Ein Kirchenkonzert Schritt für Schritt organisieren

Beginne mit Termin und Kirchenraum, bevor du Künstler oder Technik fest buchst. Danach klärst du Programm, Rechte, Genehmigungen und die konkreten Anforderungen der Mitwirkenden. In einer Kirche werden Akustik, Heizung, Beleuchtung und Fluchtwege schnell unterschätzt. Plane außerdem früh den Einlass, die Anmeldung, Programmhefte und ein Empfangsteam, damit am Konzerttag nicht alles gleichzeitig erledigt werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konzerttermin festlegen
2
Kirchenraum reservieren
3
Künstler buchen
2 Personen
4
Programm zusammenstellen
2 Personen
5
Repertoire und Rechte prüfen
6
Genehmigungen prüfen
7
Klavierreservierung vornehmen
8
Technische Anforderungen erfragen
9
Beschallungskonzept ausarbeiten
2 Personen
10
Hausordnung für Besucher erstellen
11
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
12
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
13
Einladungen gestalten
14
Einladungen verschicken
2 Personen
15
Online-Anmeldeformular öffnen
16
Anmeldungen bearbeiten
17
Ernährungswünsche erfassen
18
Freiwillige rekrutieren
19
Gastgeber und Empfangsteam einteilen
2 Personen
20
Programmhefte drucken lassen
21
Künstlerinformationen versenden
22
Catering reservieren
23
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
24
Kirchenheizung kontrollieren
25
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
26
Technik und Kabel reservieren
27
Einkaufen gehen
2 Personen
28
Programmhefte sortieren
2 Personen
29
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen
31
Kirchensaal lüften
2 Personen
32
Stühle aufstellen
4 Personen
33
Rollstuhlplätze freihalten
2 Personen
34
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
35
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
36
Programmhefte auslegen
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
2 Personen
38
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
39
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
40
Bühnenboden markieren
2 Personen
41
Instrumente aufstellen
3 Personen
42
Mikrofone aufstellen
2 Personen
43
Musikanlage anschließen
2 Personen
44
Beleuchtung einrichten
2 Personen
45
Soundcheck durchführen
4 Personen

Event

46
Künstler empfangen
2 Personen
47
Künstlerraum vorbereiten
2 Personen
48
Empfangsteam einweisen
2 Personen
49
Besucher empfangen
4 Personen
50
Programmhefte verteilen
2 Personen
51
Jacken entgegennehmen
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
53
Türen zu Beginn schließen
2 Personen
54
Konzert ankündigen
55
Licht während des Konzerts bedienen
56
Lautstärke während des Konzerts überwachen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Pausengetränke servieren
4 Personen
59
Besucher zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
60
Künstler betreuen
61
Abschlusswort sprechen
62
Besucher verabschieden
3 Personen
63
Jacken zurückgeben
2 Personen
64
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

65
Instrumente sicher einpacken
3 Personen
66
Tonanlage abbauen
2 Personen
67
Beleuchtung ausschalten
68
Geschirr sammeln
3 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Kaffeepunkt abbauen
2 Personen
71
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
72
Tische wieder aufstellen
2 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Kirchensaal reinigen
3 Personen
75
Toiletten reinigen
2 Personen
76
Dekoration entfernen
2 Personen
77
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Künstler auszahlen
79
Fundgegenstände bearbeiten
80
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
KlappischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 6
NotenpulteAnz. 12

Ausstattung

Digitalpiano
Keyboardständer
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
DI-BoxenAnz. 2
Monitorlautsprecher
XLR-KabelAnz. 8
InstrumentenkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 10
Gaffer TapeAnz. 4
NotenständerleuchtenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
Verlängerungskabel für die BeleuchtungAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
GläserAnz. 120
TortenplattenAnz. 90
TeelöffelAnz. 90
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
BrotzangenAnz. 4
ScherenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 6
KerzenAnz. 24
Gläserne WindlichterAnz. 12
TischnummernAnz. 6
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Staubsauger
PutztücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Konzerttermin erst fest, wenn der Kirchenraum verfügbar ist, und reserviere ihn anschließend verbindlich. Frage dabei nach Auf- und Abbauzeiten sowie nach der zulässigen Bestuhlung.
Hole die technischen Anforderungen der Künstler mindestens 4 bis 6 Wochen vorher ein. Bei Klavier, Digitalpiano, Mikrofonen und Lautsprechern muss vorab klar sein, was vorhanden ist und wer den Aufbau übernimmt.
Prüfe Repertoire, Aufführungsrechte und nötige Genehmigungen, bevor du das Programmheft drucken lässt. Plane für Änderungen mindestens eine Korrekturschleife und bestelle die Hefte erst nach der finalen Freigabe.
Kontrolliere Kirchenheizung, Beleuchtung und Notausgänge spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Bei einer kalten Kirche brauchen Besucher außerdem eine klare Information zur Raumtemperatur und zum Einlass.
Teile Empfang, Anmeldung und Einlass auf mindestens 2 Personen auf, wenn mehr als 50 Gäste erwartet werden. Öffne das Online-Anmeldeformular frühzeitig und erfasse Ernährungswünsche, falls anschließend Catering oder ein Empfang geplant ist.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Kirchenkonzert organisieren?: Starte idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Raum, Künstler und Programm sollten zuerst feststehen; Technik, Einladungen und Genehmigungen folgen spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin.
Was muss man bei einem Konzert in der Kirche technisch prüfen?: Kläre mindestens 4 Wochen vorher Stromanschlüsse, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Kabelwege und die Position der Notenpulte. Prüfe außerdem, ob ein Klavier oder Digitalpiano benötigt wird und wer es bereitstellt.
Wie viele Helfer braucht man für ein Kirchenkonzert?: Für bis zu 50 Gäste reichen meist 2 Helfer für Empfang und Einlass. Bei größeren Gruppen solltest du zusätzlich 1 bis 2 Personen für Saal, Technik oder Programmhefte einteilen.
Wann sollte man Programmhefte drucken lassen?: Drucke die Programmhefte erst, wenn Programm, Namen und Reihenfolge endgültig bestätigt sind, idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Konzert. So bleibt noch Zeit, Druckfehler zu korrigieren und die benötigte Stückzahl anzupassen.

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