Cómo organizar una jornada de aniversario para miembros

Una jornada de aniversario para miembros necesita más coordinación que una reunión habitual: hay que cerrar el programa, controlar las inscripciones y preparar una sala que funcione durante varias horas. Empieza por la fecha, el lugar y el catering; después confirma asistentes y dietas antes de organizar mesas y materiales. El plan reúne 86 tareas y 60 artículos para que no se queden atrás detalles como las tarjetas identificativas, el proyector, las bebidas frías o la lista definitiva de asistencia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
2
Reservar la sede y la sala
3
Concertar acuerdos de catering
2 personas
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Registrar inscripciones
7
Confirmar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Enviar el programa a los miembros
10
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
11
Comunicar la lista de dietas al catering
12
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
13
Montar la distribución de la sala
2 personas
14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
15
Imprimir el plan de trabajo
16
Imprimir la lista de asistencia
17
Preparar la selección musical
18
Preparar la presentación
2 personas
19
Enviar un recordatorio a los miembros
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Llenar las neveras portátiles
2 personas
24
Clasificar la decoración
2 personas
25
Llevar materiales al lugar
3 personas
26
Abrir la sala
2 personas
27
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Colocar las sillas
4 personas
30
Montar mesas de buffet
3 personas
31
Preparar la mesa de registro
2 personas
32
Preparar tarjetas con nombres
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Montar el photocall
2 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Probar la presentación
2 personas
37
Montar el punto de café
2 personas
38
Preparar las bebidas
2 personas
39
Preparar aperitivos
4 personas
40
Disponer los platos del bufé
4 personas
41
Comprobar los baños
42
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
43
Instruir al equipo de recepción
3 personas

Evento

44
Recibir a los invitados
3 personas
45
Registrar la asistencia
2 personas
46
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
47
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Dar la bienvenida
51
Iniciar la presentación del aniversario
2 personas
52
Hacer una foto de grupo
2 personas
53
Acompañar el programa de la tarde
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Reponer el punto de café
56
Servir el aperitivo
3 personas
57
Abrir el bufé de la cena
3 personas
58
Reponer el buffet de cena
4 personas
59
Servir comidas especiales
2 personas
60
Cortar el pastel
2 personas
61
Servir pasteles y café
3 personas
62
Homenajear a los homenajeados
3 personas
63
Proporcionar la música
64
Coordinar el photowall
65
Servir la última ronda
2 personas
66
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

67
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Enjuagar la vajilla
3 personas
70
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
71
Apilar las sillas
3 personas
72
Retirar la decoración
3 personas
73
Apagar el equipo
2 personas
74
Limpiar la cocina
4 personas
75
Limpiar la sala
4 personas
76
Limpiar los baños
2 personas
77
Recoger objetos perdidos
78
Cerrar el recinto
2 personas
79
Devolver los materiales
3 personas
80
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
81
Lavar la vajilla
3 personas
82
Comprobar sobrantes
2 personas
83
Guardar la decoración reutilizable
2 personas
84
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
85
Recopilar fotos de los invitados
86
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos para postrecant. 100
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Portátiles
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables de cargacant. 3

Decoración

Globoscant. 100
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 10
Porta-servilletascant. 10
Decoraciones de mesacant. 10
Fondo para photocall
Atrezzo para el muro de fotoscant. 12
Marcos de fotoscant. 10
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de mesa LEDcant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Paleta para tartascant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Delantales de serviciocant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Cubiterascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de microfibracant. 12
Cubetas para lavarcant. 2
Guantes de gomacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa, la sala y el acuerdo con el catering antes de enviar las invitaciones. Si alguno de estos cuatro elementos cambia después, tendrás que corregir el programa y las confirmaciones.
Da un plazo claro para inscribirse y pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Comunica al catering la lista definitiva de dietas cuando ya no esperes cambios, y envía un recordatorio antes del evento.
Calcula la distribución de la sala a partir del programa: mesas y sillas para la parte sentada, mesa de registro en la entrada, mesas de buffet y mesas altas si habrá momentos de pie. Comprueba también dónde irán los percheros y el equipo audiovisual.
Prepara con antelación las tarjetas de nombre, la lista de asistencia, el programa para los miembros y el plan de trabajo del equipo. Lleva copias impresas aunque uses un portátil, porque el registro y los cambios de última hora no deberían depender de una sola pantalla.
El día anterior, revisa la compra, enfría las bebidas y llena las neveras portátiles. Agrupa la decoración y lleva al lugar los cables alargadores, regletas, cables de carga, altavoces, micrófono, proyector y pantalla junto con el resto de materiales.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de aniversario?: Envíalas al menos 4 semanas antes, cuando la fecha, el programa y la sala estén confirmados. Deja el plazo de inscripción abierto entre 10 y 14 días para poder confirmar asistentes y dietas con tiempo.
¿Cuándo se confirma el número definitivo de invitados al catering?: Confírmalo entre 5 y 7 días antes de la jornada, después de cerrar las inscripciones y enviar un recordatorio. En ese mismo momento comunica la lista de preferencias dietéticas para evitar cambios incompletos.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior conviene revisar la lista de la compra, enfriar las bebidas, llenar las neveras portátiles, clasificar la decoración y agrupar todo lo que se llevará al lugar. También verifica la presentación, la selección musical y el equipo audiovisual.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar la sala?: Reserva al menos 2 horas antes de la llegada de los miembros para montar mesas y sillas, preparar el buffet y la mesa de registro, colocar las tarjetas de nombre y probar el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono.

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