Organiser une journée de relations pour un anniversaire
Une journée de relations pour un anniversaire demande plus qu’un repas et quelques décorations. Commencez par fixer la date, le lieu et le déroulé, puis avancez dans l’ordre : invités, inscriptions, restauration, programme et installation. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les tests techniques et le refroidissement des boissons. Ce plan vous aide à répartir les 53 tâches et à prévoir le matériel nécessaire sans devoir tout régler le jour même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle
- 2
Définir la date et le programme
2 personnes
- 3
Établir la liste des invités
2 personnes
- 4
Concevoir les invitations
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Confirmer les inscriptions
- 9
Réserver le catering
- 10
Élaborer le programme et le déroulé
2 personnes
- 11
Briefer les intervenants et les jubilaries
2 personnes
- 12
Établir le plan de table
- 13
Composer la musique
- 14
Préparer la présentation
2 personnes
- 15
Tester la technique
2 personnes
- 16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Refroidir les boissons
2 personnes
- 19
Préparer les en-cas
3 personnes
- 20
Vérifier l’espace
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 22
Dresser les tables
3 personnes
- 23
Installer la décoration
3 personnes
- 24
Installer le matériel de présentation
2 personnes
- 25
Mettre en place le point café
2 personnes
- 26
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
- 27
Dresser les amuse-bouches
3 personnes
- 28
Marquer les plats diététiques
2 personnes
- 29
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes
- 30
Faire le briefing d’équipe
5 personnes
Événement
- 31
Accueillir les invités
3 personnes
- 32
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
- 33
Enregistrer la présence
2 personnes
- 34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Servir le café et le thé
2 personnes
- 37
Assurer la présentation du jubilé
2 personnes
- 38
Prendre une photo de groupe
2 personnes
- 39
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
- 40
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
- 41
Débarrasser la vaisselle et les verres
3 personnes
- 42
Servir le dessert
3 personnes
- 43
Servir le café après le dîner
2 personnes
- 44
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes
Suivi
- 45
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
- 46
Rassembler les déchets
3 personnes
- 47
Faire la vaisselle
3 personnes
- 48
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 49
Retirer la décoration
2 personnes
- 50
Emballer le matériel
2 personnes
- 51
Vérifier les stocks
- 52
Retourner les matériels
2 personnes
- 53
Conserver les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Tabouretsqté 6
- Portantsqté 2
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 65
- Assiettes à dessertqté 65
- Tasses à caféqté 65
- Verres à eauqté 70
- Verres à vinqté 70
- Cuillères à caféqté 65
- Fourchettes de tableqté 65
- Couteaux à dînerqté 65
- Louchesqté 12
- Planches de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 10
Décoration
- Nappesqté 8
- Porte-serviettesqté 8
- Compositions floralesqté 8
- Ballonsqté 50
- Arches de ballonsqté 2
- Bannière d’anniversaire
- Badges nominatifsqté 65
- Cartes de menuqté 12
- Bougeoirsqté 12
Équipement
- Ordinateurs portables
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Cintres de vestiaireqté 70
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Bacs à glaçonsqté 3
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 2
- Pincesqté 6
- Verres doseursqté 2
- Carafes de serviceqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes LEDqté 8
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balai et pelleqté 2
- Éponges de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez d’abord la salle, la date et les horaires du programme. Gardez une marge d’au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités pour l’installation et les derniers contrôles.
- Envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires. Fixez une date limite de réponse, puis confirmez les inscrits avant de finaliser le traiteur et le plan de table.
- Préparez le déroulé, la présentation et les interventions avant le jour J. Brifez les intervenants et les jubilaires au moins 3 jours à l’avance, avec l’ordre des prises de parole et la durée prévue.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et les microphones avant l’événement, puis refaites un essai sur place. Vérifiez notamment les câbles, le son et la lisibilité de la présentation.
- Ne gardez pas les achats et la mise en place pour la dernière heure. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance, préparez les en-cas, puis installez tables, chaises, buffet, vaisselle, café et décoration selon le plan de salle.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’anniversaire ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle et le traiteur, d’envoyer les invitations, de recueillir les réponses et de préparer le programme sans précipitation.
- Quand envoyer les invitations pour une journée d’anniversaire ?
- Envoyez-les environ 4 semaines avant la date, avec une échéance de réponse fixée 10 à 14 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires et le nombre de repas.
- Quand tester le matériel de présentation ?
- Faites un premier test au moins 3 jours avant, puis un contrôle sur place le jour même, avant l’arrivée des invités. Vérifiez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur et chaque microphone sans fil.
- Quand préparer les boissons et les en-cas ?
- Faites les courses la veille si possible et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début. Préparez les en-cas le jour même, en gardant assez de temps pour dresser le buffet et installer le point café.
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