So organisierst du ein Weihnachtskonzert ohne Last-Minute-Chaos

Ein Weihnachtskonzert steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum, Programm, Künstler und Dirigenten fest, bevor du Saal, Proben und Technik verbindlich planst. Danach folgen Genehmigungen, Einladungen und die Erfassung von Anmeldungen und Ernährungswünschen. In der letzten Phase prüfst du Noten, Licht, Ton, Catering und den Aufbau so, dass am Konzerttag nur noch die Umsetzung bleibt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Künstler und Dirigent bestätigen
2 Personen
3
Proben einplanen
2 Personen
4
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2 Personen
5
Reservierung schriftlich bestätigen
6
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
7
Versicherung prüfen
8
Einladungen gestalten
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Konzert online veröffentlichen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Reservierungen für Gäste bestätigen
15
Programm und Texte drucken
2 Personen
16
Namensschilder vorbereiten
17
Künstlerinformationen versenden
18
Musikpartituren sammeln
2 Personen
19
Notenmaterial prüfen
2 Personen
20
Lichtplan erstellen
2 Personen
21
Schallkonzept erstellen
2 Personen
22
Technik reservieren
23
Catering reservieren
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Materialien zusammenstellen
3 Personen
27
Instrumente transportieren
4 Personen
28
Saal öffnen
2 Personen
29
Fluchtwege freihalten
2 Personen
30
Saal und Sanitäranlagen kontrollieren
2 Personen
31
Tische aufstellen
3 Personen
32
Stühle aufstellen
4 Personen
33
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
34
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
35
Weihnachtsbaum aufstellen
2 Personen
36
Lichtdekoration anbringen
2 Personen
37
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
38
Mikrofone anschließen
2 Personen
39
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
40
Instrumente bereitstellen
4 Personen
41
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
42
Cateringbereich einrichten
3 Personen
43
Getränke kalt stellen
2 Personen
44
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
45
Snacks vorbereiten
3 Personen
46
Programme auslegen
2 Personen
47
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
48
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
49
Generalprobe durchführen
8 Personen

Event

50
Publikumsempfang öffnen
3 Personen
51
Tickets und Reservierungen prüfen
2 Personen
52
Programme ausgeben
2 Personen
53
Garderobe besetzen
2 Personen
54
Publikum zu den Plätzen begleiten
3 Personen
55
Künstler empfangen
2 Personen
56
Konzert eröffnen
57
Musikauftritte betreuen
4 Personen
58
Mikrofone bedienen
59
Licht steuern
60
Pause ankündigen
61
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
62
Snacks servieren
3 Personen
63
Getränke nachfüllen
2 Personen
64
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
65
Publikum zurück in den Saal begleiten
2 Personen
66
Zweiten Konzertteil betreuen
4 Personen
67
Schlusswort halten
68
Publikum verabschieden
3 Personen
69
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

70
Instrumente sicher verstauen
4 Personen
71
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
72
Lichtanlage abbauen
3 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
75
Geschirr abwaschen
3 Personen
76
Küche reinigen
2 Personen
77
Saal reinigen
4 Personen
78
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
79
Abfall sammeln
3 Personen
80
Abfall entsorgen
2 Personen
81
Fundsachen sammeln
82
Materialien inventarisieren
2 Personen
83
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
84
Technische Geräte zurückgeben
2 Personen
85
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
86
Schlüssel zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
TischeAnz. 12
HockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 160

Geschirr

KaffeetassenAnz. 140
GläserAnz. 180
TellerAnz. 160
GabelnAnz. 160
LöffelAnz. 160
MesserAnz. 160
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 2
NotenpulteAnz. 35
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 20
KabelbinderAnz. 100
DI-BoxenAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
LichtstativeAnz. 3

Dekoration

Künstlicher Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 40
WeihnachtsgirlandenAnz. 8
WeihnachtssterneAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
TischdekorationAnz. 12
Elektrische KerzenAnz. 24

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
MessbecherAnz. 2
TablettsAnz. 8
GeschirrtücherAnz. 12
OfenhandschuheAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Fixiere Datum und Programm zuerst und bestätige Künstler sowie Dirigenten schriftlich. Plane die Proben anschließend rückwärts vom Konzerttermin und reserviere die benötigten Zeiten frühzeitig.
Reserviere den Saal nicht nur mündlich: Lass dir Termin, Raum, Bestuhlung, Aufbauzeiten und vorhandene Ausstattung schriftlich bestätigen. Kläre Genehmigungen und Versicherung spätestens mehrere Wochen vor dem Konzert.
Schicke Einladungen früh genug und führe eine Anmeldeliste mit Frist. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und bestätige Gästeplätze, damit das Catering nicht erst am Vortag angepasst werden muss.
Plane Ton und Licht anhand des Programms, nicht erst beim Aufbau. Prüfe Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Notenpulte, Kabel und DI-Boxen mindestens bei einem Techniktest vor dem Konzert.
Lege für den Konzerttag einen Ablauf mit Uhrzeiten für Aufbau, Soundcheck, Einlass, Catering und Abbau fest. Drucke Programmtexte und Namensschilder vorher und teile Freiwillige konkreten Aufgaben und Zeitfenstern zu.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtskonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Dirigent, Saal und Proben sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Einladungen und Technik rechtzeitig geplant werden können.
Wann sollte man den Saal für ein Weihnachtskonzert reservieren?: Reserviere den Saal, sobald Datum und grobes Programm feststehen, meist 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Lass dir die Buchung, Nutzungszeiten und Aufbaubedingungen schriftlich bestätigen.
Wie viele Proben braucht ein Weihnachtskonzert?: Plane mindestens 3 bis 5 gemeinsame Proben ein, abhängig von Repertoire und Besetzung. Die letzte vollständige Probe sollte 3 bis 7 Tage vor dem Konzert stattfinden, inklusive Übergängen und Ansagen.
Wann muss das Catering für ein Weihnachtskonzert bestellt werden?: Bestelle das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vorher und schließe die Gästezahl 5 bis 7 Tage vor dem Konzert ab. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen.

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