Zo organiseer je een kerkconcert zonder losse eindjes

Begin met de kerkruimte en de concertdatum; die bepalen hoeveel bezoekers je kunt ontvangen, welke techniek past en wanneer artiesten beschikbaar zijn. Leg daarna het programma, de contracten en de rechten vast voordat je uitnodigingen verstuurt. In een kerk ontstaan de meeste problemen rond akoestiek, verwarming, piano, kabels en ontvangst. Plan daarom een technische controle en een korte proefopstelling ruim vóór de deuren opengaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum vastleggen
2
Kerkruimte reserveren
3
Artiesten contracteren
2 personen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Repertoire en rechten controleren
6
Vergunningen controleren
7
Reservering voor piano maken
8
Technische wensen opvragen
9
Geluidsplan uitwerken
2 personen
10
Huisregels voor bezoekers opstellen
11
Toegankelijkheid controleren
2 personen
12
Nooduitgangen controleren
2 personen
13
Uitnodigingen ontwerpen
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Online aanmeldformulier openen
16
Aanmeldingen verwerken
17
Dieetwensen verzamelen
18
Vrijwilligers werven
19
Gastheer en ontvangstteam indelen
2 personen
20
Programmafolders laten drukken
21
Artiesteninformatie versturen
22
Catering reserveren
23
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
24
Kerkverwarming controleren
25
Verlichting controleren
2 personen
26
Techniek en kabels reserveren
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Programmafolders sorteren
2 personen
29
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Kerkzaal luchten
2 personen
32
Stoelen uitzetten
4 personen
33
Rolstoelplaatsen vrijhouden
2 personen
34
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
35
Registratietafel inrichten
2 personen
36
Programmafolders klaarleggen
2 personen
37
Decoratie ophangen
2 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
40
Podiumvloer markeren
2 personen
41
Instrumenten opstellen
3 personen
42
Microfoons opstellen
2 personen
43
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
44
Verlichting instellen
2 personen
45
Soundcheck uitvoeren
4 personen

Event

46
Artiesten ontvangen
2 personen
47
Artiestenruimte gereedmaken
2 personen
48
Ontvangstteam instrueren
2 personen
49
Bezoekers ontvangen
4 personen
50
Programmafolders uitdelen
2 personen
51
Jassen aannemen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Deuren sluiten bij aanvang
2 personen
54
Concert aankondigen
55
Licht tijdens concert bedienen
56
Geluidsniveau tijdens concert bewaken
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Pauzedranken serveren
4 personen
59
Bezoekers naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
60
Artiesten verzorgen
61
Slotwoord uitspreken
62
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
63
Jassen teruggeven
2 personen
64
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

65
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
66
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
67
Verlichting uitschakelen
68
Servies verzamelen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Koffiepunt afbreken
2 personen
71
Stoelen terugplaatsen
4 personen
72
Tafels terugplaatsen
2 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Decoratie verwijderen
2 personen
77
Geleende materialen retourneren
2 personen
78
Artiesten uitbetalen
79
Verloren voorwerpen afhandelen
80
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 12

Apparatuur

Digitale piano
Keyboardstandaard
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Di-boxenaantal 2
Monitorluidspreker
XLR-kabelsaantal 8
Instrumentkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 10
Gaffer tapeaantal 4
Muziekstandaardlampjesaantal 6
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Verlengsnoeren verlichtingaantal 4
Zaklampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 90
Theelepelsaantal 90
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Broodtangenaantal 4
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Kaarsenaantal 24
Glazen windlichtenaantal 12
Tafelnummersaantal 6
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Poetsdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de kerk en eventuele piano vroeg en controleer meteen hoe laat je naar binnen kunt. Vraag ook na wanneer de verwarming en verlichting beschikbaar zijn; een koude kerk los je niet op tijdens de inloop.
Werk het geluidsplan uit op basis van de ruimte en het programma. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, di-boxen en kabels met de technicus en leg kabels vast met kabelgoten en gaffer tape.
Controleer repertoire en muziekrechten voordat je het programma drukt. Stuur artiesten hun aankomsttijd, opstelling, technische wensen en contactpersoon uiterlijk enkele dagen voor het concert.
Maak de bezoekersstroom concreet: waar vindt ontvangst plaats, hoeveel stoelen staan er per rij en welke route blijft vrij voor rolstoelen en nooduitgangen? Deel gastheer, ontvangstteam en vrijwilligers per tijdsblok in.
Regel catering en servies op basis van het verwachte aantal bezoekers en verzamel dieetwensen vóór je bestelt. Zet koffie, thee en gebak pas klaar nadat je hebt bepaald wie tijdens de pauze schenkt en wie na afloop opruimt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerkconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de kerkruimte, artiesten en datum. Plan de techniek, vrijwilligers en uitnodigingen daarna; sluit aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 1 week voor het concert af.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kerkconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor stoelen, piano, geluidsinstallatie, verlichting en bewegwijzering. Plan daarna minstens 30 minuten voor een volledige soundcheck en een controle van nooduitgangen en toegankelijkheid.
Hoeveel drankjes moet ik inkopen voor een kerkconcert?: Reken voor koffie, thee en water op ongeveer 2 consumpties per bezoeker bij een programma van 1,5 tot 2 uur, plus circa 10 procent reserve. Stem gebak en dieetopties af op de definitieve aanmeldingen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kerkconcert?: Stuur de uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en open tegelijk het online aanmeldformulier. Verstuur ongeveer 1 week voor het concert een praktische herinnering met aanvangstijd, bereikbaarheid en toegankelijkheidsinformatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.