Zo organiseer je een judotoernooi

Begin met de datum, de sporthal en het wedstrijdreglement; die drie bepalen hoeveel deelnemers, matten en officials je nodig hebt. Open daarna de inschrijving en leg meteen een sluitingsdatum vast, zodat je gegevens, startgeld en medische informatie tijdig kunt controleren. Maak pas na de inschrijving de categorieën, poules en het wedstrijdschema. In de laatste week draait alles om materiaal, wedstrijdbladen, medailles en een duidelijke taakverdeling voor de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Sporthal reserveren
3
Wedstrijdreglement bepalen
2 personen
4
Wedstrijdcategorieën indelen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Inschrijfformulier openen
7
Scheidsrechters benaderen
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
12
Startgeld innen
2 personen
13
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
14
Poules en brackets maken
2 personen
15
Medische gegevens controleren
16
Prijzen en medailles bestellen
17
Boodschappenlijst afronden
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Materiaal controleren
3 personen
20
Wedstrijdbladen printen
2 personen
21
Deelnemersbrief versturen
22
Medailles sorteren
2 personen
23
EHBO-materiaal controleren

Event

24
Sporthal openen
2 personen
25
Tatamimatten uitladen
6 personen
26
Wedstrijdvelden opbouwen
8 personen
27
Publiekstribunes opstellen
4 personen
28
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
29
Scheidsrechterstafel opbouwen
2 personen
30
Cateringtafel opbouwen
3 personen
31
bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Geluidsinstallatie testen
2 personen
33
Scoreborden klaarzetten
3 personen
34
Weegschalen klaarzetten
2 personen
35
EHBO-tafel inrichten
2 personen
36
Koffie en thee bereiden
2 personen
37
Deelnemers registreren
4 personen
38
Startnummers uitdelen
2 personen
39
Deelnemers wegen
3 personen
40
Gewichtsklassen bevestigen
2 personen
41
Scheidsrechters instrueren
2 personen
42
Openingsbriefing geven
2 personen
43
Eerste wedstrijden starten
8 personen
44
Wedstrijdbladen bijhouden
6 personen
45
Puntenborden bijwerken
6 personen
46
Omroepen verzorgen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes aanvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Tatami en kleedkamers controleren
2 personen
51
Pauzeprogramma aankondigen
52
Finalisten bekendmaken
2 personen
53
Finales begeleiden
8 personen
54
Winnaars opstellen
2 personen
55
Medailles uitreiken
3 personen
56
Slotwoord geven
57
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

58
Scoreborden uitschakelen
2 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Tatamimatten afbouwen
8 personen
61
Meubilair terugplaatsen
4 personen
62
Apparatuur inpakken
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Sporthal schoonmaken
5 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Uitslagen publiceren
67
Deelnemers bedanken
2 personen
68
Wedstrijdadministratie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tatamimattenaantal 120
Mattenrandenaantal 24
Judogordelsaantal 12
Startnummersaantal 150
Rode wedstrijdlintenaantal 12
Blauwe wedstrijdlintenaantal 12
Weegschalenaantal 3
Kegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Scorebordenaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Megafon
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Printer

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Tribunebankenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Scharenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Serveertangenaantal 6

Catering

Medaillesaantal 45
Oorkondesaantal 50
Bekers voor winnaarsaantal 12
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 16
Boodschappen

Decoratie

Wedstrijdveld-bordjesaantal 6
Richtingspijlenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Tafelkleedjesaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Hesjes voor vrijwilligersaantal 20

Administratie

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 12
Enveloppenaantal 100
Printpapieraantal 500
Contantgeldkist

Tips

Reserveer de sporthal zodra de toernooidatum vaststaat en plan extra tijd voor het uitladen en leggen van de tatamimatten. Controleer ook of kleedkamers, tribunebanken en stroompunten beschikbaar zijn.
Sluit de inschrijving uiterlijk enkele dagen vóór het toernooi. Dan heb je tijd om deelnemersgegevens, gewichtscategorieën, medische gegevens, dieetwensen en het startgeld te controleren voordat je poules maakt.
Benader scheidsrechters en vrijwilligers vroeg en geef iedereen een concrete post, zoals weging, wedstrijdtafel, omroep of ontvangst. Voor een toernooi met meerdere matten heb je per mat een vaste bezetting nodig.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Print wedstrijdbladen en leg scoreborden, stopwatches, startnummers, rode en blauwe linten en een laptop met printer per functie klaar.
Plan de wedstrijddag achteruit vanaf de eerste wedstrijd. Sorteer medailles vooraf, controleer EHBO-materiaal en test microfoon, luidsprekers, megafon, verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een judotoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, sporthal en het reglement. Open de inschrijving daarna en reserveer scheidsrechters en vrijwilligers voordat de deelnemerslijst definitief is.
Wanneer maak je de poules en het wedstrijdschema?: Maak poules en brackets pas nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemersgegevens zijn gecontroleerd. Reken minimaal 2 tot 3 dagen voor het maken, controleren en printen van het schema.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een judotoernooi?: Plan minimaal 2 uur voor het openen van de sporthal, het uitladen en leggen van tatamimatten, het plaatsen van mattenranden en het klaarzetten van tafels en scoreborden. Test daarna de geluidsinstallatie en wedstrijdapparatuur.
Wat moet je de deelnemers voor een judotoernooi toesturen?: Stuur de deelnemersbrief uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanvangstijd, weging, locatie, categorie, praktische regels en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.