Een jubileumledendag organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Reserveer de zaal voordat je uitnodigingen verstuurt en leg meteen vast wat de cateraar, beamer, microfoon en zaalindeling nodig hebben. Werk daarna met één aanmeldlijst waarin ook dieetwensen staan. In de laatste week controleer je het definitieve aantal gasten, druk je de lijsten en het draaiboek af en breng je materialen gesorteerd naar de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Cateringafspraken maken
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen registreren
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma naar leden sturen
10
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
11
Dieetlijst aan cateraar doorgeven
12
Tafelschikking maken
2 personen
13
Indeling van de zaal maken
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Draaiboek printen
16
Aanwezigheidslijst printen
17
Muziekselectie samenstellen
18
Presentatie voorbereiden
2 personen
19
Herinnering aan leden sturen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Decoratie sorteren
2 personen
25
Materialen naar locatie brengen
3 personen
26
Zaal openen
2 personen
27
Licht en stroom controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
4 personen
30
Buffettafels inrichten
3 personen
31
Registratietafel klaarzetten
2 personen
32
Naamkaartjes klaarleggen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Fotowand opbouwen
2 personen
35
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
36
Presentatie testen
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Dranken klaarzetten
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
4 personen
40
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
41
Toiletten controleren
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

44
Gasten ontvangen
3 personen
45
Aanwezigheid registreren
2 personen
46
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
47
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Welkomstwoord verzorgen
51
Jubileumpresentatie starten
2 personen
52
Groepsfoto maken
2 personen
53
Middagprogramma begeleiden
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Koffiepunt aanvullen
56
Aperitief serveren
3 personen
57
Dinerbuffet openen
3 personen
58
Dinerbuffet aanvullen
4 personen
59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
60
Gebak aansnijden
2 personen
61
Gebak en koffie serveren
3 personen
62
Jubilarissen huldigen
3 personen
63
Muziek verzorgen
64
Fotowand begeleiden
65
Laatste ronde serveren
2 personen
66
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

67
Restanten veilig verpakken
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Servies voorspoelen
3 personen
70
Tafels afruimen
4 personen
71
Stoelen stapelen
3 personen
72
Decoratie verwijderen
3 personen
73
Apparatuur uitschakelen
2 personen
74
Keuken schoonmaken
4 personen
75
Zaal schoonmaken
4 personen
76
Toiletten schoonmaken
2 personen
77
Gevonden voorwerpen verzamelen
78
Locatie afsluiten
2 personen
79
Materialen terugbrengen
3 personen
80
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
81
Servies afwassen
3 personen
82
Restanten controleren
2 personen
83
Bruikbare decoratie opbergen
2 personen
84
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
85
Gastenfoto's verzamelen
86
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Gebaksbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Laptops
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 10
Fotowandachtergrond
Fotowandrekwisietenaantal 12
Fotolijstjesaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledtafellampenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Taartschepaantal 2
Broodmessenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Serveerschortenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasteiltjesaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst op hoofdlijnen en houd ruimte voor ontvangst, pauzes en uitloop. Reken voor de ontvangst minimaal 30 minuten en zet de registratietafel bij de ingang met naamkaartjes en aanwezigheidslijst.
Verstuur de uitnodiging zodra datum, locatie en programma vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Stuur 7 dagen voor de jubileumledendag een herinnering en sluit de aanmeldingen enkele dagen eerder voor de catering.
Vraag dieetwensen uit bij de aanmelding en geef de definitieve lijst uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf aan de cateraar. Controleer daarna of de tafelschikking, naamkaartjes en eventuele aparte maaltijden met elkaar overeenkomen.
Test de presentatie, laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon minstens 1 uur voor aanvang op de locatie. Neem verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels mee; die ontbreken vaak wanneer techniek pas op de dag zelf wordt aangesloten.
Maak de drank- en koffieroute vooraf: koelboxen vullen, dranken koelen en koffiezetapparaten of waterkokers klaarzetten. Sorteer decoratie, servies en materialen per gebruiksmoment en breng alles in één gecontroleerde rit naar de zaal.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een jubileumledendag?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur de uitnodigingen 6 tot 8 weken voor de dag, zodat leden tijd hebben om zich aan te melden.
Wanneer moet je het definitieve aantal gasten doorgeven aan de cateraar?: Geef het definitieve aantal en de dieetlijst 3 tot 5 dagen voor de jubileumledendag door. Houd daarna wijzigingen apart bij, zodat de cateringafspraak niet onduidelijk wordt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumledendag op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor zaalindeling, registratietafel, buffettafels, techniek, decoratie en het koelen van dranken. Plan daarnaast 1 uur voor een volledige test van presentatie, beamer, speakers en microfoon.
Wat moet je op de dag zelf als eerste klaarzetten?: Zet eerst de zaalindeling, tafels, stoelen en registratietafel klaar; daarna volgen techniek, catering en decoratie. Leg de aanwezigheidslijst en naamkaartjes uiterlijk 30 minuten voor de ontvangst gereed.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.