het sluiten van de aanmeldingen door, meestal 7 tot 14 dagen voor het kerstfeest. Controleer tegelijk de dieetwensen en allergieën.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerstfeest klaar te zetten?: Plan minimaal 3 uur voor meubilair, tafellinnen, servies, decoratie, cadeaus en techniek. Reserveer nog 30 minuten voor een laatste controle van het draaiboek en de ruimte.
Wat moet je op de dag van een kerstfeest als eerste doen?: Begin met ventileren en het klaarzetten van tafels, stoelen en buffettafels. Daarna plaats je tafellinnen, servies en decoratie, en test je de muziek en microfoon voordat de catering arriveert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.