Organiser une journée portes ouvertes anniversaire sans rien oublier

Pour une journée portes ouvertes qui marque un anniversaire, commencez par fixer la date, le programme et le public attendu. Les inscriptions en ligne permettent ensuite d’estimer les repas, les besoins alimentaires et le nombre de places assises. Réservez les fournisseurs avant de préparer les supports, la musique et la répartition des bénévoles. Le jour venu, gardez une marge pour l’installation, le contrôle du site et les imprévus météo, surtout si des tentes sont prévues.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le public cible
2 personnes
3
Concevoir les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Publier le programme
9
Réserver les fournisseurs
10
Passer la commande traiteur
11
Composer la musique
12
Rassembler les présentations
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Distribuer le déroulé
15
Vérifier les prévisions météo
16
Faire les courses
2 personnes
17
Récupérer les produits frais
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Créer des panneaux de direction
21
Imprimer le matériel de présentation
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Contrôler le site
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les tables de buffet
2 personnes
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer les éclairages
2 personnes
30
Raccorder le matériel audio
2 personnes
31
Tester les présentations
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Préparer les étiquettes nominatives
35
Briefing des bénévoles
2 personnes
36
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

37
Accueillir les visiteurs
4 personnes
38
Cocher les inscriptions
2 personnes
39
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
40
Présenter le programme
41
Accompagner les visites guidées
3 personnes
42
Encadrer les activités
4 personnes
43
Faire une présentation historique
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Suivre le buffet
2 personnes
48
Vérifier les demandes alimentaires
49
Prendre des photos
50
Encadrer le livre d’or
51
Fournir la musique
52
Prononcer le discours d’anniversaire
53
Couper le gâteau
2 personnes
54
Servir le gâteau
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

58
Réfrigérer les restes
2 personnes
59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
60
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
63
Trier les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Faire le tour du site
2 personnes
66
Stocker le matériel
3 personnes
67
Retourner les matériels de location
2 personnes
68
Distribuer les restes
2 personnes
69
Sécuriser le livre d'or et les photos
70
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tentes de réceptionqté 2
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à gâteauqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Filtres à caféqté 100
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Petits bolsqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de service pour gâteauqté 4
Couteau à gâteauqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Écran
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Décoration

Ballonsqté 150
Arche de ballonsqté 2
Bannières d'anniversaireqté 4
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Livre d’or
Cadres photoqté 12
Pinces à lingeqté 50
Panneaux d’orientationqté 12
Étiquettes nominativesqté 100
Marqueursqté 12
Stylosqté 20

Nettoyage

Balaisqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 30 minutes pour l’accueil, puis indiquez clairement les horaires des présentations et du moment anniversaire.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu 7 à 10 jours avant l’événement. Demandez en même temps les allergies et régimes alimentaires.
Réservez le traiteur et le matériel dès que le nombre prévisionnel est fiable, idéalement 3 à 4 semaines avant. Comptez séparément les tables de buffet, la table d’inscription et les places assises.
Préparez la logistique des boissons la veille : utilisez des glacières pour les boissons fraîches et vérifiez que les machines à café, bouilloires, thermos et filtres sont disponibles sur place.
Distribuez le déroulé aux bénévoles au moins 48 heures avant l’ouverture. Le jour même, prévoyez une personne à l’accueil, une autre pour les présentations et une vérification du site avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes anniversaire ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet d’envoyer les invitations, de suivre les inscriptions, de réserver le traiteur et les fournisseurs, puis de préparer les supports et les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date et fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et d’ajuster la commande traiteur.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour l’accueil ?: Prévoyez au minimum 2 personnes à l’accueil dès l’ouverture, puis ajoutez une personne pour 30 à 40 participants si les présentations et l’orientation demandent un suivi constant. Attribuez les rôles au moins 48 heures à l’avance.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes anniversaire ?: Refroidissez les boissons, préparez les en-cas, imprimez les présentations et regroupez la vaisselle et le matériel de service la veille. Gardez le montage des tables, des chaises et des tentes pour le jour même, après la vérification de la météo.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.