Zo organiseer je een kerstconcert zonder last-minute stress

Een kerstconcert organiseren begint niet met decoratie, maar met datum, programma en de beschikbaarheid van artiesten en dirigent. Leg daarna de locatie schriftelijk vast en werk terug vanaf de concertdatum: repetities, techniek, uitnodigingen, aanmeldingen en catering moeten op elkaar aansluiten. Controleer vroeg vergunningen, verzekering en zaalvoorwaarden. Met een vast draaiboek voor muziek, licht, geluid, ontvangst en vrijwilligers voorkom je dat de laatste week alleen nog uit improviseren bestaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten en dirigent bevestigen
2 personen
3
Repetities inplannen
2 personen
4
Locatie en zaal reserveren
2 personen
5
Reservering schriftelijk bevestigen
6
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
7
Verzekering controleren
8
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Concert online publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Reserveringen voor gasten bevestigen
15
Programma en teksten drukken
2 personen
16
Naambadges voorbereiden
17
Artiesteninformatie versturen
18
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
19
Bladmuziek controleren
2 personen
20
Lichtplan maken
2 personen
21
Geluidsplan maken
2 personen
22
Techniek reserveren
23
Catering reserveren
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Materialen verzamelen
3 personen
27
Instrumenten transporteren
4 personen
28
Zaal openen
2 personen
29
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
30
Zaal en sanitair controleren
2 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Podiumgedeelte vrijmaken
3 personen
34
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
35
Kerstboom plaatsen
2 personen
36
Lichtdecoratie aanbrengen
2 personen
37
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
38
Microfoons aansluiten
2 personen
39
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
40
Instrumenten klaarzetten
4 personen
41
Bladmuziek klaarleggen
2 personen
42
Cateringruimte inrichten
3 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
45
Hapjes voorbereiden
3 personen
46
Programma's neerleggen
2 personen
47
Entree en garderobe inrichten
2 personen
48
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
49
Generale repetitie uitvoeren
8 personen

Event

50
Publieksontvangst openen
3 personen
51
Kaarten en reserveringen controleren
2 personen
52
Programma's uitdelen
2 personen
53
Garderobe bemannen
2 personen
54
Publiek naar plaatsen begeleiden
3 personen
55
Artiesten ontvangen
2 personen
56
Concert openen
57
Muziekoptredens begeleiden
4 personen
58
Microfoons bedienen
59
Licht bedienen
60
Pauze aankondigen
61
Koffie en thee serveren
4 personen
62
Hapjes serveren
3 personen
63
Dranken bijvullen
2 personen
64
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
65
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
66
Tweede concertdeel begeleiden
4 personen
67
Slotwoord verzorgen
68
Publiek uitgeleiden
3 personen
69
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

70
Instrumenten veilig opbergen
4 personen
71
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
72
Lichtinstallatie afbreken
3 personen
73
Decoratie verwijderen
3 personen
74
Meubilair terugplaatsen
4 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Keuken schoonmaken
2 personen
77
Zaal schoonmaken
4 personen
78
Sanitair schoonmaken
2 personen
79
Afval verzamelen
3 personen
80
Afval afvoeren
2 personen
81
Gevonden voorwerpen verzamelen
82
Materialen inventariseren
2 personen
83
Geleende materialen retourneren
3 personen
84
Technische apparatuur retourneren
2 personen
85
Locatie afsluiten
2 personen
86
Sleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 12
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 160

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Glazenaantal 180
Bordenaantal 160
Vorkenaantal 160
Lepelsaantal 160
Messenaantal 160
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 35
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 100
DI-boxenaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Lichtstatievenaantal 3

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstguirlandesaantal 8
Kerststerrenaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Elektrische kaarsenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 2
Dienbladenaantal 8
Theedoekenaantal 12
Ovenwantenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de zaal schriftelijk zodra datum en programma vaststaan. Controleer daarbij capaciteit, opbouwtijd, garderobe, stroompunten en de tijd waarop je na afloop moet opruimen.
Plan de laatste repetitie niet in de concertweek zonder buffer. Verzamel muziekpartijen en teksten uiterlijk 2 weken vooraf, zodat dirigent en musici nog fouten of ontbrekende bladmuziek kunnen signaleren.
Maak uitnodigingen en online publicatie minimaal 4 weken voor het concert klaar. Sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf af en verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding, niet pas bij de ontvangst.
Werk het licht- en geluidsplan vóór het reserveren van techniek uit. Test microfoons, luidsprekers, DI-boxen, kabels en stekkerdozen tijdens de opbouw; leg kabels vast met kabelbinders en gebruik kabelgoten op looproutes.
Tel vrijwilligers per taak en geef iedereen een tijdstip, niet alleen een rol. Laat ontvangst, garderobe, zaalwacht, catering en afbouw minstens 60 minuten vóór de inloop op hun plek zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en bevestig artiesten en dirigent; houd daarna minimaal 4 weken over voor uitnodigingen en aanmeldingen.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een kerstconcert versturen?: Stuur ze ongeveer 4 weken voor het concert en publiceer het concert online op dezelfde dag. Verwerk aanmeldingen tot 7 dagen vooraf, zodat je aantallen, dieetwensen en catering nog kunt aanpassen.
Wanneer plan je de generale repetitie voor een kerstconcert?: Plan de generale repetitie uiterlijk 3 tot 7 dagen voor het concert, met alle muziekpartijen en teksten beschikbaar. Reserveer op de concertdag zelf minstens 2 uur voor techniek, zaalopstelling en een korte soundcheck.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kerstconcert?: Reken minimaal 2 uur voor stoelen, muzieklessenaars, licht, geluid en kabels; bij een grotere zaal liever 3 uur. Laat vrijwilligers en technici 60 minuten vóór de inloop aanwezig zijn, zodat problemen niet tijdens de ontvangst worden opgelost.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.