Cómo organizar un concierto en una iglesia sin improvisar

Organizar un concierto en una iglesia exige coordinar música, espacio, público y aspectos técnicos en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha y reservar el templo; después confirma artistas, repertorio, permisos y necesidades de sonido. La acústica puede ser excelente, pero también amplifica cables mal colocados, cambios de programa y problemas de acceso. Este plan te ayuda a llegar al día del concierto con el piano, la recepción, la iluminación y la información para el público resueltos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del concierto
2
Reservar el espacio de la iglesia
3
Contratar artistas
2 personas
4
Elaborar el programa
2 personas
5
Comprobar el repertorio y los derechos
6
Comprobar permisos
7
Hacer la reserva del piano
8
Solicitar necesidades técnicas
9
Elaborar el plan de sonido
2 personas
10
Redactar las normas de la casa para los visitantes
11
Comprobar la accesibilidad
2 personas
12
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
13
Diseñar invitaciones
14
Enviar invitaciones
2 personas
15
Abrir el formulario de inscripción online
16
Gestionar inscripciones
17
Recoger preferencias dietéticas
18
Reclutar voluntarios
19
Asignar al anfitrión y al equipo de recepción
2 personas
20
Imprimir folletos del programa
21
Enviar la información de los artistas
22
Reservar el catering
23
Elaborar la lista de la compra
2 personas
24
Comprobar la calefacción de la iglesia
25
Comprobar la iluminación
2 personas
26
Reservar técnica y cables
27
Hacer la compra
2 personas
28
Ordenar los folletos del programa
2 personas
29
Preparar la recepción de artistas
2 personas
30
Enfriar bebidas
2 personas
31
Ventilar la sala de la iglesia
2 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Mantener libres los asientos para sillas de ruedas
2 personas
34
Colocar las mesas de recepción
2 personas
35
Montar la mesa de registro
2 personas
36
Preparar folletos del programa
2 personas
37
Colgar la decoración
2 personas
38
Montar el punto de café
2 personas
39
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
40
Marcar el suelo del podio
2 personas
41
Montar los instrumentos
3 personas
42
Colocar los micrófonos
2 personas
43
Conectar el equipo de sonido
2 personas
44
Configurar la iluminación
2 personas
45
Hacer la prueba de sonido
4 personas

Evento

46
Recibir a los artistas
2 personas
47
Preparar la sala de artistas
2 personas
48
Instruir al equipo de recepción
2 personas
49
Recibir a los visitantes
4 personas
50
Repartir folletos del programa
2 personas
51
Recibir abrigos
2 personas
52
Servir café y té
3 personas
53
Cerrar las puertas al inicio
2 personas
54
Anunciar el concierto
55
Controlar la iluminación durante el concierto
56
Controlar el nivel de sonido durante el concierto
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Servir bebidas del descanso
4 personas
59
Guiar a los visitantes a sus asientos
2 personas
60
Atender a los artistas
61
Dar el discurso de clausura
62
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
63
Devolver los abrigos
2 personas
64
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

65
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
66
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
67
Apagar la iluminación
68
Recoger la vajilla
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Desmontar el punto de café
2 personas
71
Volver a colocar las sillas
4 personas
72
Volver a colocar las mesas
2 personas
73
Recoger la basura
3 personas
74
Limpiar la sala de la iglesia
3 personas
75
Limpiar los baños
2 personas
76
Retirar la decoración
2 personas
77
Devolver el material prestado
2 personas
78
Pagar a los artistas
79
Gestionar objetos perdidos
80
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesas plegablescant. 6
Percheroscant. 2
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 6
Atriles de músicacant. 12

Equipo

Piano digital
Soporte para teclado
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cajas DIcant. 2
Altavoz de monitor
Cables XLRcant. 8
Cables de instrumentoscant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 10
Cinta gaffercant. 4
Luces para atril de músicacant. 6
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Alargadores de iluminacióncant. 4
Linternascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 120
Platos de postrecant. 90
Cucharillascant. 90
Cucharonescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzas para pancant. 4
Tijerascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6

Decoración

Arreglos floralescant. 6
Velascant. 24
Faroles de vidriocant. 12
Números de mesacant. 6
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Aspiradora
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, la iglesia y los artistas. Hasta que esas tres piezas estén confirmadas, no envíes invitaciones ni encargues el catering: cualquier cambio puede obligarte a rehacer el programa y los horarios.
Pide las necesidades técnicas por escrito y prepara el plan de sonido con antelación. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, cajas DI, monitores y cables, y reserva tiempo para una prueba completa, no solo para encender el equipo.
No des por hecho que la iglesia está lista para recibir público. Revisa accesibilidad, salidas de emergencia, calefacción e iluminación, y coloca canaletas y cinta gaffer donde haya cables de paso.
Cierra el programa y el repertorio antes de imprimir folletos o difundir la información de los artistas. Comprueba también los derechos y permisos; hacerlo durante la última semana deja poco margen para corregir una obra o autorización pendiente.
Asigna con nombres y horarios al anfitrión, al equipo de recepción y a los voluntarios. Abre las inscripciones online con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y calcula la recepción, las sillas y las bebidas según el número confirmado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en una iglesia?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha. Ese margen permite reservar la iglesia y los artistas, comprobar permisos y derechos, preparar el sonido y abrir las inscripciones sin trabajar a última hora.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Haz una prueba completa el mismo día, al menos 2 horas antes de la llegada del público. Si participan varios artistas o se usa piano digital, micrófonos y monitores, reserva 3 horas para ajustar niveles y resolver cables o conexiones.
¿Qué hay que comprobar en una iglesia antes de invitar al público?: Comprueba como mínimo la accesibilidad, las salidas de emergencia, la calefacción y la iluminación entre 3 y 4 semanas antes. Repite una revisión final 24 horas antes, especialmente si se han movido sillas, mesas o equipos.
¿Cuándo se deben imprimir los folletos del programa?: Imprímelos cuando el programa y el repertorio estén cerrados, normalmente entre 7 y 10 días antes. Deja al menos 48 horas para corregir nombres de artistas, títulos de obras o cambios de última hora.

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