Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de aniversario
Una jornada de puertas abiertas de aniversario necesita más coordinación que una celebración con invitados confirmados. Primero fija la fecha, el programa y el tipo de visitante; después controla las inscripciones, el catering y los proveedores. La recepción, la ruta por el espacio y las presentaciones deben estar listas antes de abrir. Este orden también te permite calcular mesas, sillas, carpas, vajilla y personal sin improvisar el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Definir el público objetivo de visitantes
2 personas
- 3
Diseñar invitaciones
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción online
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Publicar el programa
- 9
Reservar proveedores
- 10
Realizar el pedido de catering
- 11
Seleccionar la música
- 12
Recopilar las presentaciones
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Repartir el programa
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Recoger productos frescos
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
3 personas
- 20
Hacer carteles de ruta
- 21
Imprimir material de presentación
- 22
Abrir la ubicación
2 personas
- 23
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 25
Montar las carpas
4 personas
- 26
Montar mesas de buffet
2 personas
- 27
Montar la mesa de registro
2 personas
- 28
Colgar la decoración
3 personas
- 29
Colgar la iluminación
2 personas
- 30
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 31
Probar presentaciones
2 personas
- 32
Preparar café y té
2 personas
- 33
Preparar los aperitivos
3 personas
- 34
Preparar las etiquetas con nombres
- 35
Informar a los voluntarios
2 personas
- 36
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
- 37
Recibir a los visitantes
4 personas
- 38
Marcar las inscripciones
2 personas
- 39
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
- 40
Presentar el programa
- 41
Guiar visitas
3 personas
- 42
Coordinar actividades
4 personas
- 43
Dar una presentación histórica
- 44
Servir café y té
3 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Controlar el buffet
2 personas
- 48
Comprobar las necesidades dietéticas
- 49
Tomar fotos
- 50
Guiar el libro de visitas
- 51
Proporcionar la música
- 52
Dar el discurso de aniversario
- 53
Cortar la tarta
2 personas
- 54
Servir la tarta
3 personas
- 55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 56
Comprobar los baños
- 57
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 58
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
- 59
Recoger la vajilla
3 personas
- 60
Recoger las mesas y sillas
4 personas
- 61
Retirar la decoración
3 personas
- 62
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 63
Clasificar residuos
3 personas
- 64
Limpiar el lugar
4 personas
- 65
Revisar el terreno
2 personas
- 66
Guardar materiales
3 personas
- 67
Devolver el material alquilado
2 personas
- 68
Repartir la comida sobrante
2 personas
- 69
Guardar el libro de visitas y las fotos
- 70
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Carpas de fiestacant. 2
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Platos de cenacant. 80
- Platos para postrecant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 80
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Tenedores de postrecant. 100
- Cubiertos de serviciocant. 12
Cocina
- Termoscant. 6
- Filtros de cafécant. 100
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuencoscant. 16
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servir tartacant. 4
- Cuchillo para tartacant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonocant. 2
- Portátilescant. 2
- Pantalla
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Walkie-talkiescant. 6
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Faroles LEDcant. 8
Decoración
- Globoscant. 150
- Arco de globoscant. 2
- Banners de aniversariocant. 4
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Photowall
- Libro de visitas
- Marcos de fotoscant. 12
- Pinzas de la ropacant. 50
- Carteles de rutacant. 12
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Rotuladorescant. 12
- Bolígrafoscant. 20
Limpieza
- Escobascant. 3
- Recogedores de basuracant. 2
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de diseñar las invitaciones. Incluye la hora de apertura, las presentaciones, las visitas y el momento de la comida, y publica la versión definitiva al menos 7 días antes.
- Abre el formulario de inscripción junto con las invitaciones y pide las preferencias dietéticas desde el principio. Revisa las inscripciones 3 días antes para ajustar el pedido de catering y separar las opciones especiales.
- Asigna responsables por zonas, no solo tareas sueltas. Como mínimo, deja una persona en la mesa de registro, otra para acompañar la ruta y otra pendiente del sonido, las presentaciones y los cambios de programa.
- Haz el montaje con tiempo para probar el recorrido completo. Coloca los carteles antes de abrir, revisa que las carpas estén firmes y comprueba que haya mesas de registro, buffet y presentación donde realmente se necesitan.
- No dejes las bebidas y los productos frescos para la última hora. Enfría las bebidas el día anterior, recoge los productos frescos el mismo día y prepara café, aperitivos y vajilla antes de que lleguen los primeros visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar proveedores y preparar las invitaciones. Cierra el número estimado de visitantes y el pedido de catering aproximadamente 7 días antes.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y abre el formulario de inscripción al mismo tiempo. Envía un recordatorio 5 o 7 días antes, incluyendo el programa y cualquier indicación para llegar.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para los visitantes?
- Calcula las cantidades a partir de las inscripciones y añade un margen del 10 % para visitas sin registro. En bebidas, prepara aproximadamente 2 o 3 consumiciones por persona durante la primera hora y confirma las necesidades dietéticas 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que montar las mesas, las sillas y las carpas?
- Haz el montaje entre 2 y 3 horas antes de la apertura, dejando tiempo para inspeccionar el recinto y probar la ruta. Si el tiempo puede cambiar, comprueba el pronóstico la víspera y vuelve a revisarlo la mañana del evento.
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