Organiser un concert de Noël : l’ordre des préparatifs

Un concert de Noël se prépare d’abord comme un spectacle, puis comme un moment d’accueil pour le public. Commencez par verrouiller la date, le programme, le lieu et les artistes avant de lancer les invitations. En parallèle, prévoyez les droits musicaux, la technique et la circulation dans la salle. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, le catering, les bénévoles et l’installation des chaises, tables et éléments de scène.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer les artistes
2 personnes
4
Vérifier les droits musicaux
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Commander le catering
10
Réserver la technique
11
Imprimer le programme
2 personnes
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Créer des panneaux de direction
15
Vérifier les prévisions météo
16
Faire les courses
3 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
4 personnes
19
Portionner le catering
3 personnes
20
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
23
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Monter la scène
4 personnes
27
Raccorder le matériel audio
3 personnes
28
Installer les microphones
2 personnes
29
Régler l’éclairage
2 personnes
30
Installer les instruments
3 personnes
31
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
32
Suspendre la décoration
4 personnes
33
Aménager la table d'accueil
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
35
Vérifier les toilettes
2 personnes
36
Ouvrir les portes
2 personnes
37
Accueillir les visiteurs
4 personnes
38
Distribuer les programmes
2 personnes
39
Prendre les vestes
2 personnes
40
Faire le discours d’ouverture
41
Encadrer le concert
3 personnes
42
Servir les boissons de la pause
5 personnes
43
Servir des amuse-bouches
4 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Rassembler la vaisselle
3 personnes
46
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
47
Gérer l’éclairage pendant le concert
48
Surveiller le niveau sonore
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir les desserts
3 personnes
51
Remercier les artistes
52
Reconduire les visiteurs
4 personnes
53
Rassembler les objets trouvés
54
Éteindre l’équipement
2 personnes
55
Emballer les instruments
3 personnes

Suivi

56
Retirer la décoration
3 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Retourner le matériel
2 personnes
62
Stocker la restauration restante
2 personnes
63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
64
Restituer les clés du lieu
65
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaises de concertqté 120
Tablesqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Poubellesqté 8
Tables de buffetqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 140
Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 60
Assiettes à dessertqté 120
Cuillères à caféqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Thermosqté 8

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Étoiles de Noëlqté 8
Nappesqté 8
Serviettes de Noëlqté 150
Porte-menusqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Ruban de Noëlqté 6

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles audioqté 8
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Pupitres de musiqueqté 12
Chaises d’orchestreqté 16
Lampes de pupitreqté 8
Rallongesqté 8
Pilesqté 24
Ordinateur portable

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Éclairage de nuitqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations : les artistes et le prestataire technique doivent être confirmés avant toute communication au public.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le nombre définitif au catering au plus tard quelques jours avant le concert. Prévoyez aussi le portionnement des en-cas et du catering le jour même.
Réservez la technique assez tôt pour vérifier la table de mixage, les haut-parleurs, les moniteurs de scène et les microphones sans fil avec les artistes. Un contrôle sur place avant l’ouverture évite de découvrir un problème de branchement à l’arrivée du public.
Organisez l’accueil sur un plan simple : badges nominatifs, panneaux de direction, portants avec cintres et bénévoles répartis par zone. Placez les indications avant l’ouverture et gardez la zone de chargement libre jusqu’à la fin de l’installation.
Ne gardez pas la décoration et les boissons pour la dernière heure. Installez le sapin, les guirlandes et les tables de buffet avant l’arrivée du public, puis refroidissez les boissons et préparez les thermos, verres, tasses et assiettes à dessert.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de Noël ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les artistes et la technique, vérifier les droits musicaux, envoyer les invitations et finaliser le catering.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert de Noël ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le concert afin de connaître les besoins alimentaires et le nombre de portions.
Quand installer la salle pour un concert de Noël ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 heures avant l’ouverture pour libérer la zone de chargement, installer la scène, les chaises, les tables et la décoration. Gardez ensuite un créneau séparé pour les tests sonores.
Combien de boissons prévoir par personne pour un concert de Noël ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et le catering. Refroidissez-les avant l’ouverture et prévoyez de l’eau avec les verres, ainsi que du café et du thé dans des thermos.

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