Cómo organizar una visita a la oficina sin olvidar nada
Organizar una visita a la oficina requiere coordinar personas, espacios y tecnología en el orden correcto. Empieza por confirmar asistentes y preferencias alimentarias; después reserva salas, catering y accesos. En los días previos, prueba la presentación, las pantallas y el sonido, y deja preparado el recorrido. El día de la visita, la recepción, las acreditaciones, las bebidas y la señalización deben estar listos antes de que llegue el primer visitante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Elaborar la lista de visitantes
- 5
Enviar la información de aparcamiento
- 6
Reservar salas de reuniones
- 7
Reservar el catering
- 8
Gestionar el acceso de los visitantes
- 9
Desarrollar el programa y la ruta
- 10
Preparar acreditaciones
- 11
Comprobar la presentación
- 12
Probar las pantallas
- 13
Probar el equipo de sonido
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Enfriar bebidas
- 16
Preparar aperitivos
2 personas
- 17
Preparar las partes del buffet
2 personas
- 18
Montar mesas
3 personas
- 19
Colocar las sillas
2 personas
- 20
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 21
Colocar las acreditaciones
- 22
Colgar los carteles de ruta
2 personas
- 23
Colgar la decoración
2 personas
- 24
Preparar café y té
2 personas
- 25
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
- 26
Comprobar luz y temperatura
Evento
- 27
Atender la recepción
2 personas
- 28
Registrar a los visitantes
2 personas
- 29
Servir café y té
2 personas
- 30
Guiar la visita
2 personas
- 31
Realizar la presentación
- 32
Moderar la ronda de preguntas
- 33
Servir aperitivos
2 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Abrir el buffet
2 personas
- 36
Reponer el bufé
2 personas
- 37
Servir comidas especiales
2 personas
- 38
Reponer café y té
- 39
Servir el postre
2 personas
- 40
Hacer el check-out de los visitantes
Seguimiento
- 41
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 42
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 43
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 44
Lavar la vajilla
2 personas
- 45
Limpiar espacios
2 personas
- 46
Apagar el equipo
- 47
Retirar la decoración
2 personas
- 48
Devolver los objetos prestados
- 49
Guardar la comida sobrante
- 50
Archivar la lista de visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 40
- Mesascant. 6
- Mesa de recepción
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 50
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Neveras portátilescant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbrico
- Altavoz portátil
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Mantelcant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Portanombrescant. 40
- Señales de rutacant. 8
- Globoscant. 30
- Arreglos floralescant. 4
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Paños de microfibracant. 6
- Cepillos para fregarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 5 días antes y usa la lista definitiva para preparar las acreditaciones, informar al aparcamiento y comunicar cualquier restricción dietética al catering.
- Reserva las salas y define el programa con una ruta clara entre recepción, reuniones y zonas de descanso. Coloca las señales de ruta el mismo día, después de montar mesas y sillas, para que no se pierdan durante el montaje.
- Haz una prueba técnica completa 24 horas antes: abre la presentación en el portátil, comprueba el proyector y la pantalla, y prueba el micrófono inalámbrico y el altavoz en la sala donde se utilizarán.
- Prepara la recepción como primer punto operativo: mesa, tarjetas de nombre, portanombres y acceso de visitantes deben estar juntos. Ten también una copia de la lista de visitantes por si alguien llega sin confirmación visible.
- Enfría las bebidas y prepara café, té, vajilla y aperitivos antes de la llegada. Para el montaje, deja al menos 60 minutos sin reuniones programadas para colocar el buffet, las bandejas, las pinzas y la decoración.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita a la oficina?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para confirmar asistentes, reservar salas y contratar el catering. Cierra la lista de visitantes unos 5 días antes y deja la comprobación técnica para el día anterior.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una visita a la oficina?
- Envíalas al menos 14 días antes e incluye horario, aparcamiento, instrucciones de acceso y fecha límite de inscripción. Envía la información final de llegada cuando la lista quede cerrada, aproximadamente 5 días antes.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a una visita a la oficina?
- Comprueba la presentación, las pantallas y el sonido, revisa la ruta y confirma el catering. También conviene separar las acreditaciones, verificar la lista de visitantes y dejar listas las señales que se colocarán al día siguiente.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la recepción y el catering?
- Reserva como mínimo 60 minutos antes de la llegada para montar mesas, sillas, recepción, buffet y señalización. Si hay varias salas o una ruta larga, añade otros 30 minutos para comprobar que todo sea visible y accesible.
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