Cómo organizar un concierto de Navidad sin imprevistos
Un concierto de Navidad se organiza en dos líneas paralelas: el programa artístico y la experiencia del público. Empieza fijando la fecha, el repertorio y el lugar; después confirma artistas, derechos musicales y necesidades técnicas. Las invitaciones, las inscripciones y el catering deben cerrarse con margen, especialmente si hay preferencias dietéticas. El día del concierto, reserva tiempo para la carga, el montaje del escenario, las sillas, el sonido y la preparación de bebidas y aperitivos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Confirmar a los artistas
2 personas
- 4
Comprobar los derechos de música
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Pedir el catering
- 10
Reservar técnica
- 11
Imprimir el programa
2 personas
- 12
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Hacer carteles de ruta
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Hacer la compra
3 personas
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Preparar aperitivos
4 personas
- 19
Porcionar el catering
3 personas
- 20
Preparar los materiales
3 personas
Evento
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
- 23
Despejar el espacio del escenario
3 personas
- 24
Colocar las sillas
4 personas
- 25
Montar mesas
3 personas
- 26
Montar el escenario
4 personas
- 27
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 28
Colocar los micrófonos
2 personas
- 29
Configurar la iluminación
2 personas
- 30
Preparar los instrumentos
3 personas
- 31
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 32
Colgar la decoración
4 personas
- 33
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 34
Montar el buffet de catering
4 personas
- 35
Comprobar los baños
2 personas
- 36
Abrir las puertas
2 personas
- 37
Recibir a los visitantes
4 personas
- 38
Repartir programas
2 personas
- 39
Recibir abrigos
2 personas
- 40
Dar el discurso de apertura
- 41
Acompañar el concierto
3 personas
- 42
Servir bebidas del descanso
5 personas
- 43
Servir aperitivos
4 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Recoger la vajilla
3 personas
- 46
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
- 47
Controlar la iluminación durante el concierto
- 48
Vigilar el nivel de sonido
- 49
Servir café y té
3 personas
- 50
Servir los postres
3 personas
- 51
Agradecer a los artistas
- 52
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
- 53
Recoger objetos perdidos
- 54
Apagar el equipo
2 personas
- 55
Empacar instrumentos
3 personas
Seguimiento
- 56
Retirar la decoración
3 personas
- 57
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Recoger la basura
3 personas
- 60
Limpiar el lugar
4 personas
- 61
Devolver el equipo
2 personas
- 62
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 63
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 64
Entregar las llaves del lugar
- 65
Recopilar gastos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Sillas de conciertocant. 120
- Mesascant. 8
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 120
- Papeleracant. 8
- Mesas de buffetcant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 140
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos de técant. 60
- Platos de postrecant. 120
- Cucharillas de cafécant. 120
- Cucharones de servircant. 12
- Bandejas de servircant. 16
- Termoscant. 8
Decoración
- Árbol de Navidadcant. 2
- Bolas de Navidadcant. 80
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 4
- Flores de Pascuacant. 8
- Mantelescant. 8
- Servilletas navideñascant. 150
- Portamenúscant. 8
- Guirnaldas de luces LEDcant. 10
- Cinta navideñacant. 6
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 12
- Cables de audiocant. 8
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 10
- Atriles de músicacant. 12
- Sillas de orquestacant. 16
- Lámparas de atrilcant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Bateríascant. 24
- Portátil
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Paños de microfibracant. 20
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 3
- Iluminación nocturnacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Deja al menos 4 semanas para confirmar artistas, revisar los derechos de música y recoger las inscripciones.
- Pide las necesidades técnicas por escrito a cada artista. Comprueba antes del montaje que tienes mesa de mezclas, altavoces, monitores de escenario y suficientes micrófonos inalámbricos.
- Fija una fecha límite para las inscripciones y las preferencias dietéticas, idealmente 7 días antes. Encarga el catering con esos datos y separa las raciones antes de abrir el buffet.
- Prepara un plano de montaje con las piezas del escenario, la escalera, las sillas y las mesas. Despeja la zona de carga y descarga antes de que llegue el equipo técnico, no durante la recepción.
- Asigna voluntarios a funciones concretas: abrir el lugar, orientar con carteles, controlar el acceso, atender el buffet y ayudar con el programa. Enfría las bebidas y coloca termos, vasos, tazas y servilletas como mínimo 60 minutos antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Navidad?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar artistas, comprobar los derechos musicales, contratar la técnica y enviar las invitaciones sin hacer el montaje a última hora.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un concierto de Navidad?
- Envíalas unas 4 semanas antes del concierto y fija la fecha límite de inscripción 7 días antes. Así puedes conocer el número de asistentes y sus preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
- ¿Cuántas sillas y mesas necesito para el concierto?
- Prepara una silla por persona inscrita y añade un margen del 5 al 10 % si el espacio lo permite. Calcula las mesas según el buffet, las bebidas y el material de recepción, dejando pasillos despejados hacia el escenario y la salida.
- ¿Cuándo se monta el sonido y el escenario?
- Reserva al menos 3 horas antes de la apertura para despejar la carga, montar el escenario, colocar los monitores y probar micrófonos y altavoces. Haz una prueba completa antes de colocar definitivamente las sillas y de recibir al público.
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