Comment organiser un concert de Noël sans rien oublier
Un concert de Noël se prépare d’abord autour du programme, des artistes et des répétitions, puis de la salle et des moyens techniques. Réservez rapidement le lieu, le son et l’éclairage, car leurs disponibilités déterminent souvent la date finale. Les invitations et les inscriptions viennent ensuite, avec le suivi des régimes alimentaires et des invités. Gardez enfin du temps pour vérifier les partitions, imprimer les textes et organiser l’accueil le jour du concert.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Confirmer les artistes et le chef d'orchestre
2 personnes
- 3
Planifier les répétitions
2 personnes
- 4
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
- 5
Confirmer la réservation par écrit
- 6
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
- 7
Vérifier l’assurance
- 8
Concevoir les invitations
2 personnes
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Publier le concert en ligne
- 11
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 14
Confirmer les réservations des invités
- 15
Imprimer le programme et les textes
2 personnes
- 16
Préparer les badges nominatifs
- 17
Envoyer les informations sur les artistes
- 18
Rassembler les partitions
2 personnes
- 19
Vérifier les partitions
2 personnes
- 20
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
- 21
Établir le plan sonore
2 personnes
- 22
Réserver la technique
- 23
Réserver le catering
- 24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 25
Faire les courses
3 personnes
- 26
Rassembler le matériel
3 personnes
- 27
Transporter les instruments
4 personnes
- 28
Ouvrir la salle
2 personnes
- 29
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
- 30
Vérifier la salle et les sanitaires
2 personnes
- 31
Installer les tables
3 personnes
- 32
Installer les chaises
4 personnes
- 33
Dégager l'espace de la scène
3 personnes
- 34
Accrocher les décorations de Noël
3 personnes
- 35
Installer le sapin de Noël
2 personnes
- 36
Installer la décoration lumineuse
2 personnes
- 37
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 38
Brancher les microphones
2 personnes
- 39
Monter l’installation lumière
3 personnes
- 40
Installer les instruments
4 personnes
- 41
Préparer les partitions
2 personnes
- 42
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
- 43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 44
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 45
Préparer les en-cas
3 personnes
- 46
Déposer les programmes
2 personnes
- 47
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
- 48
Effectuer la balance technique
3 personnes
- 49
Effectuer la répétition générale
8 personnes
Événement
- 50
Ouvrir l’accueil du public
3 personnes
- 51
Vérifier les billets et les réservations
2 personnes
- 52
Distribuer les programmes
2 personnes
- 53
Tenir le vestiaire
2 personnes
- 54
Guider le public vers les places
3 personnes
- 55
Accueillir les artistes
2 personnes
- 56
Ouvrir le concert
- 57
Coordonner les spectacles musicaux
4 personnes
- 58
Gérer les micros
- 59
Gérer l’éclairage
- 60
Annoncer la pause
- 61
Servir le café et le thé
4 personnes
- 62
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 63
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 64
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
- 65
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
- 66
Encadrer la deuxième partie du concert
4 personnes
- 67
Prononcer le discours de clôture
- 68
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
- 69
Fermer le vestiaire
2 personnes
Suivi
- 70
Ranger les instruments en toute sécurité
4 personnes
- 71
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
- 72
Démonter l’installation lumineuse
3 personnes
- 73
Retirer la décoration
3 personnes
- 74
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 75
Faire la vaisselle
3 personnes
- 76
Nettoyer la cuisine
2 personnes
- 77
Nettoyer la salle
4 personnes
- 78
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
- 79
Rassembler les déchets
3 personnes
- 80
Évacuer les déchets
2 personnes
- 81
Rassembler les objets trouvés
- 82
Inventorier le matériel
2 personnes
- 83
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
- 84
Retourner le matériel technique
2 personnes
- 85
Fermer le lieu
2 personnes
- 86
Rapporter les clés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 140
- Tablesqté 12
- Tabouretsqté 8
- Portantsqté 3
- Cintresqté 160
Vaisselle
- Tasses à caféqté 140
- Verresqté 180
- Assiettesqté 160
- Fourchettesqté 160
- Cuillèresqté 160
- Couteauxqté 160
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Pieds de haut-parleurqté 2
- Pupitres de musiqueqté 35
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 20
- Serre-câblesqté 100
- Boîtiers DIqté 2
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Pieds d’éclairageqté 3
Décoration
- Sapin de Noël artificiel
- Boules de Noëlqté 40
- Guirlandes de Noëlqté 8
- Étoiles de Noëlqté 12
- Couronnes de Noëlqté 4
- Décoration de tableqté 12
- Bougies électriquesqté 24
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Louchesqté 6
- Verres doseursqté 2
- Plateauxqté 8
- Torchonsqté 12
- Gants de cuisineqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Aspirateur
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
- Balaiqté 2
- Pelle et balayetteqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date, le programme, les artistes et le chef de chœur. Prévoyez au moins 2 à 3 répétitions planifiées avant le concert, puis confirmez chaque engagement par écrit.
- Réservez la salle et demandez une confirmation écrite au plus tard 8 à 12 semaines avant la représentation. Vérifiez en même temps les autorisations, les déclarations nécessaires et l’assurance.
- Ne planifiez pas le son et les lumières après les invitations : établissez le plan technique dès que la salle est choisie. Prévoyez notamment les enceintes, micros, pieds, rallonges, multiprises et chemins de câbles adaptés à la configuration.
- Lancez les invitations environ 6 semaines avant le concert et suivez les inscriptions chaque semaine. Fixez une date limite, idéalement 10 jours avant, pour recueillir les régimes alimentaires et confirmer les réservations des invités.
- Préparez l’accueil au moins 3 jours avant : badges, vestiaire, sièges, tables, textes et programmes doivent être comptés et répartis. Faites une dernière vérification des partitions et du matériel le matin même, avant l’arrivée des artistes.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de Noël ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, les artistes et la technique, puis d’organiser au moins 2 ou 3 répétitions et les invitations.
- Quand réserver la salle pour un concert de Noël ?
- Réservez-la dès que la date et le programme sont assez précis, de préférence 2 à 3 mois à l’avance. Demandez une confirmation écrite et vérifiez immédiatement les horaires d’accès et de rangement.
- Quand envoyer les invitations à un concert de Noël ?
- Envoyez-les environ 6 semaines avant la date prévue. Arrêtez les inscriptions 7 à 10 jours avant afin de confirmer les places, les invités et les besoins alimentaires avec la restauration.
- Que faut-il vérifier le jour d’un concert de Noël ?
- Prévoyez une vérification technique 2 à 3 heures avant l’ouverture : son, micros, éclairage, câbles et musique. Contrôlez aussi les sièges, le vestiaire, les badges, les programmes et l’installation de la restauration.
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