Cómo organizar una Fiesta de Navidad paso a paso
Una Fiesta de Navidad se organiza mejor en cuatro fases: confirmar fecha y lugar, cerrar invitados y necesidades, contratar los servicios y preparar el montaje. Empieza por el número de asistentes, porque condiciona el catering, las mesas, las sillas, la vajilla y los regalos. Después fija el programa, la música y la distribución del espacio. La última semana sirve para cerrar inscripciones, comunicar alergias y dejar preparado un plan de trabajo para el equipo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Redactar invitaciones
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Registrar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Definir el programa final
2 personas
- 7
Reservar el catering
- 8
Cerrar música y entretenimiento
- 9
Pedir regalos para el personal
- 10
Organizar la disposición de las mesas
- 11
Preparar la carta
- 12
Comunicar alergias
- 13
Comprobar la lista de la compra
- 14
Comprar decoración y materiales
2 personas
- 15
Cerrar inscripciones
- 16
Indicar el número de invitados
- 17
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 18
Imprimir el plan de trabajo
- 19
Clasificar regalos
2 personas
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Recoger productos frescos
2 personas
- 22
Ventilar el espacio
- 23
Montar el mobiliario
4 personas
- 24
Vestir las mesas con mantelería
3 personas
- 25
Colocar las sillas
3 personas
- 26
Colocar el árbol de Navidad
2 personas
- 27
Colgar la decoración
3 personas
- 28
Conectar la decoración luminosa
2 personas
- 29
Instalar el equipo de música
2 personas
- 30
Probar la música
2 personas
- 31
Montar las mesas del buffet
3 personas
- 32
Preparar aperitivos
4 personas
- 33
Enfriar las bebidas
2 personas
- 34
Montar el punto de café
2 personas
- 35
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
- 36
Colocar los carteles de nombre
2 personas
- 37
Montar la mesa de recepción
2 personas
Evento
- 38
Recibir a los invitados
3 personas
- 39
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 40
Marcar asistencia
- 41
Servir aperitivos
3 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Reponer café y té
2 personas
- 44
Dar la bienvenida
- 45
Proporcionar la música
- 46
Repartir los regalos
2 personas
- 47
Abrir el buffet
2 personas
- 48
Reponer el bufé
3 personas
- 49
Servir comidas especiales
2 personas
- 50
Retirar la vajilla usada
3 personas
- 51
Servir el postre
3 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Anunciar la última ronda
- 54
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 55
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
- 56
Retirar la decoración
3 personas
- 57
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Recoger el equipo
2 personas
- 60
Recoger la basura
2 personas
- 61
Limpiar el espacio
3 personas
- 62
Vaciar los refrigeradores
2 personas
- 63
Repartir la comida sobrante
2 personas
- 64
Inventariar materiales
- 65
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 66
Retirar los residuos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 70
- Copas de champáncant. 60
- Juegos de cubiertos para cenacant. 60
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Decoración
- Árbol de Navidad
- Bolas de Navidadcant. 50
- Guirnaldas de Navidadcant. 8
- Coronas navideñascant. 3
- Decoraciones de mesacant. 8
- Portatarjetas de nombrecant. 60
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Etiquetas de regalocant. 60
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Velas LEDcant. 24
Equipo
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Jarras medidorascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Cubiterascant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 6
- Cestos para la ropacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha de cierre de inscripciones 7 días antes de la fiesta. Así tendrás tiempo para confirmar el número final al catering y preparar las tarjetas con nombres.
- Recoge las preferencias dietéticas y las alergias junto con la inscripción, no durante la llegada. Comunica la lista definitiva al catering al menos 5 días antes y prepara la carta para que las opciones queden identificadas.
- Cierra el programa, la música y el entretenimiento como mínimo 2 semanas antes. Comprueba 3 días antes que el altavoz, el micrófono, el soporte, los alargadores y las regletas funcionan juntos.
- Calcula la distribución de las mesas antes de comprar o recoger materiales. Deja pasillos despejados, coloca las mesas del buffet donde no bloqueen la entrada y reserva una zona para percheros y regalos.
- Haz las compras en dos momentos: productos no perecederos y decoración con varios días de margen, y productos frescos el día anterior. El día del evento ventila el espacio, monta primero el mobiliario y viste las mesas antes de colocar vajilla y decoración.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Fiesta de Navidad?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el catering, la música y el entretenimiento durante las primeras 2 semanas, y deja la última semana para cerrar asistentes, alergias, regalos y montaje.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones de una Fiesta de Navidad?
- Envíalas al menos 4 semanas antes de la fecha. Pide la confirmación como máximo 7 días antes para poder indicar al catering el número final de invitados.
- ¿Cuándo hay que cerrar el número de invitados para el catering?
- Cierra las inscripciones 7 días antes y comunica el número definitivo al catering entre 5 y 7 días antes. Aprovecha ese momento para enviar también las alergias y preferencias dietéticas.
- ¿Qué se prepara el día anterior a una Fiesta de Navidad?
- El día anterior recoge los productos frescos, revisa la compra, clasifica los regalos y deja listas las tarjetas con nombres. También conviene imprimir el plan de trabajo y comprobar que la vajilla, la iluminación y el equipo de sonido están disponibles.
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