Organiser un concert au château, étape par étape

Un concert au château se prépare d’abord comme un projet de lieu : la date, les salles disponibles et les autorisations conditionnent tout le reste. Ensuite, verrouillez les artistes, le programme et les horaires avant de réserver le son, l’accordage du piano et le catering. Les points souvent oubliés arrivent à la fin : stationnement, sanitaires, sécurité, inscriptions et signalétique. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du concert
2
Réserver les salles du château
3
Vérifier les autorisations
4
Gérer les droits d’auteur
5
Vérifier l’assurance
6
Confirmer les artistes
2 personnes
7
Établir le programme
2 personnes
8
Fixer le programme et les horaires
2 personnes
9
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
10
Réserver le matériel sonore
11
Réserver l’accordage du piano
12
Réserver le catering
13
Réserver les sanitaires
14
Coordonner les places de parking
2 personnes
15
Organiser la sécurité
16
Vérifier le matériel de premiers secours
17
Envoyer les invitations
2 personnes
18
Publier le programme en ligne
19
Traiter les inscriptions
2 personnes
20
Recueillir les besoins alimentaires
21
Vérifier la billetterie
2 personnes
22
Imprimer la liste des invités
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Rédiger l’itinéraire
25
Faire des panneaux de stationnement
2 personnes
26
Imprimer les brochures du programme
2 personnes
27
Envoyer les informations sur les artistes
28
Planifier les bénévoles
2 personnes
29
Préparer le briefing
30
Vérifier les prévisions météo
31
Faire les courses
3 personnes
32
Récupérer la décoration
2 personnes
33
Récupérer le matériel technique
2 personnes

Événement

34
Ouvrir le lieu
2 personnes
35
Réception des livraisons
2 personnes
36
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
37
Monter la scène
4 personnes
38
Installer les chaises
4 personnes
39
Installer les tables
3 personnes
40
Aménager le vestiaire
2 personnes
41
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
42
Installer la décoration
3 personnes
43
Installer l’éclairage
3 personnes
44
Installer le système de sonorisation
4 personnes
45
Brancher les microphones
2 personnes
46
Installer les instruments
3 personnes
47
Effectuer la vérification du son
3 personnes
48
Préparer les brochures du programme
2 personnes
49
Mettre les boissons au frais
2 personnes
50
Préparer les en-cas
3 personnes
51
Préparer le café et le thé
2 personnes
52
Monter le buffet traiteur
3 personnes
53
Vérifier les toilettes
2 personnes
54
Balisage de l’itinéraire de stationnement
2 personnes
55
Briefer les bénévoles
2 personnes
56
Accueillir les artistes
2 personnes
57
Contrôler les billets
2 personnes
58
Accueillir les invités
4 personnes
59
Tenir le vestiaire
2 personnes
60
Assurer le mot de bienvenue
61
Encadrer le concert
3 personnes
62
Servir les boissons
3 personnes
63
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
64
Servir des amuse-bouches
3 personnes
65
Maintenir le buffet propre
2 personnes
66
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
67
Annoncer la pause
68
Lancer la deuxième partie du concert
2 personnes
69
Annoncer le départ
70
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
71
Finaliser le vestiaire
2 personnes
72
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

73
Éteindre l’équipement
2 personnes
74
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
75
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
76
Démonter la scène
4 personnes
77
Ranger les chaises
4 personnes
78
Dégager les tables
3 personnes
79
Retirer la décoration
3 personnes
80
Ranger le vestiaire
2 personnes
81
Faire la vaisselle
3 personnes
82
Rassembler les déchets
3 personnes
83
Nettoyer le lieu
4 personnes
84
Nettoyer les toilettes
2 personnes
85
Rassembler les objets perdus
86
Fermer le château
2 personnes
87
Inventorier le matériel
2 personnes
88
Retourner les matériels de location
2 personnes
89
Ranger le stock restant
2 personnes
90
Payer les artistes
91
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escalier de podium
Jupes de podiumqté 4
Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Table d’accueilqté 2
Tabourets de barqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettes à dessertqté 180
Cuillères à caféqté 120
Fourchettesqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 4
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 16
Tabouret de piano
Piano
Caisse
Terminal de paiement
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 10
Bougiesqté 40
Bougeoirsqté 20
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et réserver les salles du château, puis vérifiez les autorisations, l’assurance et les droits d’auteur avant d’annoncer le concert. Prévoyez cette vérification plusieurs semaines à l’avance.
Fixez le programme et les horaires avant de commander le matériel sonore. Demandez à chaque artiste ses besoins techniques, notamment les microphones, boîtiers DI, pupitres et branchements électriques.
Ne limitez pas la préparation au plateau : prévoyez aussi les chaises, les tables d’accueil, les portants et les cintres pour les artistes. Faites un plan d’implantation afin de vérifier les circulations et les issues.
Traitez séparément l’arrivée du public : billetterie, inscriptions, liste des invités, badges, itinéraire et panneaux de stationnement doivent être prêts avant le jour J. Les indications de parking sont souvent oubliées jusqu’à l’arrivée des premiers invités.
Réservez assez tôt le catering, les sanitaires, le parking et la sécurité. Pour le service, comptez les verres, tasses, assiettes et couverts selon le nombre attendu, avec une marge d’environ 10 % pour éviter les ruptures.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert au château ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour coordonner les autorisations, les artistes, le programme, la technique et l’accueil. Un délai plus long est préférable si le château impose des validations particulières ou si la billetterie est ouverte au public.
Quand réserver le matériel sonore pour un concert ?: Réservez-le dès que le programme et les besoins techniques des artistes sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Faites valider la console, les haut-parleurs, les microphones, les pieds, les câbles et les rallonges par la personne responsable du son.
Combien de temps prévoir pour les balances ?: Bloquez au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour installer la scène, brancher le matériel et effectuer les balances. Ajoutez du temps si plusieurs formations se succèdent ou si un piano doit être accordé sur place.
Quand envoyer les invitations pour un concert au château ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant le concert et demandez une réponse au plus tard 7 jours avant. Vous pourrez alors finaliser la liste des invités, les besoins alimentaires, les badges et la disposition des places.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.