Cómo organizar un concierto en una catedral
Un concierto en una catedral exige coordinar música, patrimonio, público y logística en el mismo espacio. Empieza fijando la fecha y confirmando la catedral antes de contratar músicos o publicar entradas. Después cierra el programa, los ensayos, los permisos, el seguro y la parte técnica. El plan también cubre la venta y comunicación al público, la distribución de sillas, la accesibilidad, la evacuación y el servicio de recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha del concierto
2 personas
- 2
Confirmar Cathedral
- 3
Elaborar el programa
3 personas
- 4
Contratar a los músicos
2 personas
- 5
Fijar los horarios de ensayo
2 personas
- 6
Comprobar permisos
- 7
Comprobar el seguro
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Abrir la venta de entradas online
2 personas
- 10
Publicar el texto promocional
2 personas
- 11
Distribuir carteles
3 personas
- 12
Gestionar inscripciones
2 personas
- 13
Recoger preferencias dietéticas
- 14
Reservar el catering
- 15
Definir la distribución de las sillas
2 personas
- 16
Comprobar la accesibilidad
2 personas
- 17
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
- 18
Establecer acuerdos de primeros auxilios
- 19
Imprimir el programa
- 20
Preparar acreditaciones
2 personas
- 21
Enviar información al público por correo
- 22
Crear señales de ruta
2 personas
- 23
Reservar técnica
- 24
Comprobar la lista de instrumentos
2 personas
- 25
Recoger partituras
2 personas
- 26
Ir a comprar para el catering
2 personas
- 27
Clasificar los programas
2 personas
- 28
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 29
Guardar el catering en frío
2 personas
Evento
- 30
Recibir los instrumentos
3 personas
- 31
Mantener libre la zona de carga y descarga
2 personas
- 32
Delimitar el suelo del escenario
3 personas
- 33
Montar la disposición de los músicos
4 personas
- 34
Colocar los atriles
3 personas
- 35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 36
Probar los micrófonos
2 personas
- 37
Probar la iluminación
2 personas
- 38
Preparar los programas
2 personas
- 39
Colgar la decoración
3 personas
- 40
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 41
Montar el punto de café
3 personas
- 42
Enfriar las bebidas
2 personas
- 43
Preparar aperitivos
3 personas
- 44
Comprobar los baños
2 personas
- 45
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
- 46
Colocar puertas y señalización
2 personas
- 47
Atender la recepción del público
4 personas
- 48
Repartir programas
2 personas
- 49
Guiar a los que llegan tarde
2 personas
- 50
Anunciar la apertura del concierto
- 51
Servir bebidas del descanso
4 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Servir aperitivos
3 personas
- 54
Atender preguntas del público
2 personas
- 55
Anunciar el cierre
- 56
Guiar al público hacia la salida
3 personas
- 57
Empacar instrumentos
4 personas
- 58
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 59
Recoger la vajilla
3 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
Seguimiento
- 61
Retirar la decoración
3 personas
- 62
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 63
Barrer el recinto
3 personas
- 64
Limpiar los baños
2 personas
- 65
Etiquetar los materiales prestados
2 personas
- 66
Devolver el equipo
2 personas
- 67
Devolver instrumentos
3 personas
- 68
Retirar los residuos
2 personas
- 69
Lavar la vajilla
3 personas
- 70
Refrigerar los sobrantes
2 personas
- 71
Guardar el inventario
2 personas
- 72
Inspección final del recinto
2 personas
- 73
Gestionar la fianza y las llaves
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas plegablescant. 160
- Mesas plegablescant. 8
- Mostrador de recepción
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 8
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Altavoz de monitor
- Caja DIcant. 2
- Atriles de músicacant. 18
- Atril del director
- Lámparas de pinza para pupitrecant. 18
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Pilas AAcant. 24
- Pilas AAAcant. 24
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 3
- Velas LEDcant. 24
Vajilla
- Vasos para aguacant. 180
- Tazas de cafécant. 160
- Vasos de técant. 40
- Platos para postrecant. 160
- Cucharillas de cafécant. 160
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarras medidorascant. 3
Decoración
- Caminos de mesa de telacant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
- Pizarrascant. 4
- Cinta de papelcant. 6
- Bridascant. 100
Limpieza
- Aspiradora
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma la catedral antes de anunciar el concierto: pide por escrito los horarios disponibles, las condiciones de montaje y las restricciones para sonido, iluminación y velas LED. Deja cerrada también la hora de entrada del equipo técnico.
- Cierra el programa antes de contratar todo el apoyo técnico. Con el repertorio definido puedes comprobar la lista de instrumentos, recoger las partituras, reservar atriles, lámparas de pupitre, micrófonos, mesa de mezclas, altavoces y monitores sin improvisar el día del concierto.
- Trabaja con dos horarios distintos: uno para los ensayos y otro para el público. Envía la información de acceso por correo varios días antes e indica cuándo abrirán las puertas, dónde estará la recepción y cómo llegar a los asientos accesibles.
- Revisa el recorrido del público dentro de la catedral, no solo la sala de concierto. Comprueba las rutas de evacuación, coloca señales de ruta y postes separadores, y confirma que la distribución de sillas deja libres los pasos y las salidas.
- Haz una prueba técnica completa antes de la apertura de puertas. Comprueba cables, regletas, alargadores, alfombrillas, pilas AA y AAA, focos LED y niveles de sonido; las piezas pequeñas suelen ser las que faltan cuando ya han llegado músicos y público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en una catedral?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar la catedral, contratar músicos, revisar permisos y seguro, preparar la venta de entradas y coordinar ensayos y técnica.
- ¿Cuándo hay que comprobar los permisos y el seguro del concierto?
- Hazlo inmediatamente después de confirmar la catedral y, como mínimo, 6 semanas antes del concierto. No publiques el evento ni abras la venta hasta saber qué autorizaciones y coberturas son necesarias.
- ¿Cuándo se debe montar y probar el sonido?
- Reserva el montaje técnico al menos 3 horas antes de la llegada del público y deja 60 minutos para una prueba completa. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, monitor, cajas DI y alimentación eléctrica.
- ¿Cuándo enviar la información al público?
- Envía un primer correo entre 5 y 7 días antes y un recordatorio 24 horas antes. Incluye la hora de apertura, el acceso, la ubicación de la recepción, la accesibilidad y cualquier indicación sobre sillas o evacuación.
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