Organiser un concert dans une cathédrale : la bonne méthode

Un concert dans une cathédrale se prépare d’abord avec le lieu, puis avec la musique et les contraintes techniques. La réverbération, les horaires de répétition, les autorisations et les issues de secours doivent être vérifiées avant d’ouvrir la billetterie. Prévoyez ensuite l’accueil du public, la répartition des sièges et les besoins des musiciens. Ce déroulé évite de découvrir trop tard qu’un équipement ne convient pas à l’acoustique ou que le programme imprimé est incomplet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du concert
2 personnes
2
Fixer la cathédrale
3
Établir le programme
3 personnes
4
Recruter des musiciens
2 personnes
5
Fixer les horaires de répétition
2 personnes
6
Vérifier les autorisations
7
Vérifier l’assurance
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir la billetterie en ligne
2 personnes
10
Publier le texte promotionnel
2 personnes
11
Distribuer les affiches
3 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Réserver le catering
15
Définir la répartition des sièges
2 personnes
16
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
17
Vérifier les issues de secours
2 personnes
18
Fixer les dispositions de premiers secours
19
Faire imprimer le programme
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Envoyer les informations au public par e-mail
22
Créer les panneaux de direction
2 personnes
23
Réserver la technique
24
Vérifier la liste des instruments
2 personnes
25
Rassembler les partitions
2 personnes
26
Faire les courses du catering
2 personnes
27
Trier les programmes
2 personnes
28
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
29
Stocker le catering au frais
2 personnes

Événement

30
Recevoir les instruments
3 personnes
31
Garder la zone de chargement et de déchargement libre
2 personnes
32
Balisage du plancher de la scène
3 personnes
33
Installer la disposition des musiciens
4 personnes
34
Installer les pupitres
3 personnes
35
Raccorder le matériel audio
2 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Tester l’éclairage
2 personnes
38
Préparer les programmes
2 personnes
39
Installer la décoration
3 personnes
40
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
41
Mettre en place le point café
3 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Vérifier les toilettes
2 personnes
45
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
46
Installer les portes et la signalétique
2 personnes
47
Assurer l’accueil du public
4 personnes
48
Distribuer les programmes
2 personnes
49
Accompagner les retardataires
2 personnes
50
Annoncer l'ouverture du concert
51
Servir les boissons de pause
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Répondre aux questions du public
2 personnes
55
Annoncer la clôture
56
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
57
Emballer les instruments
4 personnes
58
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes

Suivi

61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
63
Balayer le lieu
3 personnes
64
Nettoyer les toilettes
2 personnes
65
Étiqueter le matériel emprunté
2 personnes
66
Rapporter le matériel
2 personnes
67
Retourner les instruments
3 personnes
68
Évacuer les déchets
2 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Réfrigérer les restes
2 personnes
71
Ranger les stocks
2 personnes
72
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
73
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pliantesqté 160
Tables pliantesqté 8
Accueil
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceinte de monitoring
Boîtier DIqté 2
Pupitres de musiqueqté 18
Pupitre de chef d’orchestre
Lampes de pince pour pupitreqté 18
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Bougies LEDqté 24

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 160
Verres à théqté 40
Assiettes à gâteauqté 160
Cuillères à caféqté 160
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 3

Décoration

Chemins de table en tissuqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 4
Ruban de papierqté 6
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date et la cathédrale, puis demandez rapidement les règles du lieu : horaires d’accès, emplacement des musiciens, autorisations nécessaires et conditions d’assurance. Gardez une confirmation écrite avant d’engager les autres prestataires.
Fixez le programme avant de recruter tous les musiciens et prévoyez des répétitions dans la cathédrale. Une répétition sur place permet de régler les microphones, les haut-parleurs, les retours et l’éclairage selon la réverbération réelle.
N’ouvrez la billetterie qu’après avoir défini la capacité et la répartition des sièges. Vérifiez aussi l’accessibilité, les cheminements et les issues de secours afin que le plan de salle transmis au public corresponde à la configuration installée.
Faites contrôler la liste technique avec les musiciens : pupitres, partitions, microphones, pieds, câbles, multiprises, passe-câbles et piles. Prévoyez les lampes de pupitre et une enceinte de monitoring si la distance entre les interprètes rend les repères difficiles.
Envoyez les informations pratiques au public quelques jours avant le concert et préparez l’accueil en avance. Les panneaux de direction, les badges, le programme imprimé, les sièges et le vestiaire sont souvent oubliés jusqu’à la dernière heure.

Questions fréquentes

Quand réserver une cathédrale pour un concert ?: Réservez-la dès que la date et le programme commencent à se préciser, idéalement plusieurs mois avant le concert. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les autorisations, l’assurance, les horaires de répétition et les contraintes d’installation.
Combien de répétitions prévoir dans une cathédrale ?: Prévoyez au moins une répétition complète sur place, en plus des répétitions musicales habituelles. Bloquez une plage suffisamment longue pour tester l’acoustique, les microphones, les retours, l’éclairage et les déplacements du public.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert dans une cathédrale ?: Ouvrez-la seulement après validation de la capacité, du plan de sièges et des conditions d’accès. Faites-le plusieurs semaines avant le concert pour laisser le temps de publier les informations, distribuer les affiches et traiter les inscriptions.
Que faut-il envoyer au public avant le concert ?: Envoyez un e-mail quelques jours avant avec l’adresse, l’horaire, les modalités d’entrée, le placement, l’accessibilité et les consignes utiles. Indiquez aussi l’heure d’ouverture des portes afin d’éviter un afflux juste avant le début.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.