So organisierst du eine Weihnachtsfeier ohne Zeitdruck
Bei einer Weihnachtsfeier hängt vieles an wenigen Abhängigkeiten: Erst müssen Termin und Ort feststehen, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Catering. Plane zuerst die Gästezahl und besondere Ernährungswünsche, bevor du Menü, Tischordnung und Geschenke festlegst. In der letzten Woche werden Anmeldungen geschlossen, Mengen bestätigt und Namensschilder vorbereitet. Am Veranstaltungstag selbst zählen ein gedruckter Ablaufplan, fertige Tische und getestete Technik.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Einladungen erstellen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen erfassen
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Programm finalisieren
2 Personen
- 7
Catering reservieren
- 8
Musik und Unterhaltung festlegen
- 9
Geschenke für Mitarbeiter bestellen
- 10
Tischordnung erstellen
- 11
Speisekarte erstellen
- 12
Allergien mitteilen
- 13
Einkaufsliste prüfen
- 14
Dekoration und Materialien einkaufen
2 Personen
- 15
Anmeldungen schließen
- 16
Anzahl der Gäste durchgeben
- 17
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 18
Ablaufplan ausdrucken
- 19
Geschenke sortieren
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 22
Raum lüften
- 23
Möbel bereitstellen
4 Personen
- 24
Tische mit Tischdecken ausstatten
3 Personen
- 25
Stühle aufstellen
3 Personen
- 26
Weihnachtsbaum aufstellen
2 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 28
Lichtdekoration anschließen
2 Personen
- 29
Musikanlage aufbauen
2 Personen
- 30
Musik testen
2 Personen
- 31
Buffet-Tische aufbauen
3 Personen
- 32
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 33
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 34
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 35
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
- 36
Namensschilder auslegen
2 Personen
- 37
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Event
- 38
Gäste empfangen
3 Personen
- 39
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 40
Anwesenheit abhaken
- 41
Snacks servieren
3 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 44
Begrüßungswort übernehmen
- 45
Musik organisieren
- 46
Geschenke austeilen
2 Personen
- 47
Buffet eröffnen
2 Personen
- 48
Buffet auffüllen
3 Personen
- 49
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 50
Benutztes Geschirr abräumen
3 Personen
- 51
Dessert servieren
3 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Letzte Runde ankündigen
- 54
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 56
Dekoration entfernen
3 Personen
- 57
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Geräte aufräumen
2 Personen
- 60
Abfall sammeln
2 Personen
- 61
Raum reinigen
3 Personen
- 62
Kühlschränke leeren
2 Personen
- 63
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 64
Materialien inventarisieren
- 65
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 66
Abfall entsorgen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 55
- BuffetischeAnz. 3
- HockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 70
- WeingläserAnz. 70
- ChampagnergläserAnz. 60
- Abendbesteck-SetsAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Dekoration
- Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 50
- WeihnachtsgirlandenAnz. 8
- WeihnachtskränzeAnz. 3
- TischdekorationenAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 60
- NamensschilderAnz. 60
- GeschenkanhängerAnz. 60
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-KerzenAnz. 24
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 10
- MessbecherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 6
- WäschekörbeAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Ort mindestens 8 bis 10 Wochen vorher fest. Verschicke die Einladungen direkt danach und setze eine Rückmeldefrist, damit Catering und Sitzordnung nicht auf Schätzungen beruhen.
- Schließe die Anmeldungen etwa 10 bis 14 Tage vor der Feier. Gib dann die verbindliche Gästezahl an das Catering weiter und übermittle Allergien sowie Ernährungswünsche gesammelt.
- Bestelle Mitarbeitergeschenke mindestens 3 Wochen vorher. Sortiere sie spätestens am Vortag nach Namen und befestige die Geschenkanhänger, damit die Ausgabe während des Programms nicht ins Stocken gerät.
- Plane pro Sitzplatz einen Dinner-Teller, ein Besteck-Set, ein Wasserglas und – je nach Getränkeservice – Wein- oder Champagnergläser ein. Rechne bei Gläsern mit mindestens 10 Prozent Reserve, weil sie während des Abends ausgetauscht werden.
- Teste Lautsprecher und Mikrofon spätestens 2 Stunden vor Beginn am tatsächlichen Aufstellort. Lege Verlängerungskabel bereit, lüfte den Raum und stelle Tische, Stühle, Buffetische sowie die Garderobe vor dem Eintreffen der Gäste auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Für beliebte Catering- oder Veranstaltungsorte können 12 Wochen sinnvoll sein.
- Wann muss man die Gästezahl für das Catering melden?
- Melde die verbindliche Gästezahl etwa 10 bis 14 Tage vor der Feier. Schließe zu diesem Zeitpunkt auch die Anmeldungen und gib Allergien sowie Ernährungswünsche weiter.
- Wie viele Gläser braucht man für eine Weihnachtsfeier?
- Plane pro Gast mindestens ein Wasserglas und die benötigten Wein- oder Champagnergläser ein. Eine Reserve von rund 10 Prozent verhindert Engpässe durch Wechsel oder Bruch.
- Wann sollte man die Geschenke für Mitarbeiter bestellen?
- Bestelle die Geschenke mindestens 3 Wochen vor der Weihnachtsfeier. Sortiere und kennzeichne sie spätestens am Vortag, damit die Ausgabe schnell und fehlerfrei klappt.
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