Een kerstconcert organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Bevestig vervolgens de artiesten, controleer de muziekrechten en reserveer techniek voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met een sluitingsdatum voor aanmeldingen, zodat je catering, stoelen, programma’s en naamkaartjes op aantallen kunt afstemmen. Plan de opbouw zo dat podium, geluid, garderobe en ontvangst vóór de eerste bezoekers klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Artiesten bevestigen
2 personen
4
Muziekrechten controleren
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering bestellen
10
Techniek reserveren
11
Programma afdrukken
2 personen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Routebordjes maken
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
4 personen
19
Catering portioneren
3 personen
20
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
23
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Podium opbouwen
4 personen
27
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
28
Microfoons plaatsen
2 personen
29
Verlichting instellen
2 personen
30
Instrumenten klaarzetten
3 personen
31
Soundcheck uitvoeren
4 personen
32
Versiering ophangen
4 personen
33
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet inrichten
4 personen
35
Toiletten controleren
2 personen
36
Deuren openen
2 personen
37
Bezoekers ontvangen
4 personen
38
Programma's uitdelen
2 personen
39
Jassen aannemen
2 personen
40
Openingswoord verzorgen
41
Concert begeleiden
3 personen
42
Pauzedrankjes serveren
5 personen
43
Hapjes serveren
4 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Servies verzamelen
3 personen
46
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
47
Licht tijdens concert bedienen
48
Geluidsniveau bewaken
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Desserts serveren
3 personen
51
Artiesten bedanken
52
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
53
Gevonden voorwerpen verzamelen
54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
55
Instrumenten inpakken
3 personen

Nazorg

56
Decoratie verwijderen
3 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Apparatuur retourneren
2 personen
62
Overgebleven catering opslaan
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Locatiesleutels inleveren
65
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Concertstoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afvalbakkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 60
Dessertbordenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Kerststerrenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Kerstservettenaantal 150
Menukaarthoudersaantal 8
LED-lichtslingersaantal 10
Kerstlintaantal 6

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Audiokabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Muzieklessenaarsaantal 12
Orkeststoelenaantal 16
Muziekstandaardlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Batterijenaantal 24
Laptop

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Nachtverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg minimaal 8 weken vooraf datum, programma, locatie en artiesten vast. Controleer direct daarna de muziekrechten; dat wordt vaak pas opgemerkt wanneer het programma al gedrukt is.
Reserveer techniek niet alleen voor de voorstelling, maar ook voor een soundcheck. Test mengpaneel, luidsprekers, podiummonitoren en draadloze microfoons uiterlijk 2 uur voor aanvang.
Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vóór het concert. Gebruik de definitieve aantallen voor catering, concertstoelen, programma’s, naamkaartjes en de indeling van de garderobe.
Plan op de dag zelf minstens 3 uur voor opbouw. Maak eerst de laad- en loszone en podiumruimte vrij, zet daarna podiumdelen en podiumtrap neer en plaats pas vervolgens stoelen, tafels en decoratie.
Koel dranken en verdeel hapjes niet pas bij binnenkomst van het publiek. Zet waterglazen, koffiekopjes, theeglazen, thermoskannen en serveerschalen vooraf per uitgiftepunt klaar; houd ook een plan voor regen of gladheid bij de routebordjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en artiesten. Voor een grotere locatie of meerdere optredende groepen is 12 weken veiliger, omdat techniek, muziekrechten en uitnodigingen meer afstemming vragen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kerstconcert versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en vermeld meteen de uiterste aanmelddatum. Sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen voor het concert, zodat je aantallen voor catering, stoelen en naamkaartjes kunt vastleggen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kerstconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw en plan de soundcheck daarbinnen. Bij podiumdelen, garderoberekken, veel decoratie en meerdere microfoons is 4 uur praktischer.
Wat moet je op de dag van een kerstconcert als eerste doen?: Open de locatie, maak de laad- en loszone en podiumruimte vrij en controleer de toegang en routebordjes. Zet daarna podium en techniek op, test het geluid en plaats vervolgens stoelen, buffettafels, garderobe en catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.