Zo organiseer je een kathedraalconcert

Begin met de kathedraal en de concertdatum; die bepalen vrijwel alle volgende afspraken. Leg daarna het programma vast, contracteer de musici en plan repetities in de ruimte. Regel vergunningen, verzekering en techniek voordat je kaartverkoop en promotie opent. In de laatste weken verschuift de aandacht naar publieksinformatie, stoelindeling, toegankelijkheid, bewegwijzering en een praktische controle van instrumenten en bladmuziek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum vastleggen
2 personen
2
Kathedraal bevestigen
3
Programma samenstellen
3 personen
4
Musici contracteren
2 personen
5
Repetitietijden vastleggen
2 personen
6
Vergunningen controleren
7
Verzekering controleren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Online kaartverkoop openen
2 personen
10
Promotietekst publiceren
2 personen
11
Affiches verspreiden
3 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Catering reserveren
15
Stoelindeling bepalen
2 personen
16
Toegankelijkheid controleren
2 personen
17
Vluchtroutes controleren
2 personen
18
EHBO-afspraken vastleggen
19
Programma laten drukken
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Publieksinformatie mailen
22
Routeborden maken
2 personen
23
Techniek reserveren
24
Instrumentenlijst controleren
2 personen
25
Bladmuziek verzamelen
2 personen
26
Cateringboodschappen doen
2 personen
27
Programma's sorteren
2 personen
28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
29
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

30
Instrumenten ontvangen
3 personen
31
Laad- en loszone vrijhouden
2 personen
32
Podiumvloer afzetten
3 personen
33
Musiciopstelling plaatsen
4 personen
34
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
35
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Verlichting testen
2 personen
38
Programma's klaarleggen
2 personen
39
Decoratie ophangen
3 personen
40
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
41
Koffiepunt inrichten
3 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Hapjes voorbereiden
3 personen
44
Toiletten controleren
2 personen
45
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
46
Deuren en bewegwijzering plaatsen
2 personen
47
Publieksontvangst bemannen
4 personen
48
Programma's uitdelen
2 personen
49
Laatkomers begeleiden
2 personen
50
Concertopening aankondigen
51
Pauzedranken serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Publieksvragen opvangen
2 personen
55
Afsluiting aankondigen
56
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
57
Instrumenten inpakken
4 personen
58
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
59
Servies verzamelen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen

Nazorg

61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
63
Locatie vegen
3 personen
64
Toiletten schoonmaken
2 personen
65
Geleende materialen labelen
2 personen
66
Apparatuur terugbrengen
2 personen
67
Instrumenten retourneren
3 personen
68
Afval afvoeren
2 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Restanten koelen
2 personen
71
Voorraad opbergen
2 personen
72
Locatie eindinspecteren
2 personen
73
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klapstoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 8
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidspreker
DI-boxaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 18
Dirigentenlessenaar
Lessenaarklemlichtenaantal 18
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
LED-kaarsenaantal 24

Servies

Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 160
Theeglazenaantal 40
Gebaksbordenaantal 160
Koffielepelsaantal 160
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 12
Maatbekersaantal 3

Decoratie

Stoffen tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Krijtbordenaantal 4
Papiertapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de eerste repetitie niet pas vlak voor het concert. Leg alle repetitietijden vast nadat het programma en de beschikbaarheid van de musici zijn bevestigd, zodat je de akoestiek en opstelling in de kathedraal kunt testen.
Open de online kaartverkoop pas wanneer capaciteit, stoelindeling en toegankelijke plaatsen duidelijk zijn. Controleer ook hoe je aanmeldingen, dieetwensen en publieksvragen bijhoudt.
Reserveer techniek op basis van de opstelling, niet op gevoel. Controleer vooraf draadloze microfoons, mengpaneel, luidsprekers, monitorluidspreker, DI-box, kabelmatten en reservebatterijen.
Maak de publieksroute uiterlijk een week voor het concert concreet. Plaats routeborden, controleer vluchtroutes en spreek af wie de ontvangstbalie, garderobe, kaartcontrole en EHBO-afspraken beheert.
Laat programma’s en publieksinformatie op tijd drukken en mailen. Controleer daarnaast of muzieklessenaars, dirigentenlessenaar, lessenaarklemlichten, stoelen en verlichting klaarstaan voordat de musici binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kathedraalconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met het vastleggen van de kathedraal en de datum. Reserveer daarna musici en techniek; vergunningen, verzekering en kaartverkoop volgen zodra het programma voldoende vaststaat.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een kathedraalconcert starten?: Open de kaartverkoop meestal 8 tot 12 weken voor het concert. Zorg daarvoor dat de capaciteit, stoelindeling, toegankelijke plaatsen en annuleringsinformatie zijn gecontroleerd.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kathedraalconcert?: Plan minimaal 4 uur voor stoelen, lessenaars, verlichting, geluidsapparatuur en bewegwijzering. Voeg extra tijd toe als er een volledige soundcheck en repetitie in de kathedraal nodig zijn.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor de catering?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie ongeveer 10 dagen voor het concert. Geef het definitieve aantal daarna door aan de catering en label eventuele aangepaste porties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.