Cómo organizar una boda en un castillo sin perder el control

Una boda en un castillo combina varias zonas y proveedores: ceremonia, cena, fiesta, fotografía y alojamiento o guardarropa según el lugar. Empieza fijando la fecha y reservando el castillo, la sala de ceremonias y el espacio de la cena antes de elegir detalles. Después cierra presupuesto, invitados y proveedores, y deja por escrito quién controla cada parte durante el día. Este orden evita que la música, el menú o la decoración se decidan demasiado tarde.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha de la boda
2 personas
2
Reservar el castillo
2 personas
3
Reservar la sala de ceremonias
2 personas
4
Reservar el lugar para la cena
2 personas
5
Elaborar la lista de invitados
2 personas
6
Fijar el presupuesto
2 personas
7
Reservar al oficiante de la boda
8
Reservar fotógrafo
9
Elegir la música para la ceremonia
2 personas
10
Elegir la música para la fiesta
2 personas
11
Pedir invitaciones
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Gestionar inscripciones
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Preparar el programa de la ceremonia
2 personas
16
Redactar el plan de trabajo
2 personas
17
Definir el menú
2 personas
18
Pedir tarta
19
Encargar flores
20
Elegir la decoración
2 personas
21
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
22
Hacer tarjetas de sitio
2 personas
23
Hacer menús
2 personas
24
Controlar la música de la ceremonia
2 personas
25
Controlar la música de la fiesta
2 personas
26
Confirmar entregas
27
Actualizar la lista de invitados
28
Comunicar los números definitivos
29
Enviar indicaciones
30
Enviar la información de aparcamiento
31
Llamar a los proveedores
32
Recopilar discursos
33
Imprimir los contactos de emergencia
34
Comprobar la lista de la compra
2 personas
35
Hacer la compra
2 personas
36
Enfriar bebidas
2 personas
37
Recoger flores
2 personas
38
Recoger la tarta
2 personas
39
Clasificar la decoración
2 personas
40
Preparar la ropa de boda
2 personas
41
Comprobar la sala de ceremonia
2 personas
42
Abrir la zona de recepción
2 personas
43
Montar mesas
4 personas
44
Colocar las sillas
4 personas
45
Colocar las sillas de la ceremonia
3 personas
46
Poner la mesa
4 personas
47
Colocar los carteles de mesa
2 personas
48
Colocar los menús
2 personas
49
Colocar arreglos florales
2 personas
50
Colgar la decoración
4 personas
51
Colgar las guirnaldas de luces
3 personas
52
Conectar la música
2 personas
53
Probar el micrófono
2 personas
54
Preparar las bebidas
3 personas
55
Preparar aperitivos
4 personas
56
Preparar el buffet
4 personas
57
Colocar la tarta
2 personas
58
Preparar el libro de firmas
59
Preparar el programa
60
Recibir a los proveedores
2 personas
61
Hacer la revisión final del espacio
2 personas

Evento

62
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
63
Acompañar a los invitados a la ceremonia
3 personas
64
Coordinar la ceremonia
2 personas
65
Encargarse de la música durante la ceremonia
66
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
67
Servir aperitivos
3 personas
68
Coordinar la foto de grupo
2 personas
69
Rellenar las bebidas
2 personas
70
Servir la cena
5 personas
71
Servir comidas especiales
2 personas
72
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
73
Anunciar el discurso
74
Cortar la tarta
2 personas
75
Servir la tarta
3 personas
76
Servir café y té
3 personas
77
Proporcionar música festiva
78
Mantener libre la pista de baile
79
Servir aperitivos tardíos
2 personas
80
Acompañar a los asistentes de despedida
2 personas

