Organiser un tournoi de judo sans perdre le fil

Un tournoi de judo se prépare dans un ordre précis : d’abord le gymnase, le règlement et les catégories, puis les inscriptions et les arbitres. Quand les participants sont connus, vous pouvez construire les poules, vérifier les données médicales et établir le programme. Les derniers jours servent surtout à contrôler le matériel, imprimer les feuilles de match et organiser l’accueil. Prévoyez aussi une équipe suffisante pour installer les tatamis, gérer les pesées et tenir les scores le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver le gymnase
3
Définir le règlement de la compétition
2 personnes
4
Répartir les catégories de concours
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Contacter les arbitres
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier les données des participants
2 personnes
12
Encaisser les frais d’inscription
2 personnes
13
Établir le programme de la compétition
2 personnes
14
Créer les poules et les brackets
2 personnes
15
Vérifier les données médicales
16
Commander les prix et médailles
17
Finaliser la liste de courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Vérifier le matériel
3 personnes
20
Imprimer les feuilles de match
2 personnes
21
Envoyer la lettre aux participants
22
Trier les médailles
2 personnes
23
Vérifier le matériel de premiers secours

Événement

24
Ouvrir le gymnase
2 personnes
25
Décharger les tatamis
6 personnes
26
Monter les aires de compétition
8 personnes
27
Installer les tribunes
4 personnes
28
Installer la table d’inscription
2 personnes
29
Monter la table des arbitres
2 personnes
30
Monter la table de catering
3 personnes
31
Installer la signalisation
2 personnes
32
Tester le système de sonorisation
2 personnes
33
Installer les tableaux de score
3 personnes
34
Installer les balances
2 personnes
35
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Enregistrer les participants
4 personnes
38
Distribuer les dossards
2 personnes
39
Pesée des participants
3 personnes
40
Confirmer les catégories de poids
2 personnes
41
Briefer les arbitres
2 personnes
42
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
43
Lancer les premiers matchs
8 personnes
44
Tenir à jour les feuilles de match
6 personnes
45
Mettre à jour les panneaux de score
6 personnes
46
Gérer les annonces
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les tatamis et les vestiaires
2 personnes
51
Annoncer le programme de la pause
52
Annoncer les finalistes
2 personnes
53
Encadrer les finales
8 personnes
54
Mettre en place les gagnants
2 personnes
55
Remettre les médailles
3 personnes
56
Prononcer le mot de clôture
57
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

58
Désactiver les tableaux d’affichage
2 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Démonter les tatamis
8 personnes
61
Remettre le mobilier en place
4 personnes
62
Emballer le matériel
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le gymnase
5 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Publier les résultats
67
Remercier les participants
2 personnes
68
Archiver l’administration du concours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de tatamiqté 120
Bordures de tapisqté 24
Ceintures de judoqté 12
Numéros de départqté 150
Rubans de compétition rougesqté 12
Rubans de compétition bleusqté 12
Balancesqté 3
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Panneaux de scoreqté 6
Chronomètresqté 8
Mégaphone
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Bancs de tribuneqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Bancs de vestiaireqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Pinces de serviceqté 6

Catering

Médaillesqté 45
Diplômesqté 50
Trophées pour les gagnantsqté 12
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 16
Courses

Décoration

Panneaux du terrain de jeuqté 6
Flèches directionnellesqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Chariots de ménageqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Gilets pour bénévolesqté 20

Administration

Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 12
Enveloppesqté 100
Papier d’impressionqté 500
Caisse d'espèces

Conseils

Commencez par bloquer la date et le gymnase, puis fixez le règlement et les catégories avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez au moins 8 à 12 semaines pour laisser le temps aux clubs de répondre.
Fermez les inscriptions assez tôt pour vérifier les données des participants, les besoins alimentaires et les informations médicales. Une clôture 10 à 14 jours avant le tournoi laisse le temps de corriger les erreurs et d’encaisser les frais.
Ne construisez les poules et les brackets qu’après la vérification des catégories et des pesées prévues. Préparez ensuite le programme et les feuilles de match au moins 3 jours avant l’ouverture.
Attribuez des rôles précis aux bénévoles : accueil, pesée, arbitrage, tableau des scores, vestiaires et premiers secours. Pour un tournoi d’une journée, prévoyez au minimum une personne par poste critique et une personne de réserve.
Faites un contrôle complet du matériel la veille : tatamis et bordures, balances, chronomètres, panneaux de score, microphone et rallonges. Le matin, ouvrez le gymnase assez tôt pour décharger et installer les tatamis avant l’arrivée des judokas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de judo ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le gymnase, contacter les arbitres, recruter les bénévoles, ouvrir puis traiter les inscriptions et commander les médailles.
Quand fermer les inscriptions à un tournoi de judo ?: Fermez-les 10 à 14 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les catégories, les données médicales, les paiements et les besoins alimentaires avant de créer les poules.
Quand préparer les poules et le programme du tournoi ?: Préparez les poules et les brackets après la vérification finale des inscriptions et des catégories, généralement 3 à 5 jours avant le tournoi. Imprimez les feuilles de match au plus tard la veille.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de judo ?: Pour un tournoi d’une journée, prévoyez au moins 8 à 12 bénévoles selon le nombre de tatamis. Répartissez-les entre l’accueil, les pesées, les scores, les vestiaires, la logistique et les premiers secours, avec une personne de réserve.

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