Comment organiser un concert de Noël, étape par étape

Un concert de Noël se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le programme, puis les artistes, les autorisations et les inscriptions. La restauration et l’accueil dépendent du nombre définitif de visiteurs, tandis que la technique demande un vrai contrôle avant l’ouverture des portes. Prévoyez aussi un temps réservé aux partitions, aux livrets et à l’installation de la salle. Voici les points qui évitent les retards le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver les musiciens et la chorale
2 personnes
4
Définir le répertoire et l’ordre de passage
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Enregistrer l’assurance et les coordonnées
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer un rappel aux visiteurs
12
Établir la liste définitive des visiteurs
13
Calculer les quantités de catering
14
Vérifier la liste des courses
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Remplir les glacières
2 personnes
18
Imprimer les partitions et les livrets de programme
2 personnes
19
Créer des badges nominatifs pour l’équipe
20
Charger le matériel technique et les instruments
3 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier les issues de secours
2 personnes
23
Inspecter la salle et le foyer
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Installer les éléments de scène
4 personnes
26
Installer les instruments
3 personnes
27
Raccorder la sonorisation
3 personnes
28
Installer les microphones
2 personnes
29
Installer l'éclairage
2 personnes
30
Suspendre les décorations de Noël
3 personnes
31
Placer les panneaux d’information
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Préparer les en-cas
3 personnes
35
Déposer les livrets du programme
2 personnes
36
Effectuer la balance technique
4 personnes
37
Faire répéter les musiciens
3 personnes
38
Faire le briefing de l'équipe
5 personnes

Événement

39
Ouvrir l’entrée et le vestiaire
3 personnes
40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
41
Distribuer le programme
2 personnes
42
Servir le café et le thé
3 personnes
43
Faire le discours d’ouverture
44
Accompagner la première partie du concert
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
47
Servir les boissons de la pause
3 personnes
48
Reconduire les visiteurs dans la salle
2 personnes
49
Encadrer la deuxième partie du concert
4 personnes
50
Gérer les réglages d’éclairage pendant le concert
51
Régler le niveau sonore pendant le concert
52
Animer le chant de Noël
3 personnes
53
Prononcer le discours de remerciement
54
Servir le after et les boissons
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Assurer le vestiaire et la sortie
2 personnes
57
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

58
Débarrasser la nourriture et les boissons
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Rassembler les déchets
2 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Démonter la sono
3 personnes
63
Emballer les instruments
3 personnes
64
Démonter la scène et les chaises
4 personnes
65
Ranger les tables et le matériel
4 personnes
66
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Couper la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
69
Rassembler les objets perdus
70
Fermer le lieu
2 personnes
71
Retourner les matériels
2 personnes
72
Stocker ou donner les restes
2 personnes
73
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 12
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Bacs à buffetqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Pieds de microqté 20
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Boîtiers DIqté 3
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Étoiles de Noëlqté 20
Chemins de table de Noëlqté 12
Bougies LEDqté 40
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et le programme avant de concevoir les invitations. Réservez les musiciens et la chorale dès que le répertoire et l’ordre de passage sont suffisamment définis.
Fixez une date limite d’inscription, puis envoyez un rappel quelques jours avant. Attendez la liste définitive des visiteurs avant de calculer les quantités de restauration et de vaisselle.
Ne laissez pas les autorisations et l’assurance pour la dernière semaine : vérifiez-les au moins 4 semaines avant le concert. Conservez les coordonnées utiles dans un même document, avec les responsables du lieu et de la technique.
Préparez les partitions et les livrets de programme au moins 3 jours à l’avance, puis chargez le matériel technique et les instruments la veille. Contrôlez notamment les microphones, câbles, rallonges, multiprises et boîtiers DI.
Le jour même, ouvrez le lieu suffisamment tôt pour inspecter la salle, le foyer et les issues de secours avant d’installer les chaises, tables et éléments de scène. Refroidissez les boissons et remplissez les glacières avant l’arrivée des visiteurs, pas pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de Noël ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, les musiciens et la chorale, vérifier les autorisations et lancer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et la préparation technique.
Quand envoyer les invitations pour un concert de Noël ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date du concert. Fixez une limite d’inscription 10 à 14 jours avant, afin de disposer du nombre final de visiteurs pour le catering et la disposition de la salle.
Quand préparer la sonorisation et les instruments ?: Chargez les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, les câbles et les instruments la veille. Le jour du concert, prévoyez au moins 2 heures avant l’ouverture pour l’installation et un test complet du son.
Combien de boissons prévoir pour un concert de Noël ?: Pour le premier accueil, comptez environ 2 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et le service prévu. Achetez après la clôture des inscriptions, mais refroidissez les boissons et remplissez les glacières le jour même.

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