Einen Kennenlernabend Schritt für Schritt organisieren

Ein Kennenlernabend gelingt, wenn Ablauf, Räume und Teilnehmerzahlen früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Programm fest, reserviere die benötigten Säle und öffne danach die Anmeldung. Sobald die Rückmeldungen vorliegen, kannst du Ernährungswünsche, Namensschilder, Catering und Sitzordnung verlässlich planen. Besonders häufig werden Technik, Zugänge und die letzte Vorbereitung am Veranstaltungstag zu spät geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Räume und Säle reservieren
3
Abend-Layout erstellen
2 Personen
4
Programm an die Mitarbeiter senden
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Anmeldungen bestätigen
11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
12
Präsentationen sammeln
13
Präsentationen prüfen
2 Personen
14
Besichtigungsroute festlegen
2 Personen
15
Aktivitäten pro Raum festlegen
3 Personen
16
Catering bestellen
17
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
18
Technik testen
2 Personen
19
Schlüssel und Zugang organisieren
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
3 Personen
23
Infopakete zusammenstellen
3 Personen
24
Namensschilder sortieren
2 Personen
25
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
26
Empfangstheke einrichten
2 Personen
27
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
28
Buffet vorbereiten
3 Personen
29
Infomaterial auslegen
2 Personen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Wegweiser aufstellen
2 Personen
32
Raumaktivitäten vorbereiten
6 Personen
33
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
34
Garderobe einrichten
2 Personen
35
Toiletten kontrollieren
2 Personen
36
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
37
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
38
Briefing für Rundgangsleiter geben
4 Personen
39
Briefing für das Aktivitätsteam geben
6 Personen

Event

40
Gäste empfangen
4 Personen
41
Anmeldungen abhaken
2 Personen
42
Namensschilder ausgeben
2 Personen
43
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
44
Snacks servieren
3 Personen
45
Eröffnung präsentieren
2 Personen
46
Führungen begleiten
6 Personen
47
Informationspunkte besetzen
8 Personen
48
Schnupperstunden betreuen
6 Personen
49
Fragen der Eltern beantworten
4 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Buffet auffüllen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten zwischendurch kontrollieren
54
Fotomoment begleiten
2 Personen
55
Abschluss ankündigen
56
Gäste verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

57
Geschirr sammeln
3 Personen
58
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
59
Geräte ausschalten
2 Personen
60
Dekoration entfernen
3 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
62
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Räume reinigen
4 Personen
65
Toiletten reinigen
2 Personen
66
Empfangstresen leerräumen
2 Personen
67
Fundsachen sammeln
68
Türen und Fenster kontrollieren
2 Personen
69
Schlüssel zurückbringen
70
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Dankesnachricht versenden
73
Offene Fragen beantworten
2 Personen
74
Fotos mit den Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
WassergläserAnz. 120
TellerAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 100
ServierbesteckAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 12
MilchkannenAnz. 6
ZuckerschälchenAnz. 6
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopsAnz. 4
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
PräsentationsfernbedienungenAnz. 3
LadekabelAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
SpeisekartenAnz. 12
Fotowand
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 3

Catering

Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KühlwannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KüchenzangenAnz. 8
OfenhandschuheAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
TischlampenAnz. 8

Präsentation

WhiteboardsAnz. 4
FlipchartsAnz. 4
Flipchart-PapierAnz. 8
MarkerAnz. 24
StifteAnz. 50
InformationsmappenAnz. 120
NamensschilderAnz. 140
BadgehalterAnz. 120
A4-DruckpapierAnz. 2
WegweiserAnz. 20
PfeilaufkleberAnz. 40
KlemmbretterAnz. 12
UmschlägeAnz. 150

Aktivitäten

PuzzlesAnz. 6
SpielmaterialienAnz. 6
BastelsetsAnz. 8
SchürzenAnz. 12
MessbänderAnz. 4
BälleAnz. 12

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
WarnbandAnz. 2
PlattformwagenAnz. 2

Garderobe

KleiderbügelAnz. 150
Nummern für die GarderobeAnz. 150
GarderobentaschenAnz. 4

Tipps

Plane das Programm vor der Einladung und teile es den Mitarbeitenden rechtzeitig mit. Für Präsentationen und Besichtigungen sollten feste Zeiten und Räume feststehen, bevor die Anmeldungen starten.
Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Kennenlernabend, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche an das Catering weitergeben kannst. Bestätige die Anmeldungen anschließend gesammelt.
Lege die Route durch die Räume fest und bestimme pro Raum eine Aktivität. So entstehen beim Wechsel keine unnötigen Wartezeiten und die benötigten Tische, Stühle oder Hocker lassen sich passend aufstellen.
Prüfe Präsentationen, Projektoren, Leinwände, Mikrofone, Lautsprecher und HDMI-Kabel mindestens einen Tag vorher. Denke auch an Verlängerungskabel, Ladekabel und Präsentationsfernbedienungen.
Bereite Namensschilder, Infopakete, gekühlte Getränke und Snacks am Vortag vor. Organisiere Schlüssel und Zugang spätestens am Veranstaltungstag vor dem Aufbau, damit der Einlass nicht von einer einzelnen Person abhängt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kennenlernabend organisieren?: Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Die Einladungen sollten mindestens drei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du die Teilnehmerzahl planen kannst.
Wann sollte die Anmeldung für einen Kennenlernabend geschlossen werden?: Schließe das Anmeldeformular etwa fünf bis sieben Tage vor dem Abend. So bleiben dir mehrere Werktage, um Anmeldungen zu prüfen, Ernährungswünsche zu erfassen und das Catering anzupassen.
Was muss man bei der Technik für einen Kennenlernabend prüfen?: Teste spätestens am Vortag jeden Projektor, jede Leinwand, jedes Mikrofon und die Lautsprecher mit den tatsächlichen Präsentationen. Plane außerdem mindestens ein passendes HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Ladekabel ein.
Wann bereitet man Namensschilder und Infopakete vor?: Sortiere beides am Vortag nach der bestätigten Teilnehmerliste. Halte zusätzlich einige leere Namensschilder bereit, falls kurzfristig noch Personen dazukommen oder ein Schild verloren geht.

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