Zo organiseer je een kantoorbezoek zonder losse eindjes
Begin een kantoorbezoek niet met koffie en stoelen, maar met bezoekers, programma en toegang. Verstuur eerst de uitnodigingen en verzamel aanmeldingen en dieetwensen. Werk daarna de route en vergaderruimtes uit, regel catering en toegang en test alle techniek ruim vóór de ontvangst. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangstbalie, herkenbare naambadges, routeborden en een programma dat ook werkt als iemand te laat binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Bezoekerslijst opstellen
- 5
Parkeerinformatie versturen
- 6
Vergaderruimtes reserveren
- 7
Catering reserveren
- 8
Toegang voor bezoekers regelen
- 9
Programma en route uitwerken
- 10
Naambadges voorbereiden
- 11
Presentatie controleren
- 12
Beeldschermen testen
- 13
Geluidsapparatuur testen
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Dranken koelen
- 16
Hapjes voorbereiden
2 personen
- 17
Buffetonderdelen klaarzetten
2 personen
- 18
Tafels opstellen
3 personen
- 19
Stoelen opstellen
2 personen
- 20
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 21
Naambadges klaarleggen
- 22
Routeborden ophangen
2 personen
- 23
Versiering ophangen
2 personen
- 24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 25
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
- 26
Licht en temperatuur controleren
Event
- 27
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
- 28
Bezoekers registreren
2 personen
- 29
Koffie en thee serveren
2 personen
- 30
Rondleiding begeleiden
2 personen
- 31
Presentatie verzorgen
- 32
Vragenronde begeleiden
- 33
Borrelhapjes serveren
2 personen
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Buffet openen
2 personen
- 36
Buffet aanvullen
2 personen
- 37
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 38
Koffie en thee bijvullen
- 39
Dessert serveren
2 personen
- 40
Bezoekers uitchecken
Nazorg
- 41
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 42
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
- 43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 44
Servies afwassen
2 personen
- 45
Ruimtes schoonmaken
2 personen
- 46
Apparatuur uitschakelen
- 47
Versiering verwijderen
2 personen
- 48
Geleende spullen retourneren
- 49
Overgebleven eten opbergen
- 50
Bezoekerslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 40
- Tafelsaantal 6
- Ontvangsttafel
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Drinkglazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerschalenaantal 10
- Serveertangenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Koelboxenaantal 3
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoon
- Draagbare speaker
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Decoratie
- Tafelkleedaantal 6
- Naamkaartjesaantal 40
- Naambadgehoudersaantal 40
- Routebordenaantal 8
- Ballonnenaantal 30
- Bloemstukkenaantal 4
- Plakbandaantal 3
- Schaaraantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de bezoekersstroom vóór je de ruimtes indeelt. Leg vast waar bezoekers binnenkomen, waar ze hun naamBadge ophalen en hoe ze van de ontvangst naar de vergaderruimtes lopen; hang routeborden uiterlijk vóór de eerste gast op.
- Verstuur parkeerinformatie en toegangsdetails samen met de uitnodiging. Controleer de bezoekerslijst minstens één werkdag vooraf en geef de receptie of beveiliging dezelfde definitieve versie.
- Regel dieetwensen zodra iemand zich aanmeldt en geef het definitieve aantal aan de cateraar enkele werkdagen vóór het bezoek door. Zet aangepaste hapjes herkenbaar apart, zodat ze niet tussen het algemene buffet verdwijnen.
- Test presentatie, beeldscherm, beamer, geluidsapparatuur en microfoon niet alleen op stroom, maar ook met de laptop en de bestanden die je gebruikt. Doe die controle minimaal één dag vooraf en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
- Richt de ontvangst en catering af voordat bezoekers arriveren: naambadges, badgehouders, koffie, thee, water, glazen, kopjes, borden en bestek moeten op hun plek staan. Zet warme dranken pas kort voor ontvangst klaar en koel dranken vooraf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een kantoorbezoek organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, programma en reserveringen. Controleer bezoekerslijst, dieetwensen, toegang en techniek uiterlijk 1 werkdag voor het bezoek.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een kantoorbezoek klaar te zetten?
- Reken op 2 tot 3 uur voor het opstellen van tafels en stoelen, ontvangstbalie, catering, routeborden en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste rondgang vlak vóór binnenkomst.
- Wanneer moet je catering voor een kantoorbezoek bestellen?
- Reserveer catering zodra het programma en het verwachte aantal bezoekers duidelijk zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Geef het definitieve aantal en dieetwensen uiterlijk enkele werkdagen van tevoren door.
- Wat moet je controleren op de dag vóór een kantoorbezoek?
- Controleer de bezoekerslijst, toegang, route, vergaderruimtes, presentatie, beeldschermen, beamer, microfoon en geluidsapparatuur. Leg ook naambadges, routeborden en benodigdheden voor koffie, thee en buffet klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!