Weihnachtskonzert organisieren: der praktische Ablauf

Ein Weihnachtskonzert gelingt, wenn Programm, Mitwirkende und Veranstaltungsort früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Repertoire und Raum fest, bevor du Einladungen verschickst oder Cateringmengen berechnest. Danach folgen Anmeldungen, Genehmigungen, Technik und die genaue Einsatzplanung für den Veranstaltungstag. Plane außerdem Zeit für Noten, Programmhefte, Bühnenaufbau und einen Sicherheitsrundgang ein – diese Punkte werden besonders häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Musiker und Chor festlegen
2 Personen
4
Repertoire und Reihenfolge festlegen
2 Personen
5
Genehmigungen prüfen
6
Versicherung und Kontaktdaten festhalten
7
Einladungen gestalten
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Erinnerung an Besucher senden
12
Endgültige Besucherliste erstellen
13
Cateringmengen berechnen
14
Einkaufsliste prüfen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Getränke kühlen
2 Personen
17
Kühlboxen füllen
2 Personen
18
Noten und Programmhefte drucken
2 Personen
19
Namensschilder für die Crew erstellen
20
Technik und Instrumente einladen
3 Personen
21
Location öffnen
2 Personen
22
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
23
Saal und Foyer inspizieren
2 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Bühnenteile aufstellen
4 Personen
26
Instrumente bereitstellen
3 Personen
27
Musikanlage anschließen
3 Personen
28
Mikrofone aufstellen
2 Personen
29
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
30
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
31
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
32
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
33
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
34
Snacks bereitstellen
3 Personen
35
Programmhefte auslegen
2 Personen
36
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
37
Musiker zum Einsingen anleiten
3 Personen
38
Crew-Briefing geben
5 Personen

Event

39
Eingang und Garderobe öffnen
3 Personen
40
Besucher empfangen
4 Personen
41
Programm verteilen
2 Personen
42
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
43
Eröffnungsrede halten
44
Ersten Teil des Konzerts begleiten
4 Personen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
47
Pausengetränke servieren
3 Personen
48
Besucher zurück in den Saal begleiten
2 Personen
49
Zweiten Konzertteil betreuen
4 Personen
50
Lichtstimmungen während des Konzerts steuern
51
Lautstärke während des Konzerts regeln
52
Weihnachtslieder begleiten
3 Personen
53
Dankesrede halten
54
Afterparty und Getränke ausschenken
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Garderobe und Ausgang besetzen
2 Personen
57
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

58
Essen und Getränke abräumen
3 Personen
59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Abfall sammeln
2 Personen
61
Dekoration abnehmen
3 Personen
62
Tonanlage abbauen
3 Personen
63
Instrumente einpacken
3 Personen
64
Bühne und Stühle abbauen
4 Personen
65
Tische und Materialien aufräumen
4 Personen
66
Saal und Foyer reinigen
4 Personen
67
Toiletten reinigen
2 Personen
68
Technik und Strom ausschalten
2 Personen
69
Fundsachen sammeln
70
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
71
Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Reste lagern oder verschenken
2 Personen
73
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 8
BühnenelementeAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 20
BuffetbehälterAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
NotenständerAnz. 20
InstrumentenkabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
DI-BoxenAnz. 3
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

WeihnachtsbaumAnz. 2
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
WeihnachtssterneAnz. 20
WeihnachtstischläuferAnz. 12
LED-KerzenAnz. 40
ProgrammständerAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
PutzeimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Reihenfolge zuerst fest und reserviere die Location anschließend. Erst wenn Musiker, Chor und Raum bestätigt sind, lassen sich Einladungen zuverlässig verschicken.
Schließe die Anmeldungen spätestens 7 Tage vor dem Konzert ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und erstelle daraus eine endgültige Besucherzahl für Catering, Sitzplätze und Programmhefte.
Plane den Technik- und Instrumententransport mit einer festen Ankunftszeit am Veranstaltungstag. Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Notenständer, Kabel und DI-Boxen sollten vor dem Einlass angeschlossen und getestet sein.
Öffne den Saal mindestens 2 Stunden vor Beginn. Kontrolliere Notausgänge, Bühne, Foyer, Garderobenständer und Sitzordnung, bevor Getränke gekühlt und Buffetbehälter gefüllt werden.
Schicke 2 bis 3 Tage vorher eine Erinnerung an die Besucher. Nenne darin Beginn, Einlass, Adresse, Hinweise zur Garderobe und – falls vorgesehen – den Ablauf von Konzert und anschließendem Empfang.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtskonzert organisieren?: Beginne mindestens 3 bis 4 Monate vorher mit Datum, Programm, Location und Musikern. Genehmigungen und Versicherungsfragen solltest du spätestens 6 Wochen vor dem Konzert klären.
Wann sollte man die Einladungen für ein Weihnachtskonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist 7 Tage vor dem Konzert, damit du Besucherzahl, Catering und Sitzplätze abschließend planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Weihnachtskonzert?: Plane mindestens 2 Stunden für Saal, Foyer, Bühne und Bestuhlung ein. Für Technik, Instrumente und einen Soundcheck kommen je nach Besetzung meist weitere 60 bis 90 Minuten hinzu.
Wie viele Getränke braucht man für ein Weihnachtskonzert?: Rechne für den Empfang mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde. Stelle zusätzlich Wasser bereit und plane Heißgetränke wie Kaffee oder Tee nach der endgültigen Besucherzahl.

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