Organiser une fête de Noël sans rien laisser au dernier moment

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis fixez rapidement le nombre d’invités attendu. Les inscriptions servent ensuite à recueillir les allergies, les besoins alimentaires et les informations nécessaires au plan de table. Réservez le traiteur, la musique et les animations avant de finaliser le programme. La dernière semaine, concentrez-vous sur les achats, les cadeaux, les badges et l’installation de la salle, plutôt que sur les décisions de fond.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
4
Enregistrer les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Finaliser le programme
2 personnes
7
Réserver le catering
8
Réserver la musique et les animations
9
Commander des cadeaux pour le personnel
10
Établir le plan de table
11
Élaborer le menu
12
Indiquer les allergies
13
Vérifier la liste des courses
14
Acheter la décoration et le matériel
2 personnes
15
Clôturer les inscriptions
16
Communiquer le nombre d’invités
17
Créer des badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Trier les cadeaux
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer les produits frais
2 personnes
22
Aérer la salle
23
Installer le mobilier
4 personnes
24
Recouvrir les tables de nappes
3 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Installer le sapin de Noël
2 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Brancher la décoration lumineuse
2 personnes
29
Installer l’équipement audio
2 personnes
30
Tester la musique
2 personnes
31
Installer les tables de buffet
3 personnes
32
Préparer les en-cas
4 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Mettre en place le point café
2 personnes
35
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
36
Déposer les badges nominatifs
2 personnes
37
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

38
Accueillir les invités
3 personnes
39
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
40
Cocher la présence
41
Servir des amuse-bouches
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
44
Assurer le mot de bienvenue
45
Fournir la musique
46
Distribuer les cadeaux
2 personnes
47
Ouvrir le buffet
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
49
Servir les repas diététiques
2 personnes
50
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
51
Servir le dessert
3 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Annoncer le dernier tour
54
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

55
Réfrigérer les restes
2 personnes
56
Retirer la décoration
3 personnes
57
Remettre le mobilier en place
4 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Ranger le matériel
2 personnes
60
Rassembler les déchets
2 personnes
61
Nettoyer l’espace
3 personnes
62
Vider les réfrigérateurs
2 personnes
63
Distribuer les restes
2 personnes
64
Inventorier le matériel
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Verres à champagneqté 60
Sets de couverts pour le dînerqté 60
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 50
Guirlandes de Noëlqté 8
Couronnes de Noëlqté 3
Décorations de tableqté 8
Porte-nomsqté 60
Badges nominatifsqté 60
Étiquettes cadeauxqté 60

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Bougies LEDqté 24

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Verres doseursqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6
Paniers à lingeqté 3

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 4 à 6 semaines avant la fête et indiquez une date limite d’inscription. Gardez une liste unique des réponses pour éviter les doublons et repérer rapidement les personnes qui n’ont pas répondu.
Demandez les allergies et régimes alimentaires dès l’inscription, puis transmettez le nombre définitif et les contraintes au traiteur 7 à 10 jours avant l’événement. Signalez aussi clairement ces informations sur le menu ou les tables.
Finalisez le programme au plus tard une semaine avant la fête. Prévoyez les horaires des prises de parole, des animations et du repas, puis imprimez plusieurs exemplaires du déroulé pour l’équipe.
Préparez les cadeaux du personnel par personne, avec une étiquette, au moins 3 jours à l’avance. Triez-les avant l’installation afin de ne pas devoir identifier les paquets pendant l’accueil des invités.
Réservez une plage d’installation d’au moins 2 heures le jour même. Aérez la salle, placez tables et chaises, préparez le buffet et vérifiez les rallonges, multiprises, enceinte et microphone avant l’arrivée du premier invité.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de Noël ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, surtout si la fête a lieu en décembre. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement afin de confirmer le traiteur et le plan de table.
Quand réserver le traiteur pour une fête de Noël ?: Réservez-le idéalement 4 à 8 semaines à l’avance. Communiquez le nombre définitif d’invités et les allergies 7 à 10 jours avant la fête, selon le délai demandé par le prestataire.
Combien de temps faut-il pour installer une salle de fête de Noël ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer le mobilier, les nappes, la vaisselle, le buffet et les décorations. Ajoutez 30 minutes si vous devez tester une enceinte, un microphone, les rallonges et les multiprises.
Quand préparer les cadeaux pour le personnel ?: Commandez-les au moins 2 à 3 semaines avant la fête et vérifiez la livraison dès réception. Triez ensuite les cadeaux et ajoutez les étiquettes au plus tard 3 jours avant l’événement.

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