Jubiläums-Tag der offenen Tür Schritt für Schritt planen
Ein Jubiläums-Tag der offenen Tür braucht mehr als ein Programm und ein Buffet. Lege zuerst Zielgruppe, Besucherzahl und Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst oder Lieferanten buchst. Danach folgen Anmeldung, Catering, Präsentationen und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem Zeit für Aufbau, Technik, Beschilderung und eine Wetteralternative ein – genau diese Punkte werden häufig erst kurz vor Beginn erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Besucherzielgruppe bestimmen
2 Personen
- 3
Einladungen gestalten
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Online-Anmeldeformular öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Programm veröffentlichen
- 9
Lieferanten reservieren
- 10
Cateringbestellung aufgeben
- 11
Musik zusammenstellen
- 12
Präsentationen sammeln
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Ablaufplan verteilen
- 15
Wettervorhersage prüfen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 20
Wegweiser erstellen
- 21
Präsentationsmaterial drucken
- 22
Location öffnen
2 Personen
- 23
Gelände kontrollieren
2 Personen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 26
Buffetische aufstellen
2 Personen
- 27
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Lichterkette aufhängen
2 Personen
- 30
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 31
Präsentationen testen
2 Personen
- 32
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 33
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 34
Namensaufkleber bereitlegen
- 35
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 36
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 37
Besucher empfangen
4 Personen
- 38
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 39
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
- 40
Programm vorstellen
- 41
Führungen begleiten
3 Personen
- 42
Aktivitäten begleiten
4 Personen
- 43
Historische Präsentation halten
- 44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Buffet nachfüllen
2 Personen
- 48
Diätwünsche prüfen
- 49
Fotos machen
- 50
Gästebuch betreuen
- 51
Musik organisieren
- 52
Jubiläumsrede halten
- 53
Torte anschneiden
2 Personen
- 54
Torte servieren
3 Personen
- 55
Mülleimer leeren
2 Personen
- 56
Toiletten kontrollieren
- 57
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 59
Geschirr sammeln
3 Personen
- 60
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
- 61
Dekoration entfernen
3 Personen
- 62
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 63
Abfall trennen
3 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Gelände ablaufen
2 Personen
- 66
Materialien einlagern
3 Personen
- 67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 68
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 69
Gästebuch und Fotos sichern
- 70
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- PartyzelteAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 80
- KuchenplattenAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 80
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- GebäckgabelnAnz. 100
- ServierbesteckAnz. 12
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeefilterAnz. 100
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- SchälchenAnz. 16
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten für KuchenAnz. 4
- TortenmesserAnz. 2
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofonAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- Bildschirm
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LaternenAnz. 8
Dekoration
- BallonsAnz. 150
- BallonbogenAnz. 2
- JubiläumsbannerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Fotowand
- Gästebuch
- BilderrahmenAnz. 12
- WäscheklammernAnz. 50
- WegweiserAnz. 12
- NamensaufkleberAnz. 100
- StifteAnz. 12
- StifteAnz. 20
Reinigung
- BesenAnz. 3
- MüllgreiferAnz. 2
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Besucherzielgruppe zuerst fest und schätze die erwartete Zahl möglichst konkret. Davon hängen Sitzplätze, Geschirr, Getränke, Catering und die Größe der Zelte ab.
- Öffne das Online-Anmeldeformular frühzeitig und frage dabei auch Ernährungswünsche ab. Schließe die Anmeldeliste einige Tage vor der Veranstaltung, damit du die Cateringbestellung und Sitzordnung anpassen kannst.
- Veröffentliche das Programm erst, wenn Präsentationen, Musik und Verantwortliche bestätigt sind. Sammle Präsentationsmaterialien spätestens eine Woche vorher und drucke die benötigten Unterlagen nicht erst am Veranstaltungstag.
- Teile Freiwillige mit klaren Zeitfenstern ein: Registrierung, Buffet, Technik, Wegweiser und Abbau brauchen jeweils eine zuständige Person. Verteile den Ablaufplan vorab, damit niemand während des Einlasses nach Aufgaben suchen muss.
- Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und kontrolliere das Gelände vor dem Öffnen. Zelte, Tische, Stühle, Abfallbehälter, Kühlboxen, Kaffeemaschinen und Lautsprecher sollten aufgebaut und getestet sein, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Jubiläums-Tag der offenen Tür planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Zielgruppe. Einladungen und Anmeldung sollten mehrere Wochen vor dem Termin starten, damit du Besucherzahlen, Ernährungswünsche und Catering rechtzeitig planen kannst.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Tag der offenen Tür verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. Lass die Anmeldung mindestens 7 bis 10 Tage geöffnet und erinnere angemeldete Gäste einige Tage vor dem Termin an Uhrzeit, Programm und Anfahrt.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Jubiläums-Tag der offenen Tür?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Registrierung, Buffet, Technik, Programm und Aufbau ein. Bei mehr als etwa 50 Gästen sind zusätzliche Helfer sinnvoll, damit Einlass, Nachfüllen und spontane Fragen nicht an einer Person hängen bleiben.
- Wann soll man Catering und Getränke bestellen?
- Gib die Cateringbestellung nach Ende der Anmeldung auf, spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab; Getränke sollten einige Stunden vorher gekühlt werden, damit sie zum Einlass bereitstehen.
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