Zo organiseer je een jubileumrelatiedag

Begin met de ruimte, datum en het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna leg je de gastenlijst, aanmeldingen, dieetwensen en catering vast. Plan vervolgens de inhoudelijke onderdelen, zoals speeches, een presentatie en muziek, en test de techniek ruim vóór de dag. Op locatie draait het vooral om een logische opbouw: eerst meubilair en tafels, daarna decoratie, catering, koffiepunt en presentatietechniek. Zo voorkom je dat jubilarissen, leveranciers of apparatuur pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Datum en programma bepalen
2 personen
3
Gastenlijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Catering reserveren
10
Programma en draaiboek maken
2 personen
11
Sprekers en jubilarissen briefen
2 personen
12
Tafelschikking maken
13
Muziek samenstellen
14
Presentatie voorbereiden
2 personen
15
Techniek testen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Ruimte controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
22
Tafels dekken
3 personen
23
Decoratie ophangen
3 personen
24
Presentatietechniek opstellen
2 personen
25
Koffiepunt inrichten
2 personen
26
Buffet en bar inrichten
3 personen
27
Hapjes opmaken
3 personen
28
Dieetgerechten markeren
2 personen
29
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
30
Teambriefing houden
5 personen

Event

31
Gasten ontvangen
3 personen
32
Welkomstdrank serveren
3 personen
33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Koffie en thee schenken
2 personen
37
Jubileumpresentatie verzorgen
2 personen
38
Groepsfoto maken
2 personen
39
Dinerbuffet openen
3 personen
40
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
41
Servies en glazen afruimen
3 personen
42
Dessert serveren
3 personen
43
Koffie na diner serveren
2 personen
44
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

45
Restanten veilig verpakken
2 personen
46
Afval verzamelen
3 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Ruimte schoonmaken
3 personen
49
Decoratie verwijderen
2 personen
50
Apparatuur inpakken
2 personen
51
Voorraad controleren
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 65
Dessertbordenaantal 65
Koffiekopjesaantal 65
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 65
Dinervorkenaantal 65
Dinermessenaantal 65
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Ballonnenbogenaantal 2
Jubileumbanner
Naamkaartjesaantal 65
Menukaartenaantal 12
Kaarsenhoudersaantal 12

Apparatuur

Laptops
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Garderobehangersaantal 70

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Serveerkannenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaaksponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte zodra de gewenste datum bekend is en werk daarna terug vanaf de starttijd. Houd voor opbouw, decoratie, catering en techniek minimaal 3 uur vóór ontvangst vrij.
Stuur uitnodigingen pas nadat programma en gastenlijst zijn gecontroleerd. Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen vooraf, zodat je dieetwensen, tafelschikking en catering aantallen nog kunt verwerken.
Plan voor iedere spreker en jubilaris een kort briefingmoment. Noteer per bijdrage de maximale spreektijd, bijvoorbeeld 5 tot 10 minuten, en zet de volgorde in één draaiboek.
Test laptop, beamer, projectiescherm en draadloze microfoons niet alleen aan, maar ook met de bestanden en kabels die je tijdens de bijeenkomst gebruikt. Doe deze volledige test uiterlijk de dag ervoor.
Controleer vóór de ontvangst zowel de zichtbare aankleding als de praktische punten: naamkaartjes, menukaarten, servies, gekoelde dranken en afvalbakken. Zet het koffiepunt minstens 30 minuten vóór binnenkomst klaar, zodat het niet tegelijk met de ontvangst hoeft te gebeuren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumrelatiedag?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met ruimte, datum en programma. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de dag en sluit de aanmeldingen circa 10 dagen vooraf.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumrelatiedag?: Verstuur ze ongeveer 6 weken vóór de jubileumrelatiedag. Geef gasten minimaal 3 weken om te reageren, zodat je daarna dieetwensen, tafelschikking en catering kunt vastleggen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jubileumrelatiedag?: Reken op minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, aankleding, koffiepunt, catering en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle voordat de eerste gasten binnenkomen.
Wanneer test je de techniek voor een jubileumrelatiedag?: Test laptop, beamer, projectiescherm en microfoons uiterlijk de dag vóór het evenement. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten met de presentatie en geluidsinstellingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.