Cómo organizar un concierto en un castillo

Organizar un concierto en un castillo requiere coordinar dos cosas a la vez: la experiencia artística y las limitaciones de un edificio histórico. Empieza por fijar la fecha y reservar los espacios; después tramita permisos, seguro y derechos de autor antes de confirmar todos los servicios. Cuando el programa y las necesidades técnicas estén cerrados, podrás contratar sonido, afinación del piano, aseos, catering, aparcamiento y seguridad. Deja para el final las invitaciones, acreditaciones y señales, pero no la prueba técnica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del concierto
2
Reservar espacios del castillo
3
Comprobar permisos
4
Gestionar los derechos de autor
5
Comprobar el seguro
6
Confirmar a los artistas
2 personas
7
Elaborar el programa
2 personas
8
Registrar el repertorio y los horarios
2 personas
9
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
10
Reservar equipo de sonido
11
Reservar afinación de piano
12
Reservar el catering
13
Reservar instalaciones de aseo
14
Coordinar los aparcamientos
2 personas
15
Organizar la seguridad
16
Comprobar el material de primeros auxilios
17
Enviar invitaciones
2 personas
18
Publicar el programa en línea
19
Gestionar inscripciones
2 personas
20
Recoger preferencias dietéticas
21
Comprobar la venta de entradas
2 personas
22
Imprimir la lista de invitados
23
Preparar acreditaciones
2 personas
24
Hacer indicaciones de ruta
25
Hacer señales de aparcamiento
2 personas
26
Imprimir los folletos del programa
2 personas
27
Enviar la información de los artistas
28
Programar voluntarios
2 personas
29
Preparar la sesión informativa
30
Comprobar el pronóstico del tiempo
31
Hacer la compra
3 personas
32
Recoger la decoración
2 personas
33
Recoger el equipo técnico
2 personas

Evento

34
Abrir la ubicación
2 personas
35
Recibir entregas
2 personas
36
Despejar el espacio del escenario
3 personas
37
Montar el escenario
4 personas
38
Colocar las sillas
4 personas
39
Montar mesas
3 personas
40
Montar el guardarropa
2 personas
41
Montar el mostrador de entrada
2 personas
42
Colgar la decoración
3 personas
43
Instalar la iluminación
3 personas
44
Montar el sistema de sonido
4 personas
45
Conectar los micrófonos
2 personas
46
Colocar los instrumentos
3 personas
47
Realizar la prueba de sonido
3 personas
48
Preparar folletos del programa
2 personas
49
Enfriar las bebidas
2 personas
50
Preparar aperitivos
3 personas
51
Preparar café y té
2 personas
52
Montar el bufé de catering
3 personas
53
Comprobar los baños
2 personas
54
Señalizar la ruta de aparcamiento
2 personas
55
Instruir a los voluntarios
2 personas
56
Recibir a los artistas
2 personas
57
Comprobar los mapas
2 personas
58
Recibir a los invitados
4 personas
59
Atender el guardarropa
2 personas
60
Dar la bienvenida
61
Acompañar el concierto
3 personas
62
Servir las bebidas
3 personas
63
Rellenar las bebidas
2 personas
64
Servir aperitivos
3 personas
65
Mantener limpio el buffet
2 personas
66
Comprobar los baños periódicamente
67
Anunciar el descanso
68
Iniciar la segunda parte del concierto
2 personas
69
Anunciar la despedida
70
Despedir a los invitados
3 personas
71
Terminar el guardarropa
2 personas
72
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

73
Apagar el equipo
2 personas
74
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
75
Desmontar el sistema de sonido
4 personas
76
Desmontar el escenario
4 personas
77
Recoger sillas
4 personas
78
Recoger las mesas
3 personas
79
Retirar la decoración
3 personas
80
Ordenar el guardarropa
2 personas
81
Lavar la vajilla
3 personas
82
Recoger la basura
3 personas
83
Limpiar el lugar
4 personas
84
Limpiar los baños
2 personas
85
Recoger objetos perdidos
86
Cerrar el castillo
2 personas
87
Inventariar materiales
2 personas
88
Devolver el material alquilado
2 personas
89
Guardar el stock restante
2 personas
90
Pagar a los artistas
91
Recopilar facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Escalera del escenario
Faldas de escenariocant. 4
Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Mesa de entradacant. 2
Taburetes de barcant. 8

Vajilla

Copas de vinocant. 180
Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 120
Bandejascant. 120
Platos de postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 120
Tenedorescant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Soportes para altavocescant. 4
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Atriles de músicacant. 16
Taburete de piano
Piano
Caja registradora
Máquina de sellado
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Linternas a pilascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 10
Velascant. 40
Portavelascant. 20
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 6

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, los espacios y los permisos. Comprueba también el seguro y los derechos de autor antes de anunciar el concierto: cualquier cambio posterior puede afectar al programa y a los contratos.
Pide a cada artista sus necesidades técnicas por escrito y consolídalas en un único documento. Incluye entradas, micrófonos, soportes, cajas DI, atriles, cables y la posición de los altavoces para que el montaje no se improvise.
Programa el montaje y la prueba de sonido con horas concretas, no solo con una fecha. Reserva tiempo adicional para tender cables, colocar alfombrillas y comprobar que el equipo funciona en las salas del castillo.
Planifica la llegada del público como una operación aparte. Coordina aparcamientos, prepara indicaciones de ruta y señales, y decide quién controlará la lista de invitados, las acreditaciones y las inscripciones en la entrada.
Cierra pronto los detalles de atención al público: catering, preferencias dietéticas, aseos y distribución de mesas y sillas. Confirma las cantidades al menos una semana antes y lleva una lista impresa de invitados el día del concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en un castillo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si el programa es sencillo. Reserva más margen si necesitas permisos específicos, varios artistas, venta de entradas o equipamiento técnico complejo.
¿Qué permisos hacen falta para dar un concierto en un castillo?: Depende del edificio y del municipio, pero debes comprobar al menos el uso del espacio, los requisitos de seguridad y los derechos de autor. Haz esta revisión antes de publicar la fecha, idealmente con 6 a 8 semanas de margen.
¿Cuándo hay que cerrar el programa y el repertorio?: Procura cerrar el programa y registrar el repertorio y los horarios entre 3 y 4 semanas antes. Así puedes publicar la información, preparar acreditaciones y entregar al equipo técnico una versión estable.
¿Cuánto tiempo necesita el montaje y la prueba de sonido?: Reserva como mínimo 4 horas para montar el escenario, colocar altavoces y micrófonos, tender cables y hacer la prueba. Añade tiempo si hay piano, varios cambios de formación o espacios acústicamente difíciles.

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