Weihnachtskonzert organisieren: So gehst du vor

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Künstler und Programm frühzeitig und prüfe die Musikrechte, bevor du das Konzert bewirbst. Plane außerdem eine feste Ansprechperson für Änderungen am Ablauf ein.
• Reserviere Mischpult, Lautsprecher, Bühnenmonitore und Funkmikrofone nicht erst kurz vor dem Termin. Lege mindestens einen Techniktest vor dem Einlass fest und kläre, wer die Anlage bedient.
• Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche mit einer festen Frist, etwa sieben Tage vor dem Konzert. Erst danach lassen sich Catering, Portionen und Serviergeschirr zuverlässig planen.
• Bereite Programm, Namensschilder und Wegweiser spätestens am Vortag vor. Häufig fehlen am Eingang Kleiderbügel, Abfallbehälter oder gut sichtbare Hinweise zu Garderobe, Saal und Buffet.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Zuerst Lade- und Entladezone sowie Bühnenbereich freimachen, dann Bühnenelemente, Treppe, Stühle und Tische aufstellen. Getränke sollten frühzeitig gekühlt und Snacks erst kurz vor Beginn bereitgestellt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtskonzert organisieren?

Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Programm, Location und Künstlern. Technik, Einladungen und Catering folgen danach; die finalen Anmeldungen und Ernährungswünsche sollten spätestens sieben Tage vor dem Konzert vorliegen.

Wann sollte man die Einladungen für ein Weihnachtskonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist auf zwei bis drei Wochen vor dem Konzert, damit du Sitzplätze, Catering und Namensschilder rechtzeitig planen kannst.

Was braucht man für die Technik bei einem Weihnachtskonzert?

Plane mindestens ein Mischpult, Lautsprecher, Bühnenmonitore und Funkmikrofone ein. Führe drei bis sieben Tage vorher einen Techniktest durch und prüfe am Veranstaltungstag nochmals Ton, Stromversorgung und Mikrofone vor dem Einlass.

Wann sollte das Catering für ein Weihnachtskonzert bestellt werden?

Bestelle das Catering, sobald die Anmeldefrist beendet und die Zahl der Gäste bestätigt ist, meist sieben bis zehn Tage vor dem Konzert. Getränke, Geschirr und Serviermaterial solltest du spätestens am Vortag kontrollieren; Getränke werden am Veranstaltungstag rechtzeitig gekühlt.

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