Zo organiseer je een kasteelconcert

Een kasteelconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen artiesten en stoelen regelen. Begin met de concertdatum, beschikbare kasteelruimtes en vergunningen; daarna leg je artiesten, programma en techniek vast. Houd rekening met de akoestiek, beperkte laad- en lostijden en de route voor bezoekers. In de laatste weken verschuift de aandacht naar kaartverkoop, dieetwensen, garderobe, parkeren en een duidelijk draaiboek voor ontvangst en veiligheid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum bevestigen
2
Kasteelruimtes vastleggen
3
Vergunningen controleren
4
Auteursrechten regelen
5
Verzekering controleren
6
Artiesten bevestigen
2 personen
7
Programma samenstellen
2 personen
8
Repertoire en tijden vastleggen
2 personen
9
Technische wensen verzamelen
2 personen
10
Geluidstechniek reserveren
11
Pianostemming reserveren
12
Catering reserveren
13
Toiletvoorzieningen reserveren
14
Parkeerplaatsen afstemmen
2 personen
15
Beveiliging regelen
16
EHBO-materiaal controleren
17
Uitnodigingen versturen
2 personen
18
Programma online publiceren
19
Aanmeldingen verwerken
2 personen
20
Dieetwensen verzamelen
21
Kaartverkoop controleren
2 personen
22
Gastenlijst afdrukken
23
Naambadges voorbereiden
2 personen
24
Routebeschrijving maken
25
Parkeerborden maken
2 personen
26
Programmafolders drukken
2 personen
27
Artiesteninformatie versturen
28
Vrijwilligers inplannen
2 personen
29
Briefing voorbereiden
30
Weersverwachting controleren
31
Boodschappen doen
3 personen
32
Decoratie ophalen
2 personen
33
Techniek ophalen
2 personen

Event

34
Locatie openen
2 personen
35
Leveringen ontvangen
2 personen
36
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
37
Podium opbouwen
4 personen
38
Stoelen opstellen
4 personen
39
Tafels opstellen
3 personen
40
Garderobe inrichten
2 personen
41
Entreebalie inrichten
2 personen
42
Decoratie ophangen
3 personen
43
Verlichting plaatsen
3 personen
44
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
45
Microfoons aansluiten
2 personen
46
Instrumenten plaatsen
3 personen
47
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
48
Programmafolders klaarleggen
2 personen
49
Dranken koud zetten
2 personen
50
Hapjes voorbereiden
3 personen
51
Koffie en thee zetten
2 personen
52
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
53
Toiletten controleren
2 personen
54
Parkeerroute bewegwijzeren
2 personen
55
Vrijwilligers instrueren
2 personen
56
Artiesten ontvangen
2 personen
57
Kaarten controleren
2 personen
58
Gasten ontvangen
4 personen
59
Garderobe bemannen
2 personen
60
Welkomstwoord verzorgen
61
Concert begeleiden
3 personen
62
Dranken serveren
3 personen
63
Dranken bijvullen
2 personen
64
Hapjes serveren
3 personen
65
Buffet schoonhouden
2 personen
66
Toiletten tussentijds controleren
67
Pauze aankondigen
68
Tweede concertdeel starten
2 personen
69
Afscheid aankondigen
70
Gasten uitgeleiden
3 personen
71
Garderobe afronden
2 personen
72
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

73
Apparatuur uitschakelen
2 personen
74
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
75
Geluidsinstallatie afbreken
4 personen
76
Podium afbreken
4 personen
77
Stoelen opruimen
4 personen
78
Tafels opruimen
3 personen
79
Decoratie verwijderen
3 personen
80
Garderobe opruimen
2 personen
81
Servies afwassen
3 personen
82
Afval verzamelen
3 personen
83
Locatie schoonmaken
4 personen
84
Toiletten schoonmaken
2 personen
85
Verloren voorwerpen verzamelen
86
Kasteel afsluiten
2 personen
87
Materialen inventariseren
2 personen
88
Huurmaterialen retourneren
2 personen
89
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
90
Artiesten uitbetalen
91
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrap
Podiumrokkenaantal 4
Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Entreetafelaantal 2
Barkrukkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Dessertbordenaantal 180
Koffielepelsaantal 120
Vorkenaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Muzieklessenaarsaantal 16
Pianokruk
Piano
Kassa
Pinapparaat
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 10
Kaarsenaantal 40
Kaarsenhoudersaantal 20
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de concertdatum en kasteelruimtes eerst vast. Controleer meteen welke ruimtes geschikt zijn voor podiumdelen, stoelen, garderoberekken en catering, zodat je later niet hoeft te schuiven met de publieksindeling.
Vraag technische wensen vroeg op bij alle artiesten. Reserveer geluidstechniek, microfoons, microfoonstatieven, DI-boxen en een pianostemming voordat de agenda van leveranciers volloopt; test de opstelling vóór de repetitie.
Plan de publieksstromen apart van het concertprogramma. Maak route- en parkeerinformatie, stem parkeerplaatsen af en plaats parkeerborden; bezoekers die het kasteel niet kennen, moeten vanaf aankomst weten waar entree, garderobe en zaal zijn.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen, niet pas bij de cateringdeadline. Tel daarnaast wijnglazen, waterglazen, koffiekopjes en servies per ontvangst- en pauzemoment, zodat je niet tijdens het concert hoeft bij te bestellen.
Maak in de laatste week één controlelijst voor ontvangst en veiligheid. Controleer de gastenlijst, naambadges, EHBO-materiaal, kabelmatten, verlengkabels en stekkerdozen en spreek af wie artiesten, techniek en bezoekers op locatie opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kasteelconcert organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met de datum, kasteelruimtes, vergunningen, auteursrechten en artiesten. Reserveer techniek, catering en pianostemming zodra het programma en de technische wensen bekend zijn.
Welke vergunningen heb je nodig voor een kasteelconcert?: Dat hangt af van de locatie, het aantal bezoekers, geluid en catering. Controleer dit direct na het vastleggen van de kasteelruimtes en plan minimaal één controlemoment vóór de uitnodigingen en kaartverkoop starten.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een kasteelconcert?: Reserveer op de concertdag meerdere uren voor podium, stoelen, geluid, bekabeling, verlichting en een soundcheck. Plan daarnaast een aparte repetitietijd, zodat technische aanpassingen niet samenvallen met de ontvangst van gasten.
Wanneer moet je de catering voor een kasteelconcert regelen?: Leg de catering vast zodra de verwachte bezoekersaantallen en pauzemomenten bekend zijn. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en bevestig aantallen, servies en serveermateriaal uiterlijk vóór de laatste voorbereidingsweek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.