Ein Schlosskonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Schlosskonzert müssen künstlerische Planung, historische Räume und Veranstaltungstechnik früh zusammenpassen. Beginnen Sie mit Datum, nutzbaren Schlossräumen und den nötigen Genehmigungen, bevor Sie Künstler oder Catering endgültig buchen. Danach folgen Programm, Ton, Klavierstimmung, Gästeführung und Sicherheitsdetails. Der häufigste Fehler ist, Technik, Parkplätze und Toiletten erst kurz vor dem Konzert abzustimmen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konzertdatum bestätigen
2
Schlossräume festlegen
3
Genehmigungen prüfen
4
Urheberrechte regeln
5
Versicherung prüfen
6
Künstler bestätigen
2 Personen
7
Programm zusammenstellen
2 Personen
8
Repertoire und Zeiten festlegen
2 Personen
9
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
10
Tontechnik reservieren
11
Klavierstimmung reservieren
12
Catering reservieren
13
Toiletteneinrichtungen reservieren
14
Parkplätze abstimmen
2 Personen
15
Sicherheitsdienst organisieren
16
Erste-Hilfe-Material prüfen
17
Einladungen verschicken
2 Personen
18
Programm online veröffentlichen
19
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
20
Ernährungswünsche erfassen
21
Kartenverkauf prüfen
2 Personen
22
Gästeliste drucken
23
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
24
Wegbeschreibung erstellen
25
Parkschilder erstellen
2 Personen
26
Programmhefte drucken
2 Personen
27
Künstlerinformationen versenden
28
Freiwillige einplanen
2 Personen
29
Briefing vorbereiten
30
Wettervorhersage prüfen
31
Einkaufen gehen
3 Personen
32
Dekoration abholen
2 Personen
33
Technik abholen
2 Personen

Event

34
Location öffnen
2 Personen
35
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
36
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
37
Bühne aufbauen
4 Personen
38
Stühle aufstellen
4 Personen
39
Tische aufstellen
3 Personen
40
Garderobe einrichten
2 Personen
41
Eingangstresen einrichten
2 Personen
42
Dekoration aufhängen
3 Personen
43
Beleuchtung anbringen
3 Personen
44
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
45
Mikrofone anschließen
2 Personen
46
Instrumente aufstellen
3 Personen
47
Soundcheck durchführen
3 Personen
48
Programmhefte auslegen
2 Personen
49
Getränke kalt stellen
2 Personen
50
Snacks vorbereiten
3 Personen
51
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
52
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
53
Toiletten kontrollieren
2 Personen
54
Parkroute ausschildern
2 Personen
55
Freiwillige einweisen
2 Personen
56
Künstler empfangen
2 Personen
57
Karten kontrollieren
2 Personen
58
Gäste empfangen
4 Personen
59
Garderobe besetzen
2 Personen
60
Begrüßungswort übernehmen
61
Konzert begleiten
3 Personen
62
Getränke servieren
3 Personen
63
Getränke nachfüllen
2 Personen
64
Snacks servieren
3 Personen
65
Buffet sauber halten
2 Personen
66
Toiletten zwischendurch kontrollieren
67
Pause ankündigen
68
Zweiten Teil des Konzerts beginnen
2 Personen
69
Abschied ankündigen
70
Gäste verabschieden
3 Personen
71
Garderobe abschließen
2 Personen
72
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

73
Geräte ausschalten
2 Personen
74
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
75
Beschallungsanlage abbauen
4 Personen
76
Bühne abbauen
4 Personen
77
Stühle aufräumen
4 Personen
78
Tische aufräumen
3 Personen
79
Dekoration entfernen
3 Personen
80
Garderobe aufräumen
2 Personen
81
Geschirr abwaschen
3 Personen
82
Abfall sammeln
3 Personen
83
Location reinigen
4 Personen
84
Toiletten reinigen
2 Personen
85
Fundsachen sammeln
86
Schloss abschließen
2 Personen
87
Materialien inventarisieren
2 Personen
88
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
89
Restbestand einlagern
2 Personen
90
Künstler auszahlen
91
Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
Bühnentreppe
BühnenröckeAnz. 4
StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
EmpfangstischAnz. 2
BarhockerAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
DesserttellerAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 120
GabelnAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 4
DI-BoxenAnz. 4
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
NotenpulteAnz. 16
Klavierhocker
Klavier
Kasse
Kartenterminal
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 10
KerzenAnz. 40
KerzenhalterAnz. 20
Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie zuerst die Schlossräume und den Ablauf fest. Prüfen Sie dabei, wie viele Stühle, Stehtische und Bühnenelemente tatsächlich hineinpassen und wo Empfang, Garderobe und Bar stehen sollen.
Sammeln Sie die technischen Anforderungen jedes Künstlers schriftlich und reservieren Sie Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel frühzeitig. Planen Sie zusätzlich Zeit für Aufbau, Soundcheck und die Klavierstimmung ein.
Klären Sie Genehmigungen, Urheberrechte und Versicherung, bevor Einladungen oder der Kartenverkauf starten. So müssen Sie Programm, Kapazität oder Veranstaltungsort nicht später ändern.
Planen Sie die Anreise genauso konkret wie das Konzert selbst: Stimmen Sie Parkplätze ab, erstellen Sie eine Wegbeschreibung und stellen Sie Parkschilder auf. Drucken Sie Gästeliste und Namensschilder spätestens am Vortag.
Erfassen Sie Ernährungswünsche mit der Anmeldung und geben Sie die endgültige Personenzahl rechtzeitig an das Catering weiter. Für den Empfang sollten Weingläser, Wassergläser, Kaffeetassen und Serviergeschirr vor dem Einlass vollständig bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schlosskonzert planen?: Beginnen Sie mindestens sechs Monate vorher mit Datum, Räumen, Künstlern und Genehmigungen. Technik, Catering und Toiletteneinrichtungen sollten spätestens acht bis zwölf Wochen vor dem Konzert reserviert sein.
Wann muss die Tontechnik für ein Schlosskonzert gebucht werden?: Buchen Sie die Tontechnik etwa acht Wochen vor dem Termin, sobald Programm und Besetzung feststehen. Der Soundcheck sollte am Konzerttag mindestens zwei Stunden vor dem Einlass beginnen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau im Schloss?: Rechnen Sie für Bühne, Stühle, Empfang, Kabel und Beschilderung mindestens drei Stunden ein. Bei Klavier, umfangreicher Tontechnik oder mehreren Künstlern sind vier bis fünf Stunden realistischer.
Wann sollte man Einladungen für ein Schlosskonzert verschicken?: Versenden Sie die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vor dem Konzert. Setzen Sie den Anmeldeschluss auf ungefähr zehn bis vierzehn Tage vorher, damit Gästeliste, Namensschilder und Catering finalisiert werden können.

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