Cómo organizar un concierto de Navidad sin imprevistos

Organizar un concierto de Navidad requiere coordinar música, público, sala y recepción en un orden concreto. Empieza cerrando la fecha, el programa y los artistas; después reserva el espacio y comprueba permisos, seguro y necesidades técnicas. Los ensayos, las partituras y el plan de sonido deben estar listos antes de abrir las inscripciones. En las últimas semanas, concentra la comunicación con invitados, voluntarios, catering y proveedores para que el día del concierto no dependa de decisiones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Confirmar artistas y director
2 personas
3
Planificar ensayos
2 personas
4
Reservar la sede y la sala
2 personas
5
Confirmar la reserva por escrito
6
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
7
Comprobar el seguro
8
Diseñar invitaciones
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Publicar el concierto en línea
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Confirmar las reservas de los invitados
15
Imprimir el programa y los textos
2 personas
16
Preparar acreditaciones
17
Enviar la información de los artistas
18
Recopilar las partituras
2 personas
19
Revisar las partituras
2 personas
20
Hacer el plan de iluminación
2 personas
21
Crear el plan de sonido
2 personas
22
Reservar técnica
23
Reservar el catering
24
Comprobar la lista de la compra
2 personas
25
Hacer la compra
3 personas
26
Reunir los materiales
3 personas
27
Transportar instrumentos
4 personas
28
Abrir la sala
2 personas
29
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
30
Comprobar el salón y los sanitarios
2 personas
31
Montar mesas
3 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Despejar la zona del escenario
3 personas
34
Colgar la decoración navideña
3 personas
35
Colocar el árbol de Navidad
2 personas
36
Colocar la decoración luminosa
2 personas
37
Montar el sistema de sonido
3 personas
38
Conectar los micrófonos
2 personas
39
Montar la instalación de iluminación
3 personas
40
Preparar los instrumentos
4 personas
41
Preparar las partituras
2 personas
42
Montar el espacio de catering
3 personas
43
Enfriar las bebidas
2 personas
44
Preparar café y té
2 personas
45
Preparar aperitivos
3 personas
46
Colocar los programas
2 personas
47
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
48
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
49
Realizar el ensayo general
8 personas

Evento

50
Abrir la recepción del público
3 personas
51
Comprobar las entradas y reservas
2 personas
52
Repartir programas
2 personas
53
Atender el guardarropa
2 personas
54
Guiar al público a sus asientos
3 personas
55
Recibir a los artistas
2 personas
56
Abrir el concierto
57
Coordinar las actuaciones musicales
4 personas
58
Operar los micrófonos
59
Controlar la iluminación
60
Anunciar el descanso
61
Servir café y té
4 personas
62
Servir aperitivos
3 personas
63
Rellenar las bebidas
2 personas
64
Recoger la vajilla usada
2 personas
65
Acompañar al público de vuelta a la sala
2 personas
66
Acompañar la segunda parte del concierto
4 personas
67
Preparar el discurso de clausura
68
Despedir al público
3 personas
69
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

70
Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
71
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
72
Desmontar la instalación de luces
3 personas
73
Retirar la decoración
3 personas
74
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
75
Lavar la vajilla
3 personas
76
Limpiar la cocina
2 personas
77
Limpiar la sala
4 personas
78
Limpiar los sanitarios
2 personas
79
Recoger la basura
3 personas
80
Retirar los residuos
2 personas
81
Recoger objetos perdidos
82
Inventariar materiales
2 personas
83
Devolver el material prestado
3 personas
84
Devolver el equipo técnico
2 personas
85
Cerrar el recinto
2 personas
86
Devolver las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesascant. 12
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 160

Vajilla

Tazas de cafécant. 140
Vasoscant. 180
Platoscant. 160
Tenedorescant. 160
Cucharascant. 160
Cuchilloscant. 160
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Soportes para altavocescant. 2
Atriles de músicacant. 35
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Bridascant. 100
Cajas DIcant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3

Decoración

Árbol de Navidad artificial
Bolas de Navidadcant. 40
Guirnaldas navideñascant. 8
Flores de Pascuacant. 12
Coronas navideñascant. 4
Decoración de mesacant. 12
Velas eléctricascant. 24

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cucharonescant. 6
Jarras medidorascant. 2
Bandejascant. 8
Paños de cocinacant. 12
Guantes de hornocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los artistas antes de diseñar las invitaciones. Reserva la sala por escrito y deja margen para ensayos, montaje y desmontaje.
Planifica los ensayos con horarios concretos y recopila las partituras con antelación. Revisarlas antes de la prueba evita descubrir páginas o versiones incorrectas el mismo día.
Haz una visita técnica a la sala al menos 2 semanas antes. Comprueba dónde irán los altavoces, micrófonos, atriles, focos, cables y regletas, y protege los cables de paso con canaletas.
Abre las inscripciones con una fecha límite y pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Confirma las reservas de los invitados entre 3 y 5 días antes para ajustar mesas, sillas y catering.
Asigna voluntarios con funciones y horarios concretos: recepción, acreditaciones, público, artistas y catering. Imprime el programa y los textos, y prepara las acreditaciones como mínimo el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Navidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar artistas y director, reservar la sala, tramitar permisos, planificar ensayos y abrir las inscripciones sin dejar la parte técnica para el final.
¿Cuándo hay que reservar la sala y confirmar a los artistas?: Hazlo al principio del proceso, idealmente 8 semanas antes. Pide la confirmación escrita de la sala y de los artistas antes de publicar la fecha, porque un cambio posterior afecta a invitaciones, ensayos y técnica.
¿Cuándo se prepara el sonido y la iluminación del concierto?: Define el plan de sonido y de iluminación entre 2 y 3 semanas antes, después de conocer la sala y el programa. La prueba técnica debe hacerse el mismo día con tiempo suficiente para revisar micrófonos, altavoces, focos y cables.
¿Cuándo se confirma el número de invitados y el catering?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes y confirma las reservas de los invitados entre 3 y 5 días antes. Usa ese número para ajustar el catering, las mesas, las sillas, las tazas, los vasos y el resto del servicio.

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