Jubiläums-Relationstag organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Jubiläums-Relationstag greifen Programm, Gästeliste, Catering und Technik eng ineinander. Beginne deshalb mit Raum, Datum und Ablauf, bevor du Einladungen verschickst. Danach bearbeitest du Anmeldungen und Ernährungswünsche, bestätigst die Teilnahme und finalisierst Tischordnung und Verpflegung. Am Veranstaltungstag entscheidet ein fester Aufbauplan darüber, ob Präsentation, Mikrofone, Kaffeebereich und Empfang rechtzeitig bereitstehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Raum reservieren
2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
3
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
4
Einladungen gestalten
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Anmeldungen bestätigen
9
Catering reservieren
10
Programm und Ablaufplan erstellen
2 Personen
11
Redner und Jubilare briefen
2 Personen
12
Tischordnung erstellen
13
Musik zusammenstellen
14
Präsentation vorbereiten
2 Personen
15
Technik testen
2 Personen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Getränke kühlen
2 Personen
19
Snacks vorbereiten
3 Personen
20
Raum kontrollieren
2 Personen
21
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
22
Tische eindecken
3 Personen
23
Dekoration aufhängen
3 Personen
24
Präsentationstechnik aufbauen
2 Personen
25
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
26
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
27
Snacks anrichten
3 Personen
28
Diätgerichte kennzeichnen
2 Personen
29
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
30
Teambriefing durchführen
5 Personen

Event

31
Gäste empfangen
3 Personen
32
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
33
Anwesenheit erfassen
2 Personen
34
Snacks servieren
3 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
37
Jubiläumsvorstellung organisieren
2 Personen
38
Gruppenfoto machen
2 Personen
39
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
40
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
41
Geschirr und Gläser abräumen
3 Personen
42
Dessert servieren
3 Personen
43
Kaffee nach dem Abendessen servieren
2 Personen
44
Abschied und Garderobe betreuen
2 Personen

Nachbereitung

45
Reste sicher verpacken
2 Personen
46
Abfall sammeln
3 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Raum reinigen
3 Personen
49
Dekoration entfernen
2 Personen
50
Geräte einpacken
2 Personen
51
Bestand prüfen
52
Materialien zurückgeben
2 Personen
53
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 65
DesserttellerAnz. 65
KaffeetassenAnz. 65
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 65
EsstischgabelnAnz. 65
DinnermesserAnz. 65
ServierlöffelAnz. 12
ServierbretterAnz. 8
ServierschalenAnz. 10

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
BallonsAnz. 50
BallonbögenAnz. 2
Jubiläumsbanner
NamensschilderAnz. 65
SpeisekartenAnz. 12
KerzenhalterAnz. 12

Ausstattung

Laptops
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
GarderobenbügelAnz. 70

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
ServierkannenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungsschwämmeAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Raum, sobald Datum und grobes Programm feststehen. Plane zusätzlich Zeit für Anlieferung, Aufbau und den Techniktest ein – nicht nur für die eigentliche Veranstaltung.
Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche vor der Catering-Bestellung auswerten kannst. Eine verbindliche Bestätigung sollte spätestens einige Tage vor dem Termin erfolgen.
Briefe Redner und Jubilare mit einem kurzen Ablaufplan und lege fest, wann Präsentationen und Beiträge beginnen. So lassen sich Übergänge, Mikrofonwechsel und die Reihenfolge der Ehrungen vorab prüfen.
Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Funkmikrofone nicht erst beim Einlass. Führe den vollständigen Präsentationstest am Vortag oder mindestens zwei Stunden vor Beginn durch.
Teile den Veranstaltungstag in Aufbau, Kontrolle und Empfang ein. Decke Tische und Kaffeebereich erst ein, wenn Tischordnung und erwartete Gästezahl feststehen, und stelle Getränke rechtzeitig zum Kühlen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jubiläums-Relationstag planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Raum, Datum und Programm. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Rückmeldungen und Sonderkost rechtzeitig vorliegen.
Wann muss das Catering für einen Jubiläums-Relationstag bestellt werden?: Beauftrage das Catering mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit der erwarteten Gästezahl. Aktualisiere die Zahl nach dem Anmeldeschluss und übermittle Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung.
Wann sollte die Technik für den Jubiläums-Relationstag getestet werden?: Teste Laptop, Beamer, Leinwand und Funkmikrofone am Vortag vollständig. Am Veranstaltungstag sollte zusätzlich mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein kurzer Funktionstest stattfinden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Jubiläums-Relationstag?: Plane für Tische, Stühle, Tischdecken, Dekoration, Präsentationstechnik und Kaffeebereich mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Wenn Mobiliar oder Technik geliefert werden, rechne zusätzlich 30 bis 60 Minuten für die Kontrolle ein.

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