Zo organiseer je een jubileumopen dag

Begin met het doel van de jubileumopen dag, de doelgroep en een programma met vaste tijden. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen, leveranciers en catering, zodat je weet hoeveel mensen je ontvangt en wat je nodig hebt. Plan de opbouw niet op het laatste moment: tafels, stoelen, partytenten, routebordjes en presentatiemateriaal moeten vóór de ontvangst klaarstaan. Met een gedeeld draaiboek en duidelijke vrijwilligersindeling voorkom je wachtrijen, ontbrekende materialen en onduidelijkheid tijdens de dag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Bezoekersdoelgroep bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Online aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma publiceren
9
Leveranciers reserveren
10
Cateringbestelling plaatsen
11
Muziek samenstellen
12
Presentaties verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Draaiboek uitdelen
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Verse producten ophalen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Routebordjes maken
21
Presentatiemateriaal printen
22
Locatie openen
2 personen
23
Terrein controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Buffettafels opstellen
2 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Lichtverlichting ophangen
2 personen
30
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
31
Presentaties testen
2 personen
32
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
33
Hapjes klaarzetten
3 personen
34
Naamstickers klaarleggen
35
Vrijwilligers briefen
2 personen
36
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

37
Bezoekers ontvangen
4 personen
38
Aanmeldingen afvinken
2 personen
39
Naamstickers uitdelen
2 personen
40
Programma toelichten
41
Rondleidingen begeleiden
3 personen
42
Activiteiten begeleiden
4 personen
43
Historische presentatie geven
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet bijhouden
2 personen
48
Dieetwensen controleren
49
Foto's maken
50
Gastenboek begeleiden
51
Muziek verzorgen
52
Jubileumtoespraak geven
53
Taart aansnijden
2 personen
54
Taart serveren
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Overgebleven eten koelen
2 personen
59
Servies verzamelen
3 personen
60
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
63
Afval sorteren
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Terrein nalopen
2 personen
66
Materialen opslaan
3 personen
67
Huurmaterialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven eten verdelen
2 personen
69
Gastenboek en foto's veiligstellen
70
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Partytentenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 80
Gebaksbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Schaaltjesaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen voor taartaantal 4
Taartmesaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Laptopsaantal 2
Beeldscherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Jubileumbannersaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Gastenboek
Fotolijstenaantal 12
Wasknijpersaantal 50
Routebordjesaantal 12
Naamstickersaantal 100
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 20

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vroeg vast en publiceer het zodra de belangrijkste onderdelen bekend zijn. Plan naast presentaties ook tijd voor ontvangst, rondleiding, pauzes en het opruimen van gebruikte materialen.
Open het online aanmeldformulier ruim vóór de jubileumopen dag en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag direct naar dieetwensen, zodat de cateringbestelling niet pas na het sluiten van de inschrijving hoeft te worden aangepast.
Reserveer leveranciers en apparatuur zodra datum en programma vaststaan. Controleer vooraf of er genoeg koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, koelboxen en luidsprekers beschikbaar zijn voor het verwachte aantal bezoekers.
Maak per taak een verantwoordelijke en deel het draaiboek uiterlijk één week vooraf uit. Laat vrijwilligers weten wie de registratie, catering, presentaties, routebordjes en het aanspreekpunt tijdens de dag verzorgt.
Plan de opbouw op basis van een controlelijst en houd een weersmoment aan op 48 uur vooraf. Zet partytenten, tafels, stoelen, afvalbakken en routebordjes tijdig klaar en controleer vóór opening ook terrein, presentatiemateriaal en geluidsapparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumopen dag?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, doelgroep en programma. Verstuur uitnodigingen zodra het programma voldoende vaststaat en sluit de aanmeldingen bij voorkeur 7 tot 10 dagen vóór de open dag.
Hoeveel drank reken je per bezoeker op een jubileumopen dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Houd daarnaast extra water apart en stem de hoeveelheid koffie, thee en frisdrank af op de verwachte bezoektijd.
Wanneer maak je de indeling voor vrijwilligers?: Maak de eerste indeling uiterlijk 3 weken vooraf en bevestig alle diensten 7 dagen vóór de open dag. Plan tijdens de ontvangst minimaal één persoon bij de registratietafel en wijs per onderdeel een vervanger aan.
Wanneer bouw je een jubileumopen dag op?: Begin minimaal 3 uur vóór de ontvangst met de opbouw. Plaats eerst tafels, stoelen en partytenten, richt daarna registratie en catering in en test uiterlijk 30 minuten vóór opening de luidsprekers en het mengpaneel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.