Een kanoslalomwedstrijd organiseren: van vergunning tot finish

Begin niet met de wedstrijdmaterialen, maar met de locatie, vergunningen en veiligheid. Bevestig eerst het wedstrijdwater, informeer de waterbeheerder en leg vast welke reddingsdienst en officials nodig zijn. Daarna bouw je de deelnemersadministratie, planning en logistiek op: van inschrijfformulier en startlijsten tot parkeerterrein, sanitair en catering. In de laatste week draait alles om controle, sorteren en een duidelijke briefing, zodat op de wedstrijddag niet nog gezocht wordt naar poortophangsets, reservepeddels of routeborden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie bevestigen
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Waterbeheerder informeren
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
6
Officials reserveren
7
Reddingsdienst reserveren
8
Elektriciteit controleren
2 personen
9
Parkeerterrein reserveren
10
Sanitaire voorzieningen reserveren
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Inschrijfformulier publiceren
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Startlijsten opstellen
2 personen
16
Officialsbriefing voorbereiden
17
Vrijwilligers inplannen
2 personen
18
Catering bestellen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Wedstrijdmaterialen controleren
2 personen
21
Wedstrijdnummers sorteren
2 personen
22
Routeborden voorbereiden
2 personen
23
Kano's laden
3 personen
24
Locatie inspecteren
2 personen
25
Paviljoens opbouwen
4 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
27
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
28
Officialsbalie inrichten
2 personen
29
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Geluidsinstallatie testen
2 personen
32
Parcours markeren
4 personen
33
Slalompoorten ophangen
6 personen
34
Start- en finishlijn plaatsen
3 personen
35
Veiligheidsboten positioneren
4 personen
36
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
37
Omroepteksten klaarleggen
38
Vrijwilligers instrueren
3 personen
39
Officials briefen
2 personen

Event

40
Deelnemers registreren
4 personen
41
Startnummers uitgeven
2 personen
42
Materiaalcontrole uitvoeren
3 personen
43
Deelnemersbriefing geven
2 personen
44
Openingswoord verzorgen
45
Eerste manche begeleiden
8 personen
46
Tussenuitslagen verwerken
2 personen
47
Dranken serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Parcours tussentijds controleren
3 personen
51
Tweede manche begeleiden
8 personen
52
Uitslagen controleren
2 personen
53
Warme maaltijd uitserveren
5 personen
54
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
56
Einduitslagen publiceren
2 personen
57
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

58
Kano's uit het water halen
5 personen
59
Slalompoorten afbouwen
6 personen
60
Veiligheidsboten stallen
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Catering opruimen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
66
Paviljoens afbouwen
4 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Wedstrijdresultaten archiveren
71
Deelnemersresultaten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Klaptafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdkano'saantal 20
Reservekano'saantal 4
Kajakpeddelsaantal 24
Reservepeddelsaantal 6
Zwemvestenaantal 30
Helmenaantal 30
Slalompoortenaantal 25
Poortophangsetsaantal 25
Startblokkenaantal 2
Finishdoekenaantal 2
Wedstrijdboeienaantal 20
Reddingslijnenaantal 6
Reddingsbotenaantal 2
Peddelrekkenaantal 4
Transportkarrenaantal 4
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 10
Verkeerskegelsaantal 12
Waterdichte scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Clipboardsaantal 12
Waterdichte notitieblokkenaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Megafoonsaantal 2
Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 8

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-bouwlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsboeienaantal 6
Reddingsdekensaantal 20
Veiligheidslintaantal 8
Brandblussersaantal 4

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Routebordenaantal 12
Podiumbord
Medaillelintenaantal 30
Medaillehoudersaantal 30

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de vergunningen en het veiligheidsplan vroeg in. Vraag de wedstrijdvergunning aan voordat je uitnodigingen verstuurt en leg ook de afspraken met de waterbeheerder en reddingsdienst schriftelijk vast; zonder die bevestigingen kun je de rest van de planning niet betrouwbaar maken.
Werk met vaste sluitingsmomenten voor inschrijving en dieetwensen. Maak daarna de startlijsten en officialsbriefing, zodat officials en vrijwilligers uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd weten waar en wanneer ze worden verwacht.
Controleer elektrisch vermogen op locatie vóór je geluidsinstallatie, printer en laptop inplant. Tel verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks mee en wijs één persoon aan die tijdens de opbouw de stroom en communicatie controleert.
Maak de veiligheidscontrole specifiek voor het waterparcours. Controleer slalompoorten, poortophangsets, startblokken, finishdoeken, reddingslijnen en reddingsboten afzonderlijk; reservekano’s en reservepeddels horen niet pas op de wedstrijddag te worden gezocht.
Plan de opbouw in een vaste volgorde: eerst routeborden, paviljoens en tafels, daarna start- en finishcommunicatie en pas dan de wedstrijdmaterialen. Houd voor de locatie-inspectie een checklist bij en rond die af vóór deelnemers en publiek arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kanoslalomwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en waterbeheerder. Reserveer officials, reddingsdienst, parkeerterrein en sanitair zodra de wedstrijddatum vaststaat; die onderdelen bepalen hoeveel deelnemers je praktisch kunt ontvangen.
Wanneer moet de inschrijving voor een kanoslalomwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd als je nog startlijsten, wedstrijdnummers en dieetwensen moet verwerken. Plan daarna een definitieve controle 2 tot 3 dagen vooraf, zodat wijzigingen niet meer doorwerken in de briefing en catering.
Hoeveel reddingsboten heb je nodig bij een kanoslalomwedstrijd?: Dat aantal hangt af van het parcours, de waterstroming, het deelnemersniveau en je veiligheidsplan; er is geen veilig vast getal voor elke wedstrijd. Leg het aantal vast met de reddingsdienst en keur de opstelling vóór de start goed, inclusief reddingslijnen en communicatie.
Wat moet je de dag voor een kanoslalomwedstrijd controleren?: Controleer minimaal één dag vooraf de startlijsten, wedstrijdnummers, poorten, ophangsets, kano’s, peddels, zwemvesten, helmen en communicatieapparatuur. Doe daarnaast een locatie-inspectie en bevestig opnieuw de aankomsttijd van officials, reddingsdienst en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.