Organiser un concert à l’église : l’ordre des étapes

Un concert à l’église se prépare d’abord avec le lieu et les artistes, puis avec les contraintes techniques et l’accueil du public. Commencez par fixer la date et réserver l’espace avant d’imprimer ou d’envoyer quoi que ce soit. Le piano, les microphones, l’éclairage et le chauffage demandent des vérifications séparées : ne les gardez pas pour la dernière semaine. Prévoyez aussi les droits liés au répertoire, les autorisations, l’accessibilité et une équipe d’accueil clairement répartie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du concert
2
Réserver l’espace de l’église
3
Engager les artistes
2 personnes
4
Établir le programme
2 personnes
5
Vérifier le répertoire et les droits
6
Vérifier les autorisations
7
Faire une réservation pour un piano
8
Demander les besoins techniques
9
Élaborer le plan sonore
2 personnes
10
Établir le règlement pour les visiteurs
11
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
12
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
13
Concevoir les invitations
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
16
Traiter les inscriptions
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Recruter des bénévoles
19
Répartir l'équipe d'accueil et d'accueil
2 personnes
20
Faire imprimer les programmes
21
Envoyer les informations sur les artistes
22
Réserver le catering
23
Établir la liste de courses
2 personnes
24
Vérifier le chauffage de l’église
25
Vérifier l'éclairage
2 personnes
26
Réserver la technique et les câbles
27
Faire les courses
2 personnes
28
Trier les brochures du programme
2 personnes
29
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Aérer la salle paroissiale
2 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Réserver des places pour fauteuils roulants
2 personnes
34
Installer des tables d'accueil
2 personnes
35
Installer la table d'inscription
2 personnes
36
Préparer les brochures du programme
2 personnes
37
Installer la décoration
2 personnes
38
Mettre en place le point café
2 personnes
39
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
40
Marquer le plancher de la scène
2 personnes
41
Installer les instruments
3 personnes
42
Installer les microphones
2 personnes
43
Raccorder la sonorisation
2 personnes
44
Régler l’éclairage
2 personnes
45
Effectuer les réglages sonores
4 personnes

Événement

46
Accueillir les artistes
2 personnes
47
Préparer l’espace des artistes
2 personnes
48
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
49
Accueillir les visiteurs
4 personnes
50
Distribuer les programmes
2 personnes
51
Prendre les vestes
2 personnes
52
Servir le café et le thé
3 personnes
53
Fermer les portes au début
2 personnes
54
Annoncer le concert
55
Gérer l’éclairage pendant le concert
56
Surveiller le niveau sonore pendant le concert
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Servir les boissons de pause
4 personnes
59
Guider les visiteurs vers les places assises
2 personnes
60
S’occuper des artistes
61
Prononcer le mot de clôture
62
Reconduire les visiteurs
3 personnes
63
Rendre les vestes
2 personnes
64
Rassembler les objets trouvés

Suivi

65
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
66
Démonter la sono
2 personnes
67
Éteindre l’éclairage
68
Rassembler la vaisselle
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Démonter le point café
2 personnes
71
Remettre les chaises en place
4 personnes
72
Remettre les tables en place
2 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Nettoyer la salle de l’église
3 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Retirer la décoration
2 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Payer les artistes
79
Gérer les objets perdus
80
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables pliantesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Tables hautesqté 4
Nappesqté 6
Pupitres de musiqueqté 12

Équipement

Piano numérique
Support de clavier
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Caissons DIqté 2
Enceinte de monitoring
Câbles XLRqté 8
Câbles d'instrumentsqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 10
Ruban gafferqté 4
Lampes de pupitreqté 6
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Rallonges pour l’éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 90
Cuillères à caféqté 90
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Pinces à painqté 4
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6

Décoration

Compositions floralesqté 6
Bougiesqté 24
Photophores en verreqté 12
Numéros de tableqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez l’église et les artistes en premier, idéalement plusieurs mois avant le concert. Demandez tout de suite les horaires d’accès, les règles du lieu et les éventuelles contraintes liées au culte ou aux répétitions.
Demandez aux artistes leurs besoins techniques dès la confirmation : microphones, retours, piano numérique, câbles, alimentation électrique et temps d’installation. Faites ensuite un plan sonore au lieu d’ajouter du matériel au dernier moment.
Vérifiez le répertoire et les droits avant de publier le programme. Faites aussi confirmer les autorisations nécessaires et conservez les réponses écrites dans un même dossier.
Ouvrez les inscriptions dès que la date, le lieu et les horaires sont définitifs. Demandez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement afin d’adapter le catering et l’accueil.
Organisez une vérification sur place avant le jour J : sorties de secours, accessibilité, chauffage, éclairage et cheminement des câbles. Prévoyez une équipe d’accueil avec des rôles précis et imprimez les programmes avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert à l’église ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Ce délai laisse le temps de réserver l’église et les artistes, de vérifier les droits, de préparer la technique et de gérer les inscriptions.
Quand faut-il réserver le piano et le matériel sonore ?: Réservez le piano dès que le programme est confirmé, et au moins 6 semaines avant le concert. Demandez les besoins techniques aux artistes avant de louer les microphones, haut-parleurs, câbles et autres équipements.
Quand envoyer les invitations pour un concert à l’église ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date. Fermez ou vérifiez les inscriptions quelques jours avant le concert pour connaître l’affluence et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier dans l’église avant le concert ?: Faites une visite technique au moins 7 jours avant : sorties de secours, accessibilité, chauffage, éclairage, prises électriques et emplacement des câbles. Refaites un contrôle le jour même avant l’ouverture des portes.

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