Comment organiser une visite de bureau sans rien oublier
Une visite de bureau réussie se prépare dans un ordre précis : confirmer les visiteurs, sécuriser leur accès, puis organiser les salles, le programme et l’accueil. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les informations de parking et les badges nominatifs. Prévoyez aussi un vrai créneau de test pour la présentation, les écrans et le son, au lieu de tout vérifier à l’arrivée. Le jour J, l’accueil doit être installé avant l’arrivée du premier visiteur.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
- 2
Traiter les inscriptions
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Établir la liste des visiteurs
- 5
Envoyer les infos de parking
- 6
Réserver les salles de réunion
- 7
Réserver le catering
- 8
Organiser l’accès des visiteurs
- 9
Élaborer le programme et l’itinéraire
- 10
Préparer les badges nominatifs
- 11
Vérifier la présentation
- 12
Tester les écrans
- 13
Tester le matériel sonore
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Refroidir les boissons
- 16
Préparer les en-cas
2 personnes
- 17
Installer les éléments du buffet
2 personnes
- 18
Installer les tables
3 personnes
- 19
Installer les chaises
2 personnes
- 20
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 21
Préparer les badges nominatifs
- 22
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
- 23
Suspendre la décoration
2 personnes
- 24
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 25
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
- 26
Vérifier l'éclairage et la température
Événement
- 27
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
- 28
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 29
Servir le café et le thé
2 personnes
- 30
Animer la visite guidée
2 personnes
- 31
Assurer la présentation
- 32
Animer la séance de questions-réponses
- 33
Servir les amuse-bouches
2 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 35
Ouvrir le buffet
2 personnes
- 36
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 37
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 38
Réapprovisionner le café et le thé
- 39
Servir le dessert
2 personnes
- 40
Enregistrer les visiteurs au départ
Suivi
- 41
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
- 42
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 43
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 44
Faire la vaisselle
2 personnes
- 45
Nettoyer les espaces
2 personnes
- 46
Éteindre l’équipement
- 47
Retirer la décoration
2 personnes
- 48
Rendre les articles empruntés
- 49
Ranger les restes de nourriture
- 50
Archiver la liste des visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 40
- Tablesqté 6
- Table d’accueil
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Verres à boireqté 50
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 10
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Glacièresqté 3
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Micro sans fil
- Enceinte portable
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Nappeqté 6
- Badges nominatifsqté 40
- Supports de badges nominatifsqté 40
- Panneaux de directionqté 8
- Ballonsqté 30
- Compositions floralesqté 4
- Ruban adhésifqté 3
- Ciseauxqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Chiffons microfibresqté 6
- Brosses à vaisselleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez 2 à 3 semaines avant la visite par les invitations et les inscriptions. Demandez immédiatement les besoins alimentaires et indiquez une date limite de réponse, idéalement 7 jours avant.
- Finalisez la liste des visiteurs au plus tard 3 jours avant. Envoyez ensuite les informations de parking et d’accès afin que chaque personne sache où se présenter et qui contacter.
- Réservez les salles et le catering dès que le nombre de visiteurs est connu. Gardez une marge d’environ 10 % pour les chaises, les verres et les portions si les inscriptions peuvent encore évoluer.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et l’enceinte au moins 24 heures avant. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : une présentation prête ne sert à rien si le matériel ne peut pas être branché.
- Installez l’accueil, les panneaux de direction et les badges au moins 30 minutes avant l’arrivée prévue. Préparez le café, le thé, les boissons et les en-cas juste avant l’ouverture, puis gardez les boissons au frais jusqu’au service.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il préparer une visite de bureau ?
- Commencez au moins 2 à 3 semaines à l’avance pour envoyer les invitations et réserver les salles. Terminez la liste des visiteurs, l’accès et le catering 3 jours avant, puis faites le test technique la veille.
- Quand demander les besoins alimentaires des visiteurs ?
- Ajoutez la question aux invitations et fixez une date limite environ 7 jours avant la visite. Transmettez ensuite le récapitulatif au catering dès que les réponses sont traitées.
- Quand préparer les badges nominatifs ?
- Préparez-les dès que la liste des visiteurs est stabilisée, idéalement 2 à 3 jours avant. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute ou les accompagnants ajoutés le jour même.
- Combien de temps avant l’arrivée faut-il installer l’accueil ?
- Installez la table d’accueil, les panneaux, les badges et les porte-manteaux au moins 30 minutes avant l’arrivée du premier visiteur. Prévoyez une personne disponible pendant toute la première demi-heure pour gérer les retards et les accès.
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