Cómo organizar un torneo de judo sin perder el control

Un torneo de judo se organiza en este orden: primero aseguras la fecha y el pabellón, después defines el reglamento y las categorías, y solo entonces abres las inscripciones. Durante las semanas siguientes tendrás que confirmar árbitros, voluntarios, datos médicos y pagos. En los últimos días se cierran los grupos, el calendario y la compra. El día del torneo, el montaje de los tatamis, el pesaje y la documentación deben estar preparados antes de recibir a los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del torneo
2 personas
2
Reservar el pabellón deportivo
3
Definir el reglamento de competición
2 personas
4
Organizar las categorías de la competición
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Contactar a los árbitros
2 personas
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
12
Cobrar la inscripción
2 personas
13
Elaborar el calendario de competición
2 personas
14
Crear grupos y eliminatorias
2 personas
15
Comprobar los datos médicos
16
Encargar premios y medallas
17
Finalizar la lista de compras
2 personas
18
Hacer la compra
3 personas
19
Comprobar el material
3 personas
20
Imprimir las hojas del concurso
2 personas
21
Enviar la carta a los participantes
22
Ordenar medallas
2 personas
23
Comprobar el material de primeros auxilios

Evento

24
Abrir el polideportivo
2 personas
25
Descargar los tatamis
6 personas
26
Montar los campos de competición
8 personas
27
Montar gradas para el público
4 personas
28
Montar la mesa de inscripción
2 personas
29
Montar la mesa de árbitros
2 personas
30
Montar la mesa de catering
3 personas
31
Colgar la señalización
2 personas
32
Probar el sistema de sonido
2 personas
33
Preparar los marcadores de puntuación
3 personas
34
Preparar las básculas
2 personas
35
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
36
Preparar café y té
2 personas
37
Registrar a los participantes
4 personas
38
Repartir dorsales
2 personas
39
Pesar a los participantes
3 personas
40
Confirmar las categorías de peso
2 personas
41
Instruir a los árbitros
2 personas
42
Dar la reunión inicial
2 personas
43
Empezar las primeras competiciones
8 personas
44
Llevar las hojas de competición
6 personas
45
Actualizar los marcadores
6 personas
46
Gestionar los avisos
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer los aperitivos
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Comprobar tatami y vestuarios
2 personas
51
Anunciar el programa del descanso
52
Anunciar a los finalistas
2 personas
53
Acompañar las finales
8 personas
54
Colocar a los ganadores
2 personas
55
Entregar las medallas
3 personas
56
Dar el discurso de clausura
57
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

58
Apagar los marcadores
2 personas
59
Recoger el catering
3 personas
60
Desmontar las esterillas de tatami
8 personas
61
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
62
Empacar el equipo
3 personas
63
Recoger la basura
3 personas
64
Limpiar el pabellón deportivo
5 personas
65
Devolver el material prestado
2 personas
66
Publicar los resultados
67
Agradecer a los participantes
2 personas
68
Archivar la administración de la competición

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Esterillas de tatamicant. 120
Bordes de esterillacant. 24
Cinturones de judocant. 12
Dorsalescant. 150
Cintas rojas para la competicióncant. 12
Cintas azules de competicióncant. 12
Básculascant. 3
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 4

Equipo

Marcadorescant. 6
Cronómetroscant. 8
Megáfono
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Portátil
Impresora

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 40
Bancos de la tribunacant. 12
Percheroscant. 6
Bancos del vestuariocant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Tijerascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 6
Pinzas de servircant. 6

Catering

Medallascant. 45
Diplomascant. 50
Tazas para los ganadorescant. 12
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 16
Compras

Decoración

Carteles del campo de competicióncant. 6
Flechas de direccióncant. 12
Carteles del programacant. 4
Manteles individualescant. 12

Iluminación

Focos LED de obracant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12
Chalecos para voluntarioscant. 20

Administración

Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bloc de notascant. 12
Sobrescant. 100
Papel de impresióncant. 500
Caja para efectivo

Consejos

Reserva el pabellón antes de abrir el formulario de inscripción y calcula al menos 90 minutos para descargar y montar los tatamis, colocar los bordes y señalizar las zonas con conos y cinta.
Cierra el reglamento y las categorías antes de enviar invitaciones. Indica por escrito el plazo de inscripción, el importe, el sistema de competición y los datos médicos que debe aportar cada participante.
No dejes árbitros y voluntarios para la última semana: confirma los árbitros con varias semanas de margen y asigna turnos concretos para recepción, pesaje, mesas de control, megáfono y primeros auxilios.
Revisa las inscripciones en dos momentos: una primera comprobación al cerrar el formulario y otra entre 48 y 72 horas antes. Contrasta nombres, categorías, datos médicos y pagos antes de elaborar grupos y eliminatorias.
Prepara el equipo técnico el día anterior: portátil, impresora, marcadores, cronómetros, micrófono, altavoces, megáfono, cables y regletas. Imprime también las hojas de competición y lleva copias de reserva por si falla la conexión o la impresora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizar un torneo de judo?: Empieza al menos 8 semanas antes. La reserva del pabellón, los árbitros, las invitaciones y las inscripciones necesitan más margen que la compra final y el montaje.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de un torneo de judo?: Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes del torneo. Así tendrás tiempo para comprobar pagos y datos médicos, formar grupos y preparar el calendario sin cambios de última hora.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar un torneo de judo?: Reserva como mínimo 90 minutos para abrir el pabellón, descargar los tatamis, colocar los bordes, preparar las mesas de control y probar el sonido. Si hay varias áreas de competición, añade tiempo de montaje.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a un torneo de judo?: Comprueba las básculas, cinturones, dorsales, cintas de competición, marcadores y cronómetros. Prueba también el portátil, la impresora, el micrófono y los altavoces, y verifica que el material de primeros auxilios esté completo.

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