Seguimiento

81
Recoger la basura
3 personas
82
Recoger la vajilla
4 personas
83
Recoger los vasos
3 personas
84
Desmontar las mesas
4 personas
85
Desmontar las sillas
4 personas
86
Retirar la decoración
4 personas
87
Apagar el equipo
2 personas
88
Limpiar la cocina
3 personas
89
Limpiar los baños
2 personas
90
Limpiar los suelos
3 personas
91
Hacer la revisión final del lugar
2 personas
92
Recoger objetos perdidos
93
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
94
Clasificar los materiales de alquiler
2 personas
95
Devolver el material alquilado
2 personas
96
Guardar los materiales de decoración
2 personas
97
Comprobar las facturas de proveedores
98
Devolver los objetos encontrados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 10
Mesas de buffetcant. 3
Sillas de la ceremoniacant. 90
Mesas altascant. 6
Mesa de boda
Fundas para sillascant. 90
Manteleríacant. 13
Percheroscant. 2
Perchas para el guardarropacant. 100

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 90
Vasos para aguacant. 110
Copas de vinocant. 110
Copas de champáncant. 100
Tazas de cafécant. 90
Tenedores de postrecant. 100
Cuchillos de mesacant. 100
Cubiertos de cena y de postrecant. 100
Cucharillascant. 100
Cubiertos de serviciocant. 20
Jarras de aguacant. 12
Jarras de cafécant. 6
Bandejas de servircant. 20
Bandejas para servir tartacant. 4

Decoración

Manteles runnerscant. 10
Jarronescant. 20
Portavelascant. 30
Velas de pilarcant. 30
Velas LEDcant. 80
Cartel de bienvenida
Libro de visitas
Bolígrafos para el libro de firmascant. 6
Tarjetas de mesacant. 90
Cartas del menúcant. 90
Folletos del programacant. 100
Cojín para anillos
Lona de fondo
Arcos de globoscant. 2
Cintascant. 10
Marcos de fotoscant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Cables de reproduccióncant. 4
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 4

Cocina

Cuchillo de chefcant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Sartenescant. 3
Ollas de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 8
Termómetros de cocinacant. 2
Portarrollos de filmcant. 2
Cuchillo para tarta
Soporte para tartas

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 3
Portavelascant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Cepillos para fregarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Bandejas de galletascant. 6
Cestas de pancant. 8
Calientaplatoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Delantales de serviciocant. 8
Compras

Consejos

Reserva primero los espacios que definen el día: castillo, sala de ceremonias y lugar de la cena. Hazlo antes de pedir invitaciones, porque cualquier cambio de horario afecta al programa y a los desplazamientos de los invitados.
Trabaja con un presupuesto dividido por partidas y revísalo cada semana. Separa desde el principio ceremonia, cena, música, fotografía, flores, tarta, decoración y alquiler de mobiliario y vajilla.
Envía las invitaciones con margen suficiente para recoger las inscripciones y las preferencias dietéticas. Cierra la lista de asistentes al menos 4 semanas antes de la boda para poder confirmar menú, distribución de mesas, tarjetas de sitio y menús.
No dejes la distribución de las mesas para la última semana. Cuando tengas las confirmaciones, asigna las mesas redondas y prepara también la mesa de boda, las mesas de buffet y las mesas altas si forman parte del montaje.
Prepara un plan de trabajo con horarios y responsables para la ceremonia, la cena y la fiesta. Incluye quién controla la música de cada parte, cuándo llegan las flores y la tarta, y cuándo se colocan manteles, fundas, copas, velas y jarrones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar un castillo para una boda?: Empieza a consultar fechas entre 12 y 18 meses antes, sobre todo si la boda será en temporada alta. No cierres otros proveedores hasta confirmar por escrito la disponibilidad del castillo y de las salas que usarás.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de una boda en un castillo?: Envíalas aproximadamente 3 meses antes de la boda y pide que las confirmaciones lleguen 4 semanas antes. Así tendrás tiempo para cerrar las preferencias dietéticas, el menú y la distribución de las mesas.
¿Cuándo se prepara el plano de mesas de una boda?: Haz un primer borrador cuando tengas la lista provisional y ciérralo entre 3 y 4 semanas antes, al terminar las confirmaciones. Después prepara las tarjetas de sitio y los menús según el número final de invitados.
¿Qué hay que coordinar el día de una boda en un castillo?: Coordina como mínimo los cambios entre ceremonia, cena y fiesta, además de la llegada de flores, tarta, fotógrafo y música. Entrega el plan de trabajo a una persona responsable al menos 7 días antes para que pueda resolver horarios y proveedores sin recurrir a los novios.

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