Cómo organizar una jornada de aniversario para socios
Una jornada de aniversario para socios necesita más coordinación que una comida informal: hay invitados que confirmar, preferencias dietéticas que recoger y un programa que debe funcionar con precisión. Empieza reservando el espacio y fijando la fecha, y después avanza con las invitaciones, las inscripciones y el catering. La última semana se dedica a cerrar asistentes, probar la presentación y revisar mesas, bebidas, vajilla y café. Así evitas que los homenajes, la comida o la parte técnica queden improvisados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el espacio
- 2
Definir la fecha y el programa
2 personas
- 3
Elaborar la lista de invitados
2 personas
- 4
Diseñar invitaciones
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar inscripciones
- 9
Reservar el catering
- 10
Crear el programa y el plan de trabajo
2 personas
- 11
Informar a los ponentes y homenajeados
2 personas
- 12
Organizar la disposición de las mesas
- 13
Seleccionar la música
- 14
Preparar la presentación
2 personas
- 15
Probar la técnica
2 personas
- 16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
3 personas
- 20
Comprobar el espacio
2 personas
- 21
Montar mesas y sillas
4 personas
- 22
Poner la mesa
3 personas
- 23
Colgar la decoración
3 personas
- 24
Configurar el equipo de presentación
2 personas
- 25
Montar el punto de café
2 personas
- 26
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 27
Disponer los aperitivos
3 personas
- 28
Marcar los platos dietéticos
2 personas
- 29
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
- 30
Hacer briefing al equipo
5 personas
Evento
- 31
Recibir a los invitados
3 personas
- 32
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 33
Registrar la asistencia
2 personas
- 34
Servir aperitivos
3 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Servir café y té
2 personas
- 37
Organizar la presentación de aniversario
2 personas
- 38
Hacer una foto de grupo
2 personas
- 39
Abrir el bufé de la cena
3 personas
- 40
Reponer el buffet de cena
3 personas
- 41
Retirar la vajilla y los vasos
3 personas
- 42
Servir el postre
3 personas
- 43
Servir café después de la cena
2 personas
- 44
Gestionar la despedida y el guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 45
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 46
Recoger la basura
3 personas
- 47
Lavar la vajilla
3 personas
- 48
Limpiar el espacio
3 personas
- 49
Retirar la decoración
2 personas
- 50
Empacar el equipo
2 personas
- 51
Comprobar el inventario
- 52
Devolver los materiales
2 personas
- 53
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 65
- Platos de postrecant. 65
- Tazas de cafécant. 65
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 70
- Cucharillas de cafécant. 65
- Tenedores de cenacant. 65
- Cuchillos de cenacant. 65
- Cucharonescant. 12
- Tablas para servircant. 8
- Bandejas de servircant. 10
Decoración
- Mantelescant. 8
- Porta-servilletascant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Globoscant. 50
- Arcos de globoscant. 2
- Banner de aniversario
- Tarjetas de nombrecant. 65
- Cartas del menúcant. 12
- Portavelascant. 12
Equipo
- Portátiles
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Perchas para el guardarropacant. 70
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 2
- Pinzascant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Jarras para servircant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Esponjas de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 3 semanas para recibir inscripciones y poder confirmar el catering con datos reales.
- Pide las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción, no por mensajes separados. Haz una primera revisión 7 días antes y entrega al catering el número definitivo y las restricciones.
- Prepara un guion con horarios concretos para bienvenida, comida, homenajes y presentación. Informa a ponentes y homenajeados al menos 5 días antes, incluyendo cuánto tiempo tiene cada intervención.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla y los micrófonos inalámbricos el día anterior en la misma disposición de la sala. Guarda la presentación en dos portátiles o en una memoria USB para no depender de una sola copia.
- Reserva tiempo suficiente para el montaje: calcula al menos 2 horas para colocar mesas, sillas, manteles, vajilla, decoración y el punto de café. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y revisa la compra antes de abrir el espacio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de aniversario para socios?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el espacio, enviar invitaciones, gestionar inscripciones y confirmar el catering sin trabajar con cifras provisionales.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y las dietas?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Revisa ese mismo día las preferencias dietéticas y confirma al catering el número final de comensales.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar la sala?
- Calcula unas 2 horas para mesas, sillas, manteles, vajilla, decoración, equipo de presentación y punto de café. Si hay montaje técnico o una disposición compleja, añade 30 minutos para imprevistos.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y los micrófonos?
- Haz una prueba completa el día anterior y otra comprobación breve 60 minutos antes de recibir a los socios. Revisa el sonido desde el fondo de la sala y abre la presentación en el portátil que se utilizará durante el acto.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!