Zo organiseer je een kasteelbruiloft zonder losse eindjes

Bij een kasteelbruiloft leg je eerst de datum, het kasteel en de ceremonieruimte vast. Daarna bepaal je met je gastenlijst en budget hoeveel ruimte er is voor diner, fotografie, muziek en aankleding. Werk vervolgens toe naar één definitief draaiboek waarin ceremonie, ontvangst, diner en feest op elkaar aansluiten. De meeste problemen ontstaan doordat dieetwensen, tafelindeling, muziek en leveranciers pas in de laatste weken worden afgestemd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Trouwdatum vastleggen
2 personen
2
Kasteel reserveren
2 personen
3
Ceremonieruimte reserveren
2 personen
4
Dinerlocatie reserveren
2 personen
5
Gastenlijst opstellen
2 personen
6
Budget vastleggen
2 personen
7
Trouwambtenaar reserveren
8
Fotograaf reserveren
9
Muziek voor ceremonie kiezen
2 personen
10
Muziek voor feest kiezen
2 personen
11
Uitnodigingen bestellen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Ceremonieprogramma maken
2 personen
16
Draaiboek uitschrijven
2 personen
17
Menu definitief maken
2 personen
18
Taart bestellen
19
Bloemen bestellen
20
Decoratie kiezen
2 personen
21
Tafelindeling maken
2 personen
22
Plaatskaartjes maken
2 personen
23
Menukaarten maken
2 personen
24
Ceremoniemuziek controleren
2 personen
25
Feestmuziek controleren
2 personen
26
Leveringen bevestigen
27
Gastenlijst bijwerken
28
Definitieve aantallen doorgeven
29
Routebeschrijving versturen
30
Parkeerinformatie versturen
31
Leveranciers bellen
32
Toespraken verzamelen
33
Noodcontacten printen
34
Boodschappenlijst controleren
2 personen
35
Boodschappen doen
2 personen
36
Dranken koelen
2 personen
37
Bloemen ophalen
2 personen
38
Taart ophalen
2 personen
39
Decoratie sorteren
2 personen
40
Trouwkleding klaarleggen
2 personen
41
Ceremonieruimte controleren
2 personen
42
Ontvangstruimte openen
2 personen
43
Tafels opstellen
4 personen
44
Stoelen plaatsen
4 personen
45
Ceremoniestoelen plaatsen
3 personen
46
Tafels dekken
4 personen
47
Plaatskaartjes neerzetten
2 personen
48
Menukaarten neerzetten
2 personen
49
Bloemstukken plaatsen
2 personen
50
Versiering ophangen
4 personen
51
Lichtkettingen ophangen
3 personen
52
Muziek aansluiten
2 personen
53
Microfoon testen
2 personen
54
Dranken klaarzetten
3 personen
55
Hapjes voorbereiden
4 personen
56
Buffet voorbereiden
4 personen
57
Taart opstellen
2 personen
58
Gastenboek klaarleggen
59
Programma klaarleggen
60
Leveranciers ontvangen
2 personen
61
Laatste ruimtecontrole doen
2 personen

Event

62
Gasten verwelkomen
3 personen
63
Gasten naar ceremonie begeleiden
3 personen
64
Ceremonie begeleiden
2 personen
65
Muziek tijdens ceremonie verzorgen
66
Welkomstdrank serveren
3 personen
67
Hapjes serveren
3 personen
68
Groepsfoto begeleiden
2 personen
69
Dranken bijvullen
2 personen
70
Diner uitserveren
5 personen
71
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
72
Tafels afruimen
4 personen
73
Toespraak aankondigen
74
Taart aansnijden
2 personen
75
Taart serveren
3 personen
76
Koffie en thee serveren
3 personen
77
Feestmuziek verzorgen
78
Dansvloer vrijhouden
79
Late hapjes serveren
2 personen
80
Afscheidsgasten begeleiden
2 personen

