Cómo organizar un concierto de Navidad sin perder el control

Un concierto de Navidad combina música en directo, público, montaje técnico y, a menudo, una recepción con bebidas o comida. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después confirma músicos, permisos y necesidades técnicas antes de enviar las invitaciones. El número definitivo de asistentes determina el catering, las sillas, las mesas y la vajilla. Reserva el último día para montar el escenario, probar el sonido, colocar la sala y comprobar las salidas de emergencia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Confirmar músicos y coro
2 personas
4
Definir el repertorio y el orden de actuación
2 personas
5
Comprobar permisos
6
Registrar el seguro y los datos de contacto
7
Diseñar invitaciones
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Enviar recordatorio a los visitantes
12
Elaborar la lista definitiva de asistentes
13
Calcular las cantidades de catering
14
Comprobar la lista de la compra
15
Hacer la compra
2 personas
16
Enfriar bebidas
2 personas
17
Llenar las neveras portátiles
2 personas
18
Imprimir partituras y programas
2 personas
19
Crear tarjetas con nombres para el equipo
20
Cargar el equipo técnico y los instrumentos
3 personas
21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
23
Inspeccionar la sala y el vestíbulo
2 personas
24
Colocar mesas y sillas
4 personas
25
Montar las partes del escenario
4 personas
26
Preparar los instrumentos
3 personas
27
Conectar el equipo de sonido
3 personas
28
Colocar los micrófonos
2 personas
29
Colgar la iluminación
2 personas
30
Colgar la decoración navideña
3 personas
31
Colocar los paneles informativos
2 personas
32
Montar el buffet de catering
3 personas
33
Preparar café y té
2 personas
34
Preparar los aperitivos
3 personas
35
Colocar los folletos del programa
2 personas
36
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
37
Hacer vocalizar a los músicos
3 personas
38
Dar la charla al equipo
5 personas

Evento

39
Abrir la entrada y el guardarropa
3 personas
40
Recibir a los visitantes
4 personas
41
Repartir el programa
2 personas
42
Servir café y té
3 personas
43
Dar el discurso de apertura
44
Coordinar la primera parte del concierto
4 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Reponer el bufé del descanso
3 personas
47
Servir bebidas del descanso
3 personas
48
Guiar a los visitantes de vuelta a la sala
2 personas
49
Acompañar la segunda parte del concierto
4 personas
50
Controlar los niveles de luz durante el concierto
51
Controlar el nivel de sonido durante el concierto
52
Dirigir el canto navideño
3 personas
53
Dar el discurso de agradecimiento
54
Servir la sobremesa y las bebidas
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Cubrir guardarropa y salida
2 personas
57
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

58
Retirar la comida y la bebida
3 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Recoger la basura
2 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
63
Empacar instrumentos
3 personas
64
Desmontar el escenario y las sillas
4 personas
65
Recoger las mesas y los materiales
4 personas
66
Limpiar la sala y el foyer
4 personas
67
Limpiar los baños
2 personas
68
Apagar la técnica y la corriente
2 personas
69
Recoger objetos perdidos
70
Cerrar el recinto
2 personas
71
Devolver los materiales
2 personas
72
Guardar o donar los sobrantes
2 personas
73
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 12
Percheroscant. 2
Taburetescant. 8
Piezas de escenariocant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 20
Bandejas de bufécant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Atrilescant. 20
Cables de instrumentoscant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cajas DIcant. 3
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnalda de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 4
Flores de Pascuacant. 20
Caminos de mesa navideñoscant. 12
Velas LEDcant. 40
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el repertorio y el orden de actuación antes de imprimir partituras y programas. Entrega a músicos y coro una versión definitiva al menos 7 días antes para evitar cambios durante el montaje.
Confirma permisos, seguro y contactos responsables con una antelación mínima de 3 semanas. No des por hecho que el lugar cubre el uso de amplificación, focos LED o piezas de escenario.
Envía las invitaciones y fija una fecha límite de inscripción entre 7 y 10 días antes del concierto. Así puedes preparar una lista definitiva, recoger preferencias dietéticas y calcular cantidades sin comprar a ciegas.
Planifica la parte técnica con una prueba de sonido de al menos 90 minutos. Revisa altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cables, cajas DI, regletas y cinta gaffer antes de cargar el equipo y los instrumentos.
Abre el lugar al menos 3 horas antes de la llegada del público. Monta las partes del escenario, coloca sillas y mesas, prepara percheros y taburetes, enfría las bebidas y comprueba las salidas de emergencia antes de recibir a los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y confirma músicos durante la primera semana; deja al menos 3 semanas para permisos, seguro e invitaciones y los últimos 7 días para cerrar asistentes y catering.
¿Cuánto dura el montaje de un concierto de Navidad?: Reserva como mínimo 3 horas antes de abrir las puertas. Calcula unos 90 minutos para escenario y sonido, 45 minutos para sala y vestíbulo, y el tiempo restante para bebidas, programas y comprobaciones de seguridad.
¿Cuándo se cierra la lista de invitados?: Fija el cierre entre 7 y 10 días antes del concierto. Ese plazo permite calcular comida y bebida, revisar preferencias dietéticas, preparar tarjetas con nombres para el equipo y confirmar el número de sillas y mesas.
¿Qué hay que comprobar antes de que llegue el público?: Haz una revisión final entre 30 y 45 minutos antes de abrir: salidas de emergencia despejadas, sonido probado, instrumentos y partituras en su sitio, iluminación funcionando y bebidas enfriadas. Comprueba también que el vestíbulo y la sala estén listos para la circulación de asistentes.

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