Zo organiseer je een kerstconcert zonder last-minute stress

Begin met de vaste onderdelen: datum en programma, daarna de locatie en de muzikanten. Leg vervolgens repertoire, speelvolgorde, vergunningen en verzekering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met een aanmelddeadline, zodat je catering, stoelen, programmaboekjes en garderobe op aantallen kunt afstemmen. Plan de opbouw op de dag zelf ruim voor de inloop: techniek laden, podiumdelen plaatsen, uitgangen controleren en de foyer klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Muzikanten en koor vastleggen
2 personen
4
Repertoire en speelvolgorde bepalen
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering en contactgegevens vastleggen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Herinnering aan bezoekers sturen
12
Definitieve bezoekerslijst maken
13
Cateringhoeveelheden berekenen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Partituren en programmaboekjes printen
2 personen
19
Naamkaartjes voor crew maken
20
Techniek en instrumenten laden
3 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Veiligheidsuitgangen controleren
2 personen
23
Zaal en foyer inspecteren
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Podiumdelen opstellen
4 personen
26
Instrumenten klaarzetten
3 personen
27
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
28
Microfoons plaatsen
2 personen
29
Verlichting ophangen
2 personen
30
Kerstversiering ophangen
3 personen
31
Informatieborden plaatsen
2 personen
32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Hapjes klaarzetten
3 personen
35
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
36
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
37
Muzikanten laten inzingen
3 personen
38
Crewbriefing geven
5 personen

Event

39
Entree en garderobe openen
3 personen
40
Bezoekers ontvangen
4 personen
41
Programma uitdelen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
3 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Eerste concertdeel begeleiden
4 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
47
Pauzedrankjes serveren
3 personen
48
Bezoekers terug naar zaal begeleiden
2 personen
49
Tweede concertdeel begeleiden
4 personen
50
Lichtstanden tijdens concert bedienen
51
Geluidsniveau tijdens concert bedienen
52
Kerstsamenzang begeleiden
3 personen
53
Bedankwoord uitspreken
54
Nazit en borrel serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Garderobe en uitgang bemannen
2 personen
57
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Eten en drank afruimen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Decoratie afnemen
3 personen
62
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
63
Instrumenten inpakken
3 personen
64
Podium en stoelen afbreken
4 personen
65
Tafels en materialen opruimen
4 personen
66
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Techniek en stroom uitschakelen
2 personen
69
Verloren voorwerpen verzamelen
70
Locatie afsluiten
2 personen
71
Materialen retourneren
2 personen
72
Restanten opslaan of weggeven
2 personen
73
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8
Podiumdelenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Buffetbakkenaantal 12

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 20
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 3
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Snoerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Kerststerrenaantal 20
Kersttafellopersaantal 12
LED-kaarsenaantal 40
Programmastandaardsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het repertoire en de speelvolgorde vast voordat je het programmaboekje print. Houd rekening met wissels tussen koor, muzikanten en eventuele korte pauzes, zodat de technicus het mengpaneel en de microfoons vooraf kan instellen.
Plan de aanmelddeadline vóór je boodschappen doet. Gebruik de definitieve bezoekerslijst om cateringhoeveelheden, stoelen, waterglazen, koffiekopjes en dieetwensen te controleren; een laatste herinnering voorkomt veel late wijzigingen.
Regel techniek als een aparte controle, niet als onderdeel van de zaalopbouw. Test speakers, microfoons, DI-boxen, instrumentkabels, verlengkabels en stekkerdozen op locatie en neem gaffer tape mee om kabels veilig vast te zetten.
Open de locatie minstens enkele uren vóór de eerste bezoeker. Controleer veiligheidsuitgangen en de zaal, plaats podiumdelen en muziekstandaards, richt de stoelen in en test daarna pas de LED-spots en snoerverlichting.
Maak per taak een verantwoordelijke voor ontvangst, techniek, catering en muzikanten. Naamkaartjes voor de crew en een kort contactoverzicht voorkomen dat iedereen tegelijk bij dezelfde storing of ontbrekende levering wordt geroepen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstconcert organiseren?: Leg datum, locatie en muzikanten bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Plan repertoire, uitnodigingen en vergunningen daarna direct, zodat je uiterlijk enkele weken voor het concert weet hoeveel bezoekers komen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kerstconcert?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor het concert en geef een duidelijke aanmelddeadline. Stuur 3 tot 7 dagen vooraf een herinnering met aanvangstijd, locatie en praktische informatie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kerstconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor een kleine opbouw en langer als er podiumdelen, koormicrofoons en verlichting worden geplaatst. Doe de veiligheidscontrole en de soundcheck vóór de inloop, niet tijdens het ontvangen van bezoekers.
Wanneer bereken je de catering voor een kerstconcert?: Bereken de hoeveelheden zodra de aanmelddeadline is verstreken en de definitieve bezoekerslijst klaar is. Controleer daarna nog één keer dieetwensen en koeling; zet dranken en gekoelde producten pas op het laatste geschikte moment koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.