So organisierst du einen Jubiläumsmitgliedertag

Ein Jubiläumsmitgliedertag verbindet Empfang, gemeinsames Essen und ein Programm für die Mitglieder. Beginne mit Datum, Ablauf und Raum, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Plane die Anmeldung, Ernährungswünsche und Sitzordnung so, dass die endgültige Gästezahl rechtzeitig feststeht. Am Veranstaltungstag entscheiden ein klarer Aufbauplan, gekühlte Getränke und getestete Präsentationstechnik darüber, ob der Ablauf ruhig bleibt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Catering-Vereinbarungen treffen
2 Personen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen erfassen
7
Anmeldungen bestätigen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Programm an Mitglieder senden
10
Endgültige Gästezahl festlegen
2 Personen
11
Diätliste an den Caterer weitergeben
12
Tischordnung erstellen
2 Personen
13
Raumaufteilung erstellen
2 Personen
14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
15
Ablaufplan ausdrucken
16
Anwesenheitsliste drucken
17
Musikauswahl zusammenstellen
18
Präsentation vorbereiten
2 Personen
19
Erinnerung an Mitglieder senden
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Kühlboxen füllen
2 Personen
24
Dekoration sortieren
2 Personen
25
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
26
Saal öffnen
2 Personen
27
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Buffettische einrichten
3 Personen
31
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
32
Namensschilder bereitlegen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Fotowand aufbauen
2 Personen
35
Tontechnik anschließen
2 Personen
36
Präsentation testen
2 Personen
37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
38
Getränke bereitstellen
2 Personen
39
Snacks vorbereiten
4 Personen
40
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
41
Toiletten kontrollieren
42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
43
Empfangsteam einweisen
3 Personen

Event

44
Gäste empfangen
3 Personen
45
Anwesenheit erfassen
2 Personen
46
Namensschilder verteilen
2 Personen
47
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Begrüßungswort übernehmen
51
Jubiläumsvorstellung starten
2 Personen
52
Gruppenfoto machen
2 Personen
53
Nachmittagsprogramm betreuen
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Kaffeeausgabe auffüllen
56
Aperitif servieren
3 Personen
57
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
58
Abendbuffet auffüllen
4 Personen
59
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
60
Gebäck anschneiden
2 Personen
61
Gebäck und Kaffee servieren
3 Personen
62
Jubilare ehren
3 Personen
63
Musik organisieren
64
Fotowand betreuen
65
Letzte Runde servieren
2 Personen
66
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

67
Reste sicher verpacken
3 Personen
68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Geschirr vorspülen
3 Personen
70
Tische abräumen
4 Personen
71
Stühle stapeln
3 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Geräte ausschalten
2 Personen
74
Küche reinigen
4 Personen
75
Saal reinigen
4 Personen
76
Toiletten reinigen
2 Personen
77
Fundsachen sammeln
78
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
79
Materialien zurückbringen
3 Personen
80
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
81
Geschirr abwaschen
3 Personen
82
Reste kontrollieren
2 Personen
83
Verwendbare Dekoration verstauen
2 Personen
84
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
85
Gästenfotos sammeln
86
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
KuchenplattenAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
Abendbesteck-SetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Laptops
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LadekabelAnz. 3

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbögenAnz. 2
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
ServiettenhalterAnz. 10
TischdekorationenAnz. 10
Fotowand-Hintergrund
Fotowand-RequisitenAnz. 12
FotorahmenAnz. 10
NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-TischlampenAnz. 10

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
TortenheberAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
ServierschürzenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
SpülbeckenAnz. 2
GummihandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere den Saal frühzeitig. Teile den Ablauf anschließend mit der Einladung mit, damit Mitglieder wissen, wie lange Empfang, Essen und Präsentation dauern.
Setze den Anmeldeschluss etwa 14 Tage vor dem Jubiläumsmitgliedertag. Bestätige die Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche getrennt, bevor du die endgültige Gästezahl an das Catering weitergibst.
Erstelle nach dem Anmeldeschluss die Raumaufteilung und Tischordnung. Plane einen Registrierungstisch am Eingang, einen separaten Buffetbereich sowie genügend Platz für Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher und Mikrofon.
Bereite Namensschilder, Anwesenheitsliste und ausgedruckten Ablaufplan spätestens am Vortag vor. So müssen Ankommende nicht warten und das Team kann auch ohne Laptop auf die wichtigsten Informationen zugreifen.
Bringe Materialien, Dekoration und Technik am Veranstaltungstag mit Zeitreserve zum Veranstaltungsort. Kühle Getränke frühzeitig, fülle die Kühlboxen und teste Präsentation, Ton und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Mitglieder.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jubiläumsmitgliedertag planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Veranstaltungsort und Catering. Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Termin und setze den Anmeldeschluss rund 14 Tage vorher.
Wann muss die endgültige Gästezahl an das Catering gehen?: Gib die endgültige Gästezahl etwa 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung weiter, sofern der Caterer keine andere Frist nennt. Übermittle gleichzeitig die vollständige Liste der Ernährungswünsche, damit Sonderportionen eingeplant werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Jubiläumsmitgliedertag?: Plane mindestens 3 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Registrierung, Dekoration und Technik ein. Für einen Aufbau mit Präsentation, Lautsprechern und Mikrofon solltest du zusätzlich 30 Minuten für einen Funktionstest reservieren.
Wann sollte man die Mitglieder an den Termin erinnern?: Sende die Erinnerung etwa 7 Tage vor dem Jubiläumsmitgliedertag. Nenne darin Beginn, Veranstaltungsort, Programm, Anfahrtshinweise und bitte angemeldete Personen, Änderungen bei Teilnahme oder Ernährungswünschen sofort mitzuteilen.

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