Nazorg

81
Afval verzamelen
3 personen
82
Servies verzamelen
4 personen
83
Glazen verzamelen
3 personen
84
Tafels afbreken
4 personen
85
Stoelen afbreken
4 personen
86
Decoratie verwijderen
4 personen
87
Apparatuur uitschakelen
2 personen
88
Keuken schoonmaken
3 personen
89
Toiletten schoonmaken
2 personen
90
Vloeren schoonmaken
3 personen
91
Locatie eindcontroleren
2 personen
92
Verloren voorwerpen verzamelen
93
Overgebleven eten verpakken
2 personen
94
Huurmaterialen sorteren
2 personen
95
Huurmaterialen retourneren
2 personen
96
Decoratiematerialen opbergen
2 personen
97
Leveranciersfacturen controleren
98
Gevonden spullen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Ceremoniestoelenaantal 90
Statafelsaantal 6
Bruiloftstafel
Stoelhoezenaantal 90
Tafellinnenaantal 13
Garderoberekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 100

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Waterglazenaantal 110
Wijnglazenaantal 110
Champagneglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Gebaksvorkjesaantal 100
Dinnermessenaantal 100
Dinner- en dessertvorkenaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 20
Waterkaraffenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen voor taartaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Vazenaantal 20
Kaarsenhoudersaantal 30
Stompkaarsenaantal 30
Led-theelichtenaantal 80
Welkomstbord
Gastenboek
Pennen voor gastenboekaantal 6
Plaatskaartjesaantal 90
Menukaartenaantal 90
Programmafoldersaantal 100
Ringkussen
Achtergronddoek
Ballonnenbogenaantal 2
Lintenaantal 10
Fotolijstenaantal 8

Verlichting

Lichtkettingenaantal 8
Led-lantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Afspeelkabelsaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4

Keuken

Koksmesaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koekenpannenaantal 3
Kookpannenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Keukenthermometersaantal 2
Foliehoudersaantal 2
Taartmes
Taartstandaard

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Blikbrengersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Koekjesplankenaantal 6
Broodmandenaantal 8
Buffetwarmersaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koelelementenaantal 20
Serveerschortenaantal 8
Boodschappen

Tips

Leg eerst datum, kasteel, ceremonieruimte en dinerlocatie vast. Controleer direct welke ruimtes, tijden, meubilair en voorzieningen bij de reservering horen, zodat je later geen ronde tafels, ceremoniestoelen of garderoberekken tekortkomt.
Maak de gastenlijst vóór je het budget en de tafelindeling definitief maakt. Houd naast het aantal gasten ook rekening met dieetwensen en een aparte plaats voor bijvoorbeeld de bruiloftstafel, buffettafels en statafels.
Verstuur uitnodigingen ruim vóór de definitieve planning en verwerk de aanmeldingen doorlopend. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele weken voor de bruiloft, zodat menu, dinerborden, glazen en serveerbestek op tijd kunnen worden afgestemd.
Schrijf het draaiboek niet alleen voor het bruidspaar, maar ook voor leveranciers en helpers. Zet per onderdeel een begintijd, verantwoordelijke en overdrachtsmoment neer, inclusief ceremonieprogramma, muziekcontroles, taartmoment en overgang naar het feest.
Bestel decoratie en tafelpapier pas nadat de tafelindeling vaststaat. Tel per gedekte tafel de benodigde tafellopers, vazen, kaarsenhouders, kaarsen, menukaarten en plaatskaartjes; controleer daarnaast of champagneglazen, koffiekopjes en gebaksvorkjes beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kasteelbruiloft plannen?: Begin idealiter 12 tot 18 maanden vooraf met de trouwdatum en het kasteel. Reserveer daarna zo snel mogelijk de ceremonieruimte, dinerlocatie, trouwambtenaar, fotograaf en muziek.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een kasteelbruiloft?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 maanden voor de bruiloft. Vraag een uiterste aanmelddatum van 8 tot 10 weken vooraf, zodat je dieetwensen, menu en tafelindeling tijdig kunt afronden.
Wanneer maak je het draaiboek van een kasteelbruiloft?: Maak een eerste versie 8 tot 10 weken vooraf en werk die in de laatste 2 weken bij. Neem tijden, contactpersonen, muziek, ceremonie, diner, taart en feest op één document op.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de tafelindeling?: Plan de tafelindeling zodra de meeste aanmeldingen binnen zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Controleer die opnieuw 1 week voor de bruiloft en pas daarna plaatskaartjes en menukaarten aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.