Einen Bürobesuch strukturiert organisieren

Ein Bürobesuch gelingt, wenn du zuerst die Besucherzahl und den Ablauf festlegst und danach Räume, Zutritt, Catering und Technik koordinierst. Beginne mit Einladungen und Anmeldungen, damit Ernährungswünsche, Parkinformationen und Namensschilder rechtzeitig geklärt sind. In der letzten Woche prüfst du Route, Präsentation und Besprechungsräume. Am Veranstaltungstag zählen ein besetzter Empfang, klare Wegweiser und eine getestete Technik – besonders dann, wenn mehrere Räume genutzt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Besucherliste erstellen
5
Parkinformationen versenden
6
Besprechungsräume reservieren
7
Catering reservieren
8
Zutritt für Besucher organisieren
9
Programm und Route ausarbeiten
10
Namensschilder vorbereiten
11
Präsentation prüfen
12
Bildschirme testen
13
Tonanlage testen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Getränke kühlen
16
Snacks vorbereiten
2 Personen
17
Buffetteile bereitstellen
2 Personen
18
Tische aufstellen
3 Personen
19
Stühle aufstellen
2 Personen
20
Empfangstheke einrichten
2 Personen
21
Namensschilder bereitlegen
22
Wegweiser aufhängen
2 Personen
23
Dekoration aufhängen
2 Personen
24
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
25
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
26
Licht und Temperatur prüfen

Event

27
Empfangstheke besetzen
2 Personen
28
Besucher registrieren
2 Personen
29
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
30
Führung begleiten
2 Personen
31
Präsentation übernehmen
32
Fragerunde moderieren
33
Snacks servieren
2 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Buffet eröffnen
2 Personen
36
Buffet auffüllen
2 Personen
37
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
38
Kaffee und Tee nachfüllen
39
Dessert servieren
2 Personen
40
Besucher auschecken

Nachbereitung

41
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
42
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
43
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
44
Geschirr abwaschen
2 Personen
45
Räume reinigen
2 Personen
46
Geräte ausschalten
47
Dekoration entfernen
2 Personen
48
Geliehene Sachen zurückgeben
49
Übrig gebliebenes Essen verstauen
50
Besucherliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 40
TischeAnz. 6
Empfangstisch
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

TrinkgläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
Kabelloses Mikrofon
Tragbarer Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischdeckeAnz. 6
NamensschilderAnz. 40
NamensschildhalterAnz. 40
WegweiserAnz. 8
BallonsAnz. 30
BlumenarrangementsAnz. 4
KlebebandAnz. 3
SchereAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
PutzeimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 6
SpülbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege spätestens 2 bis 3 Wochen vorher eine Besucherliste an und verschicke die Einladungen. Bitte um Zu- oder Absage bis 7 Tage vor dem Termin, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder nicht auf Schätzungen beruhen.
Plane den Zutritt nicht erst am Empfang: Übergib die Besucherliste mindestens 1 Werktag vorher an die zuständige Person und verschicke Parkinformationen spätestens 3 Tage vor dem Besuch.
Teste Präsentation, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher am Vortag mit demselben Laptop und denselben Kabeln. Plane mindestens 30 Minuten Puffer ein, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Bereite den Empfang so vor, dass Besucher in weniger als 2 Minuten Orientierung bekommen: Namensschilder alphabetisch auslegen, einen Empfangstisch aufstellen und Wegweiser an jeder wichtigen Abzweigung anbringen.
Rechne für das erste Besuchsstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Kaffee, Tee, Wasser sowie Snacks vor dem Eintreffen bereit. Kühlboxen und Thermoskannen verhindern, dass Getränke während der Begrüßung warm oder leer werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Bürobesuch planen?: Starte idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Einladungen, Raumreservierung und Catering. Die endgültige Besucherzahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Was muss man bei einem Bürobesuch am Vortag prüfen?: Prüfe am Vortag die Präsentation, Bildschirme, Beamer, Tonanlage und alle benötigten Kabel. Kontrolliere außerdem Route, Wegweiser, Namensschilder sowie die Anordnung von Tischen und Stühlen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Bürobesuch?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person ein, einschließlich Wasser, Kaffee und Tee. Bei einem längeren Besuch ergänzt du den Vorrat für jede weitere Stunde um etwa 1 Getränk pro Person.
Wann sollte das Catering für einen Bürobesuch bestellt werden?: Reserviere das Catering mindestens 7 Tage vorher, bei größeren Gruppen besser 2 Wochen vorher. Sobald die Anmeldefrist endet, gibst du die endgültige Personenzahl und alle Ernährungswünsche weiter.

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